Обязан ли работодатель давать характеристику бывшему работнику

Содержание

1. Статьи по теме
2. Правовая подоплека предоставления характеристики на работника
3. Понятие характеристики на работника
4. Кто должен быть автором характеристики на работника
5. Персональные данные при написании характеристики на работника
6. Требовать или просить характеристику на работника при трудоустройстве
7. Структура характеристики на сотрудника с места работы
8. Данные работодателя и гражданина в характеристике на работника
9. Деловые качества гражданина в характеристике на работника
10. Личные качества гражданина в характеристике на работника
11. Характеристика на работника: подведем итог
12. Вопрос-ответ по теме
13. Вопрос
14. Ответ

Статьи по теме

Часто в современном мире характеристика на работника воспринимается скорее как пережиток советского времени. А на самом деле она является достаточно востребованным документом. Случаев ее предоставления масса не только при трудоустройстве на новом месте, но и зачастую ее запрашивают и суды при рассмотрении дел, и правоохранительные органы, и если Ваш работник решил усыновить ребенка, то ему тоже понадобится характеристика. Даже взятие ипотеки в банках часто не обходится без этой бумаги.

Правовая подоплека предоставления характеристики на работника

Что же нам говорит об обязанности предоставлять характеристику трудовое законодательство нашей страны? Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) обязывает работодателя не позднее 3 дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой – копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписка из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др. (ст. 62 ТК РФ).

Скачать документы из статьи:

Таким образом, если бумагу запрашивает еще действующий сотрудник, то отказать ему Вы не в праве, несколько иная ситуация складывается в случае, когда сотрудник уже бывший.

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала "Справочник кадровика". Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

Однако такая обязанность возложена на компанию только при обращении сотрудников, т. е. физических лиц, состоящих с ним в данный момент в трудовых отношениях.

Что касается вопроса выдачи указанных документов в последующем, после расторжения договора, то в законодательстве не содержится указания на такую обязанность организации.

Законодательством предусмотрен случай выдачи копий бумаг предприятиями, учреждениями и организациями гражданам в соответствии с заявлениями (Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»). Однако данным документом устанавливается порядок выдачи именно копий документов, а также выписок из них, касающихся прав граждан, а не написания характеристик.

Понятие характеристики на работника

С одной стороны, характеристика — официальный документ, который выдается нанимателем (как организацией, так и индивидуальным предпринимателем) сотруднику в различных ситуациях. С другой стороны, характеристика представляет собой “отзыв” руководителя о сотруднике, о его деловых качествах.

Для всех специалистов наиболее привычна характеристика для нужд внешних организаций. Однако в целях, например, повышения сотрудника или перевода его в другой отдел в качестве основания может также быть положительная характеристика. Такой вид документа будет являться внутренним, не выходящим за рамки одной компании.

Кто должен быть автором характеристики на работника

Поскольку в характеристике необходимо наиболее точно раскрыть как профессиональный, так и личностный портрет сотрудника, лучше всего если ее будет составлять непосредственный руководитель. Но зачастую, непосредственный руководитель рассматривает такую обязанность как чисто формальную и не придает ей существенного значения. В итоге написание передается подчиненным и сводится к формальной “отписке”.

Не исключается составление данного документа и отделом кадров, хотя сотрудникам этого подразделения сложно объективно оценить характеризуемого работника, т. к. они не работали в непосредственном контакте.

Но наилучшим будет вариант, когда характеристику составляют совместно отдел кадров и непосредственный руководитель структурного подразделения.

Еще раз отметим, что по общему правилу законодательство не обязывает работодателей выдавать характеристики бывшим сотрудникам.

Однако в целях недопущения нарушения трудовых прав рекомендуем все-таки уточнить у бывшего работника — для чего ему требуется характеристика с предыдущего места работы. Ведь существуют моменты, когда отказать в предоставлении бумаги не получится, так как этими действиями Вы нарушаете права гражданина.

Например, для приема на работу на должность судьи кандидат обязан предоставить характеристики с мест работы (службы) за последние 5 лет трудового (служебного) стажа. Поэтому претенденту на должность судьи характеристика должна быть выдана в течение 7 дней со дня его обращения (ст. 5 Закона РФ от 26.06.1992 № 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации»).

При рассмотрении вопроса о приеме на работу другие организации могут обратиться к вам с письменным запросом о выдаче производственной характеристики на принимаемого работника, который раньше работал у вас.

Персональные данные при написании характеристики на работника

При подготовке ответа на данное обращение необходимо учесть, что запрашиваемая информация относится к персональным данным Вашего коллеги и может быть предоставлена третьим лицам, только если бывший сотрудник дал письменное согласие на передачу своих персональных данных.

Персональные данные — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного человека. Обработка персональных данных — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника (ст. 85 ТК РФ).

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина наниматель при обработке персональных данных обязан все персональные данные гражданина получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то он должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Следовательно, характеристику можно предоставить только с письменного разрешения работника.

Требовать или просить характеристику на работника при трудоустройстве

Трудовой кодекс РФ содержит перечень документов, которые при приеме на работу компания может потребовать у работника (ст. 65 ТК РФ). Характеристики среди них нет. При этом требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ запрещается. Игнорирование этой нормы закона будет рассматриваться, как нарушение трудовых прав гражданина и влечет административную ответственность для компании.

Конечно попросить предоставить подобную бумагу кандидата Вы можете, но ни в коем случае ее не требовать и не угрожать наложением на его санкций (отказ в приеме на работу).

В первую очередь нанимателю необходимо выяснить причину надобности такого документа и при отсутствии непосредственного руководителя, на наш взгляд, можно ограничиться выписками из должностной инструкции бывшего работника и предоставлением ему копий всех документов, связанных с работой.

Структура характеристики на сотрудника с места работы

Если вы все же решите выдать написать бывшему сотруднику именно характеристику, то обратите внимание на то, как принято ее оформлять. Что на практике принято оформлять характеристику в печатном виде, но допускается и рукописный вариант (обязательно со всеми необходимыми реквизитами).

Причины составления характеристики могут быть различными, поэтому и сам документ не может быть одинаковым для всех случаев. Условно в тексте характеристики можно выделить несколько блоков.

Данные работодателя и гражданина в характеристике на работника

Как правило, характеристика оформляется на фирменном бланке компании и не занимает по объему более одной странице, в исключительных случаях допускается некое превышение. Но все же стоит соблюдать умеренность. Также отметим, что резко негативная или крайне положительная оценка человека может быть расценена, как неправдоподобная или попросту сказать “отписка” и не принята во внимание.

В заголовочной части указываются наименование документа (характеристика), полностью фамилия, имя и отчество работника, а также занимаемая должность.

В анкетных данных указывают фамилию и инициалы работника, год рождения, образование. Полностью приводится название учебного заведения и указываются сроки учебы в нем. Если учебных заведений несколько, то перечисляют все с указанием полученной специальности. Также можно отметить имеющиеся заслуги в учебе: диплом с отличием, ученую степень.

В третьей части указываются данные о трудовой деятельности сотрудника. Обычно в этой части содержатся такие сведения: с какого года трудится характеризуемый и в какой должности начал свою деятельность в данной организации, на какие должности и в какие подразделения переводился. Также можно перечислить значимые результаты деятельности (какими работами руководил, какие выполнил самостоятельно) и сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, переквалификации и пр.

Читайте также:Получение категории педагогов дополнительного образования

Деловые качества гражданина в характеристике на работника

Если предыдущие разделы можно назвать скорее статистическими, то есть в них содержится только констатация его биографических данных. То текущий раздел является именно тем, для чего этот документ и составляется.

Далее нужно оценить деловые качества работника. Показатели, по которым проводится оценка, могут быть достаточно разнообразными. Особое внимание нужно уделить профессиональной компетенции. Оценивая ее, учитывайте опыт работы, уровень знаний по профессии, а также знание сотрудником законодательных и иных нормативно-правовых актов, касающихся его работы. Если работник интересуется зарубежным опытом и применяет его в своей деятельности, данный факт также следует отметить.

При составлении характеристики учтите специфику запрашивающей организации и внесите необходимые пункты в соответствии с запросом

Работоспособность сотрудника можно оценить по тому, насколько он активен при выполнении своих обязанностей, по умению организовать трудовой процесс и качественно выполнять работу в установленные сроки. Кроме этого можно привести данные о поощрениях, если они были. Также указываются причины, по которым данный работник был положительно отмечен, победы в профессиональных конкурсах, эффективная социальная работа (например, «По итогам работы за 2009 г. награжден почетной грамотой») и т. п.

Обязательно укажите достижения работника на занимаемой должности, вклад в развитие организации. Под достижениями можно понимать рост производства благодаря этому сотруднику, например в цехе, увеличение продаж, оказанную им помощь в проведении семинаров.

Личные качества гражданина в характеристике на работника

Личные качества лучше всего проявляются при общении с коллегами. Обычно, описывая эти качества, используют такие слова, как «доброжелательный», «коммуникабельный», «порядочный», «ответственный», «трудолюбивый», «активно делающий карьеру». Здесь большое значение имеет отношение непосредственного руководителя к характеризуемому сотруднику.

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

При оценке деловых и личных качеств работника нужно как можно более точно определить уровень его знаний и навыков. Он может быть:

• очень хорошим, высоким (например, «Имеет большой опыт», «Имеет высокий уровень знаний по. » или «Обладает глубокими знаниями в области. »);
• достаточным (например, «Имеет достаточный опыт или достаточный уровень знаний по. »);
• небольшим (например, «Недостаточно хорошо знаком с вопросами в области. », «Имеет недостаточно глубокие знания по. »);
• низким — отсутствие знаний и опыта (например, «Не обладает навыками в области. », «Не имеет опыта в области. »).

В конце документа необходимо отметить, кто его составил: должность, ФИО и подпись. Не лишним также будет указать контактный телефон для возможности обратной связи в случае наличия уточняющих вопросов.

Характеристика на работника: подведем итог

По общему правилу, работодатель имеет право отказать бывшему работнику в выдаче характеристики. Вместо нее вы можете предоставить иные документы, характеризующие работу данного сотрудника (копии должностной инструкции, приказы о применении дисциплинарных взысканий, поощрениях и др.).

Характеристика составляется от третьего лица в настоящем или прошедшем времени. При необходимости в ней можно использовать слова, относящиеся к разговорному стилю речи.

Лучше всего если характеристика будет напечатана 14-м размером шрифта Times New Roman через полуторный междустрочный интервал (допускается и одинарный). Средний объем характеристики не должен превышать одного листа формата А4. Документ распечатывается в двух экземплярах. Затем ставится подпись лица (руководителя организации или работника, уполномоченного на то приказом), выдавшего характеристику, с указанием должности. Один экземпляр характеристики нужно выдать работнику, а второй оставить у работодателя.

Образец характеристики на работника с места работы

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Обязано ли предприятие (ООО) выдавать уволившемуся (по соглашению сторон) сотруднику "характеристику сотрудника" по его требованию?

Ответ

Вопрос о том, должен ли работодатель по требованию работника выдать ему характеристику, является спорным.

Перечень документов, который выдается по требованию работника, установлен в ст. 62 ТК РФ, в котором характеристика отсутствует.

В то же время, указанный перечень не является исчерпывающим. Работодатель должен выдать работнику по его письменному обращению и «другие» документы связанные с его трудовой деятельностью.

Президиума Верховного Совета СССР, Верховного Совета СССР в указе от 04.08.1983 № 9779-X установил, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Данный нормативный акт устанавливает, по сути, только порядок выдачи копий документов и выписок, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Однако и в этом документе характеристика прямо не упоминается.

В ст. 65 ГК РФ приведен перечень документов, которые работодатель вправе потребовать при приеме на работу. Требовать иные документы работодатель не может (в том числе характеристику), поэтому прежний работодатель может ее не выдавать, так как это не нарушает трудовых прав работника.

В то же время Санкт-Петербургский городской суд в определении от 18.01.2012 № 33-410, со ссылкой на правовою позицию, которую высказала Кассационная коллегия ВС РФ в определении от 25.03.2010 № КАС10-108 указал следующее: «Разрешая заявленный спор, суд первой инстанции, опираясь на правовую позицию, изложенную в Определении Верховного Суда РФ № КАС-108 от 25.03.2010, исходил из того, что перечень связанных с работой документов, приведенный в ст. 62 ТК РФ, не является закрытым, и поскольку служебная характеристика, безусловно, является связанным с работой документом, работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о ее выдаче, а работодатель обязан по требованию работника ее выдать, в связи с чем, действия ответчика, не выдавшего по требованию истца его служебную характеристику, не могут быть признаны соответствующими положениям ст. 62 ТК РФ, что является основанием для удовлетворения заявленных истцом требований».

Аналогичную позицию высказал ВС Республики Татарстан в определении от 20.01.2014 № 33-646/2014.

Документы нужно выдать в том числе и бывшему работнику Определение Московского городского суда от 26.08.2010 № 33-27002, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2010 № 33-13272/2010.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист», «Системы Кадры».

Рекомендация. Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника.

«Виды запрашиваемых документов.

Какие документы о работе сотрудник может запросить у работодателя.

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.

Так, сотрудник может попросить выдать ему:

• справку с места работы о зарплате, в том числе по форме 2 НДФЛ, о периоде работы у данного работодателя, о времени отпуска, о трудовом стаже и т. п.;
• копию приказа о приеме на работу, переводе, об увольнении и т. п.;
• копию трудовой книжки;
• копию иного документа, в котором содержатся его персональные данные, например копию личной карточки;
• выписку из документа: трудовой книжки, приказа, локального акта и т. п.

Свою просьбу о предоставлении документов или их копий сотрудник должен оформить заявлением в произвольной форме.

Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ.

Запрашиваемые документы могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, пенсионный фонд, организацию, где он работает по совместительству, в посольство, суд, а также иные ведомства.*

Вопрос из практики: обязан ли работодатель выдавать справки с места работы исполнителю по гражданско-правовому договору

Читайте также:Предпринимательская и иная приносящая доход деятельность

В общем случае не обязан, за исключением справок 2-НДФЛ.

Организация в зависимости от характера предстоящей работы может заключить с человеком как трудовой, так и гражданско-правовой договор на выполнение отдельных работ или оказание услуг.

По заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Однако это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ и распространяется только на работников, с которыми заключены трудовые договоры (ст. 9 ТК РФ).

Деятельность в рамках гражданско-правового договора регулирует гражданское законодательство (ст. 11, ч. 2 ст. 15 ТК РФ). Поскольку при заключении гражданско-правового договора трудовые отношения между сторонами не возникают, то и обязанность выдавать какие-либо документы исполнителю по такому договору у работодателя в общем случае не возникает. Исключение предусмотрено в отношении:

• самого договора и актов выполненных работ или оказанных услуг, так как это двухсторонние документы;
• справок 2-НФДЛ. Организация как налоговый агент обязана выдавать такие справки и физлицам, которые работают по гражданско-правовым договорам (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Вопрос из практики: можно ли включить в локальный акт организации условие о том, что документы, связанные с работой, сотрудникам выдают только при указании в заявлении причин, по которым потребовались такие документы.*

Гарантия работника на получение документов, связанных с работой, закреплена в Трудовом кодексе РФ. При этом кодекс не требует указывать причину запроса документов. Сотруднику достаточно подать письменное заявление, и работодатель обязан представить не позднее трех рабочих дней запрошенные справки, копии или выписки. Это следует из статьи 62Трудового кодекса РФ.

Если работодатель пропишет в локальном нормативном акте требование указать причину запроса документов, то оно не будет применяться, поскольку это ухудшает положение сотрудников по сравнению с установленным трудовым законодательством правом (ст. 8 ТК РФ).

Требования к сотруднику представить какие-либо запросы или ходатайства третьих лиц также будут неправомерны.

Вопрос из практики: может ли работодатель отказать сотруднику в выдаче справки с места работы. Накануне он уже оформлял такую справку.

Работодатель обязан по заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней выдать копии запрашиваемых документов, связанных с работой. При этом законодательство не ограничивает эту обязанность количеством выданных справок. Это следует из статьи 62 Трудового кодекса РФ.

Поэтому если сотрудник обратится несколько раз за справками с одной и той же информацией, которая ранее уже предоставлялась, то основания для отказа в предоставлении документа у работодателя отсутствуют. Это правило действует независимо от причины повторного обращения. Более того, такие просьбы могут быть вполне обоснованы. Например, сотрудник несколько раз запрашивает справку о зарплате для представления ее в разные банки при оформлении кредитов».

В какой срок работодатель должен оформить документы по запросу сотрудника: справки, копии, выписки из приказов.*

Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника, в том числе бывшего, и подготовить запрошенные им документы: справки, копии или выписки и т. п. – в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления. Все справки и копии документов для сотрудников работодатель оформляет и выдает бесплатно. Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ.

При согласии работника запрошенные документы можно направить по почте».

«Вопрос из практики: обязан ли работодатель выдавать документы о работе по требованию бывшего сотрудника.

Работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения письменного заявления выдать сотруднику копии запрашиваемых документов, связанных с работой. Никаких исключений для сотрудников, которые уже были уволены из организации, трудовое законодательство не устанавливает. Поэтому даже после увольнения сотрудника работодатель по его письменному запросу обязан представить копии запрашиваемых документов, связанных с работой, например, приказа об увольнении или справки о зарплате.

Этот вывод следует из части 1 статьи 20, статьи 62 и части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, а также подтверждается судебной практикой (см., например, определения Московского городского суда от 26 августа 2010 г. № 33-27002, Санкт-Петербургского городского суда от 27 сентября 2010 г. № 33-13272/2010)».*

«Справка с места работы.

Как оформить справку с места работы по запросу сотрудника.*

Справку с места работы оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится. Типовой формы справки законодательством не предусмотрено, поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме. Чтобы справки работодателя имели единый вид, разработайте бланк справки.

Как правило, бланк содержит в себе следующие реквизиты:

• сведения о работодателе (наименование, адрес, номер телефона, ИНН) (п. 3.8–3.9 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);
• дату справки (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);
• регистрационный номер справки (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);
• место представления справки или адресат (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);
• должность, подпись и расшифровку подписи лица, ответственного за подписание справки (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Справку может подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник. Если в справке отражены сведения о зарплате, то, как правило, дополнительную подпись на ней ставит главный бухгалтер организации или иной уполномоченный сотрудник бухгалтерии;
• печать организации (п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Разработанный бланк справки можно утвердить в качестве приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству.

При заполнении готового бланка справки отразите в нем следующую информацию:

• сведения о сотруднике (его фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение, а также дату начала его работы в организации);
• иную информацию, запрошенную сотрудником, например сведения о его трудовом стаже, времени отпуска и т. п. (ст. 62 ТК РФ).

В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, сотрудник сам указывает в заявлении. В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами. Например, особые требования к содержанию справки для представления ее в суд в связи с подачей заявления об усыновлении установлены в пункте 5 части 1 статьи 271 Гражданского процессуального кодекса РФ. Там сказано, что справка с места работы должна содержать не только сведения о занимаемой должности, но и о зарплате сотрудника. Справка иностранному сотруднику для представления ее в территориальное отделение ФМС в связи с получением вида на жительство также в обязательном порядке должна содержать сведения о его заработке (п. 38.3 регламента, утвержденного приказом ФМС России от 29 февраля 2008 г. № 41)».

Как оформить копию документа по запросу сотрудника.*

Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. Копия документа должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите:

• заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
• должность лица, заверившего копию;
• его личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения;
• печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Совет: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, так чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142)».

Читайте также:Различия между оперативным управлением и хозяйственным ведением

«Выписка из документа.

Как оформить выписку из документа по запросу сотрудника.*

Помимо копии документа, сотрудник может запросить выписку из него (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника.

Как правило, выписку оформляют в тех случаях, когда изготовление копии документа:

• невозможно – например, документ содержит конфиденциальную информацию;
• нецелесообразно – например, документ имеет большой объем и полностью не нужен.

На практике работодатели чаще всего оформляют выписку:

• из трудовой книжки. В частности, она может понадобиться, когда сотрудник оформляет досрочную пенсию;
• из приказа. Такая выписка будет актуальна, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.

Законодательство не предусматривает специальных требований к оформлению выписки. Как правило, выписку из документа оформляют на фирменном бланке организации. В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 13 августа 2010 г. № 56-к».

Далее идет текст выписки, который воспроизводит текст оригинала документа полностью или частично.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего оригинал документа, его инициалы и фамилию. Личная подпись этого лица в выписке не ставится.

Чтобы выписка имела юридическую силу, ее необходимо заверить. Поскольку специальный порядок для заверения выписки законодательством не предусмотрен, ее заверяют в том же порядке, что и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст)».

Если от вас уходит сотрудник, еще неизвестно, кому повезло. Но ваше мнение о нем важно как для самого увольняющегося специалиста, так и для руководства той компании, в которой он намерен работать. Поэтому необходимость сформировать рекомендательное письмо или характеристику рано или поздно настигнет каждого HR-специалиста. Портал Rabota.ru узнал, что представляет собой данный документ, как и зачем его писать.

Раскладываем по полочкам

По сути, понятия «рекомендация» и «характеристика» означают одно и то же — составление отзыва о трудовой деятельности конкретного специалиста.

Характеристика (рекомендательное письмо) — официальный документ с отзывом о служебной деятельности конкретного сотрудника. Это краткое описание трудовой биографии специалиста, его личностных и профессиональных качеств.

«Наиболее распространена практика, когда потенциальный работодатель связывается по телефону и напрямую задает вопросы бывшему руководителю. Сбором рекомендаций, как правило, занимаются сотрудники отделов персонала или службы безопасности», — говорит Инна Ворожцова, начальник отдела персонала компании Parallels.

Действительно, рекомендации можно запросить устно, а вот характеристика (рекомендательное письмо) формируется письменно и имеет статус официального документа. Как правило, сотрудник просит предоставить данную деловую бумагу перед увольнением из компании, чтобы передать ее новому работодателю.

Характеристика, по словам Инны Ворожцовой, это документ, включающий в себя информацию о сроке работы в компании, о должности, которую занимал сотрудник, о его обязанностях, достижениях, личностных качествах и причинах увольнения.
→

«Объективная характеристика очень помогает интеграции нового сотрудника в коллектив. Из характеристики можно понять, конфликтен ли специалист, увидеть его сильные и слабые стороны. На мой взгляд, ее наличие говорит о том, что специалист ушел из компании не "по-плохому"», — объясняет значимость данного документа Владимир Яхонтов, управляющий партнер «МИЭЛЬ-Загородная недвижимость».
→

«Если работодатель просит характеристику с прежнего места работы, а человек ссылается на отказ, это может, на мой взгляд, многое сказать рекрутеру. Во всяком случае, стоит задуматься и, по крайней мере, навести дополнительные справки о таком кандидате», — замечает Анна Васильева, и. о. руководителя отдела оргразвития и HR компании i-Free.

Безусловно, предоставление рекомендательного письма — дело добровольное, и в принудительном порядке никто никого характеризовать не обязан. Однако отказ может плохо сказаться не только на карьере бывшего работника, но и на имидже предприятия (нелестные отзывы обиженных специалистов явно не создадут компании хорошую репутацию). Кроме того, если сотрудник честно работал на организацию, то будет не лишним сказать несколько объективных слов в его адрес.

Нюансы составления

Рекомендательное письмо пишется в свободной форме. Автором данной бумаги может быть как HR-специалист, так и непосредственный руководитель.

Что касается структуры документа, то помимо стандартных фактов из резюме сотрудника (имя, фамилия, дата рождения и полученное образование), характеристика содержит:
→

— Период работы сотрудника в компании;
— наименование должности;
— обязанности сотрудника;
— перечень достижений;
— оценку личностных и деловых качеств.

Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации, обязательно заверен печатью, подписью генерального директора и зарегистрирован как исходящее письмо», — рассказывает Инна Ворожцова.

Составить достойную характеристику — занятие непростое. Нужно устоять на грани между хвалебной одой бывшему работнику и сухим перечнем фактов, вроде: коммуникабелен, стрессоустойчив, трудовую дисциплину не нарушал.

Желательно выразить личное мнение о слабых и сильных сторонах сотрудника, рассказать, почему его ценила компания. Главное — не врать и не приукрашивать (или наоборот — не занижать) достоинства специалиста, ведь имя автора характеристики всегда озвучивается (или указывается в конце письменной рекомендации).

Владимир Яхонтов говорит, что характеристика должна объективно и честно отражать качества сотрудника: «Это своего рода жест уважения в сторону уходящего человека. И в сторону компании, которая его потом наймет».

По мнению Инны Ворожцовой, рекомендательное письмо или характеристика должны быть содержательными, структурированными, лаконичными и правдивыми.

Характеристика: мнение работодателей

Стоит ли тратить силы и время на составление подобного рода документов? Ведь плохо о бывших работниках говорить не хочется, а хороший специалист сам себя отлично презентует на собеседовании. Может ли отказ дать рекомендации отрицательно сказаться на имидже компании?

Владимир Яхонтов говорит, что стоит различать сферы, в которых рекомендации, рекомендательные письма необходимы, где сотрудника ищут именно по отзывам: «Например, няни — для них рекомендательные письма дорогого стоят. А вот линейный персонал в некоторых сферах совершенно не нуждается в рекомендациях, причем это не упрек, а лишь констатация факта. Но вообще взвешенный и объективный подход к вопросу кадров, в том числе и к рекомендациям/характеристикам, позволяет поддержать положительное реноме компании на рынке».

Инна Ворожцова добавляет, что в России работодатели не требуют подобных документов от соискателей при приеме на работу, поэтому выдавать всем увольняющимся сотрудникам характеристику или рекомендательное письмо не имеет смысла.
→

«Но мы с удовольствием сотрудничаем со всеми компаниями и никогда не отказываем в данном обращении», — добавляет эксперт.

Анна Васильева рассказывает, что в компании i-Free выдача рекомендаций и характеристик также не практикуется: «Сотрудники очень редко просят об этом, но если спрашивают, мы практически никогда не отказываем. Отказ возможен только в одном случае — если человек увольняется по какой-то негативной причине или в связи с неудовлетворительным выполнением своих обязанностей, а просит написать ему "положительную" характеристику. Не думаю, что такой отказ как-то скажется на имидже компании».

В целом, согласно трудовому законодательству, рекомендательное письмо не является обязательным документом, поэтому выдавать его или нет — индивидуальный выбор каждой компании. Однако оно может оказать немалую помощь сотруднику, предприятию (планирующему этого сотрудника нанять) и охарактеризовать организацию, подготовившую данный документ, как ответственного и неравнодушного работодателя.

Источник: lawsexp.com