Ответственный за право оформления факта хозяйственной жизни

Содержание

1. Назначение УПД
2. Обязательные реквизиты УПД
3. Кем и как подписывается УПД
4. Печать в УПД
5. Итоги
6. Как правильно подписать УПД?
7. Вопрос-ответ по теме
8. Вопрос
9. Ответ
10. Подписи продавца и покупателя в УПД
11. Передача права подписи УПД
12. Комплекс полномочий по подписи УПД
13. Копии документов о полномочиях для покупателей
14. Расшифровки подписей
15. Подписи в электронных УПД
16. Факсимильные подписи

Назначение УПД

Основной предпосылкой для появления УПД (универсального передаточного документа) стал тот факт, что в установленных ранее формах, входящих в обычный комплект по сделке, многие реквизиты и информация дублируются. Поэтому для упрощения оформления сделок логичнее было бы применять один документ, в который включены все необходимые разделы и данные.

Идея создания УПД была реализована в 2013 году. Началом послужили поправки в закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в результате которых исчезла необходимость применять обязательные унифицированные формы учетной документации. Вскоре после внесения поправок в закон № 402-ФЗ на сайте ФНС был предложен к рассмотрению профессиональному сообществу проект единого отгрузочного документа (сначала УПД назывался так). Над проектом трудились как специалисты ФНС, так и участники из сообществ бухгалтеров, финансистов и программистов (в частности, 1С-ников). Итогом стало то, что 21.10.2013 на сайте ФНС появилась форма УПД. Одновременно ФНС выпустила письмо «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками УПД» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Так появилась возможность оптимизировать документооборот организаций за счет перехода на УПД.

Обязательные реквизиты УПД

Необходимый набор реквизитов в УПД обусловлен требованиями нескольких законодательных актов. Укажем необходимые статьи:

• Ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Согласно ей первичный учетный документ, обязательный для фиксации факта финансово-хозяйственной деятельности, должен содержать такую информацию:

• название документа;
• дату составления;
• название предприятия или Ф. И. О. предпринимателя, участвующего в сделке;
• содержание хозяйственной операции;
• результат измерения операции в деньгах или в натуре, при этом должны быть указаны единицы измерения;
• наименование должности того, кто совершил сделку (операцию) и отвечает за то, как она оформлена, либо, если за оформление отвечает другое отдельное лицо, то данные и этого другого лица;
• подписи лиц и идентификационные данные лиц, названных в предыдущем подпункте.

• Ст. 252, 313 НК РФ. В соответствии с ними для принятия к налоговому учету объектов, для целей расчетов по налогу на прибыль налогоплательщики обязываются подтверждать события хозяйственной деятельности первичными учетными документами (оформленными по законодательным требованиям).
• Ст. 169 НК РФ. Указывает, что основанием для принятия к учету сумм НДС является счет-фактура. Учитывая письма ФНС в отношении УПД, можно считать, что УПД также может являться основанием для налогового учета по НДС, но только в том случае, если в нем содержатся все необходимые реквизиты счета-фактуры.

Поскольку УПД может использоваться и как заменитель комплекта документов, и как самостоятельный первичный документ (например, у спецрежимников), то в нем предусмотрен еще один обязательный реквизит — статус:

• 1 — УПД применяется как комплект документов, в т. ч. как счет-фактура.
• 2 — УПД применяется как первичный учетный документ. В этом случае некоторые графы, относящиеся к счету-фактуре, могут не заполняться (например, «налоговая ставка» (гр. 7), «код и наименование страны происхождения товара» (гр. 10, 10а), «регистрационный номер таможенной декларации» (гр. 11)).

Может ли продавец принять к вычету НДС, если возврат товара покупатель оформил не счетом-фактурой, а УПД, узнайте по ссылке.

Кем и как подписывается УПД

Подписи в УПД являются обязательными реквизитами. Вне зависимости от статуса УПД в нем должны присутствовать подписи:

• Руководителя организации (или индивидуального предпринимателя). Руководитель может передать свое право подписи уполномоченному лицу. Полномочия должны быть подтверждены отдельным внутренним актом организации — приказом либо доверенностью;
• Главного бухгалтера. При этом полномочия подписывать УПД тоже могут быть делегированы другому лицу на тех же основаниях, что и у руководителя.

Наличие этих подписей обусловлено требованиями НК РФ (ст. 169) и постановлением Правительства РФ «О правилах заполнения документов при расчетах по НДС» от 26.12.2011 № 1137.

Об отношении чиновников Минфина к подписи в виде факсимиле узнайте по ссылке.

Для дополнительных подписей со стороны продавца предназначены строки 10, 13 рекомендованной формы УПД:

• В строке 10 «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал» должно расписаться лицо, фактически отгрузившее товар, либо лицо, фактически передающее от лица предприятия результаты работ, услуг или имущественных прав.
• В строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» должна стоять подпись того, в чьи обязанности вменен контроль за правильностью документального оформления события, отражаемого в УПД. Это может быть:

• Лицо, уполномоченное действовать по сделке (например, отгружать товар). Тогда данные по строке 13 будут совпадать с данными по строке 10. Тогда можно в строке 13 заполнить только данные ответственного лица, без дублирования подписи.
• Лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур. Тогда данные по строке 13 будут совпадать с обязательной подписью руководителя или главбуха. При этом тоже допускается не дублировать подпись, вписав в строку только должность и Ф. И. О. уже указанного лица.
• Иное лицо, назначенное внутренними распорядительными документами организации. Тогда в строке 13 должны присутствовать полностью: должность, Ф. И. О., подпись. Возможен вариант, когда за правильность регистрации и документирования определенного вида хозяйственных операций в организации отвечают несколько человек. Тогда допускается ввести в УПД дополнительные строки – например, 13а, чтобы все необходимые подписи присутствовали в документе.

Читайте также:Предпосылки заключения договора социального найма жилого помещения

Можно ли в УПД добавить реквизиты актуальной формы счета-фактуры, расскажет эта публикация.

Для дополнительных подписей со стороны покупателя в УПД есть строки 15 и 18.

• В строке 15 «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял» расписывается фактический получатель предмета сделки. При этом полномочия подписывающего лица определяются с учетом положений ГК РФ:

• Либо это сам покупатель, через его ответственное лицо.
• Либо это грузополучатель, указанный покупателем в договоре или распорядительных документах к нему (ст. 509 ГК РФ). В этом случае УПД в графе 15 подписывает представитель именно грузополучателя.

• В строке 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» со стороны покупателя подписывается лицо, определяемое аналогично тому, как это происходит у продавца. С той лишь разницей, что здесь участвует представитель покупателя. Также рассматривается вариант, что таких лиц может быть несколько, поэтому допускается введение дополнительных строк (например, 18а, 18б и так далее).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Круг тех, кто будет ставить подписи в УПД, лучше всего определить заранее, на этапе организации перехода на УПД, и включить это отдельными положениями в приказ о переходе на УПД и (или) в соответствующие локальные нормативные акты.

Образец приказа о переходе на УПД, см. в публикации «Составляем приказ о переходе на УПД — образец заполнения».

Печать в УПД

Печать в УПД не является обязательной. Это следует из п. 5 ст. 169 НК РФ (печать не перечислена в составе обязательных реквизитов счета-фактуры) и из содержания ст. 9 закона № 402-ФЗ (печати нет в списке необходимых реквизитов первичного документа).

Вместе с тем если стороны сделки, применяющие УПД, договорились о том, что документ будет заверен печатями с указанием полного наименования каждой из сторон, то можно не заполнять строки 14 и 19 УПД.

Итоги

Правила подписания УПД обусловлены сущностью универсального документа — в него включены подписи всех лиц, которые должны были бы подписывать подборку унифицированных документов при обычном оформлении сделки. Полномочия и обязанности по подписанию УПД должны быть утверждены на локальном уровне, сделать это предпочтительно на этапе перехода на УПД.

Образец подписания УПД

Количество подписей в УПД со стороны покупателя и продавца может быть разным. Ответ на вопрос, кто подписывает УПД со стороны покупателя и продавца, зависит от того, как в компании распределены полномочия по подписанию счетов-фактур, передаче и получению товаров (результатов работ, услуг), оформлению хозяйственных операций.

Как правильно подписать УПД?

Реквизит «подпись» предусмотрен в нескольких местах УПД:

1. В форме счета-фактуры в составе передаточного документа предусмотрено место для подписи руководителя компании (или уполномоченного им лица) либо предпринимателя с расшифровкой (ФИО), а также главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица.
2. В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
3. В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).
4. В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
5. В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика.

Какие обязательные подписи в УПД должны быть всегда? Все ли подписи должны быть в УПД в указанных местах? Ответы на эти вопросы можно найти в рекомендациях, которые налоговики довели в приложениях к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 . Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.

Читайте также:Юриспруденция или правовое обеспечение национальной безопасности

Доведенные рекомендации можно обобщить в следующие несколько правил.

Для продавца (исполнителя, подрядчика):

1. В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
2. При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, — это один и тот же человек. В такой ситуации подпись достаточно поставить в разделе УПД для счета-фактура, а в строке 10 указать должность и ФИО этого лица.
3. При заполнении строки 13 без подписи можно обойтись, если лицо, ответственное за оформление операции, и лицо, уполномоченное на отгрузку товара, услуги или результата работ, — один и тот же человек.

Для покупателя (заказчика):

1. В строке 15 ставятся подпись лица, принявшего товар (услуги, права, результаты работ), а также должность и ФИО этого лица.
2. В строке 18 подпись лица, отвечающего за оформление операции, можно не ставить, если оно же принимает товар, услугу, результаты работ или права. В строке 18 достаточно указать только должность и ФИО этого сотрудника.

Ниже мы привели образец, как подписывать УПД в таких случаях, который вы можете скачать.

Скачать образец подписания УПД

В приведенном образце счет-фактуру от имени заказчика подписал директор, поэтому в строке 10 заполнены только ФИО и должность, так как это же лицо осуществляет передачу услуги. В строке 18 подпись также отсутствует, так как у заказчика за составление документа отвечает то же лицо, что и за приемку услуги.

Следует отметить, что официальная форма УПД является рекомендованной и при необходимости может изменяться компанией или предпринимателем. В частности, у компании может возникнуть потребность включить в форму УПД дополнительные строки. Например, если в компании за оформление хозяйственной операции отвечает несколько сотрудников, официальная форма УПД может быть дополнена строкой 13а, в которой будет стоять подпись и указываться ФИО и должность второго отвечающего за составление документа сотрудника.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Кто подписывает УПД?

Ответ

В УПД ставят свои подписи:

• руководитель и главный бухгалтер организации – продавца или исполнителя;
• сотрудники, ответственные за передачу или приемку товаров, работ или имущественных прав;
• сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки, – как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.

Подписи продавца и покупателя в УПД

«Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал»

Должность сотрудника, ответственного за отгрузку или уполномоченного действовать по сделке от имени экономического субъекта. Нужна его подпись с фамилией и инициалами. Если этот сотрудник одновременно подписывает счет-фактуру от имени руководителя или главного бухгалтера, в этой строке можно указать только сведения о его должности и фамилии, имени и отчестве без повторения подписи

«Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»

Должность сотрудника, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с фамилией и инициалами. Подпись можно не повторять, если это сотрудник, который уже расписался за руководителя или главбуха или по строке «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал». В этом случае можно указать только сведения о должности, фамилию и инициалы.

Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, введите в УПД дополнительную строку для должности, Ф. И. О. и подписи второго ответственного лица

«Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял»

Должность сотрудника, который получил товар или уполномочен принимать услуги, результаты работ либо имущественные права от имени покупателя или заказчика. Нужна подпись, фамилия и инициалы

Передача права подписи УПД

Вместо руководителя и главбуха УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это приказом руководителя или доверенностью от имени организации.

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет. Приказ можно составить в произвольной форме. В нем руководитель или главбух должны передать право подписи, и должны быть образцы подписей этих сотрудников. В приказе можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать документы. Можно предусмотреть, кто имеет право подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по другим причинам.

Читайте также:Справка из учебного заведения, подтверждающая факт обучения

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями двумя вариантами:

• В реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» уполномоченные лица ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы.
• Путем внесения в УПД дополнительных строк с указанием в них реальных должностей уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов.

Бывает, что первый и второй экземпляры одного и того же документа подписали разные уполномоченные лица. Право на вычет сохраняется у покупателя и в этом случае (Письмо Минфина 03.07.2013 № 03-07-15/25437). Данное письмо о счетах-фактурах, но такие же выводы можно применять и к УПД.

Комплекс полномочий по подписи УПД

Подписывать документы с обеих сторон вправе как разные лица, так и лица, наделенные комплексом полномочий (Письмо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910). Можно предоставить право расписываться в УПД двум лицам: бухгалтеру, который совмещает полномочия руководителя, главбуха, лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни и другой сотрудник, который выполняет функцию фактического приемщика-сдатчика и подтверждает принятие или сдачу товаров, услуг.

Не будет нарушением если руководитель возложит весь комплекс полномочий по подписанию УПД на одного сотрудника.

Копии документов о полномочиях для покупателей

Продавец не обязан представлять покупателю копии документов о полномочиях сотрудников подписывать УПД. Налоговая инспекция может затребовать у продавца документы о сотрудниках, уполномоченных подписывать УПД, проверяя вычеты по НДС у покупателя.

При проверке инспекторы применяют к УПД такие же правила, как и к счетам-фактурам. Если окажется, что документов о передаче права подписи нет, инспекторы могут поставить под сомнение законность вычетов по НДС. Если в дополнение к этому они найдут другие доказательства фиктивности сделки, то вычеты снимут. Поэтому копии документов о праве сотрудников подписывать счета-фактуры контрагентам по их запросу лучше представлять (п. 8 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. 93.1 НК РФ, Письмо ФНС от 09.08.2010 № ШС-37-3/8664).

Сам по себе факт подписи УПД неустановленными или неуполномоченными лицами не повод для отказа в вычетах. Но он может служить одним из доказательств, при наличии других признаков (ст. 54.1 НК РФ). Раньше инспекторы руководствовались понятием необоснованной налоговой выгоды из Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53 и были случаи, когда суды признавали незаконность вычетов по НДС, если не было документов о полномочиях сотрудников подписывать счета-фактуры (Постановление Президиума ВАС от 11.11.2008 № 9299/08).

Расшифровки подписей

Подписи руководителя и главбуха организации-поставщика должны быть расшифрованы. Достаточно указать полностью только фамилии должностных лиц, а имена и отчества можно обозначить инициалами (Порядок оформления счетов-фактур Приложение 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Если расшифровок нет, возможны такие же проблемы, что и при отсутствии подписей в УПД и счетах-фактурах. Инспекторы могут посчитать, что документы подписаны неустановленными лицами, а это один из признаков того, что сделка фиктивная, а вычеты по НДС незаконные.

Подписи в электронных УПД

Электронные УПД подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Реквизит «Главный бухгалтер (подпись) (Ф. И. О.)» не нужен (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 8 Приложения 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137, п. 1.5 Порядка, утвержденного Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н).

Документы, заверенные электронной подписью, которые прислал контрагент, нужно подписать таким же способом. Распечатывать электронную «первичку» и ставить на ней собственноручную подпись нельзя. В таком случае инспекторы посчитают, что документ подписала только одна сторона. Контрагенты должны подписывать первичные документы одним способом: либо живыми подписями с обеих сторон, либо электронными подписями (ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

Факсимильные подписи

На УПД недопустимы. УПД и счета-фактуры с такими подписями не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главбухом лично. Поэтому принимать НДС к вычету по документу с факсимильной подписью нельзя (Письмо Минфина от 27.08.2015 № 03-07-09/49478, Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11).

Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал доверенность. В обоих случаях в УПД указываются реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя. Электронную счет-фактуру ИП заверяет своей усиленной квалифицированной электронной подписью.

Источник: lawsexp.com