Содержание
- Как можно передать обязанности?
- Что такое распределение и перераспределение обязанностей
- Особенности для бухгалтерии
- Как оформить
- Какие документы понадобятся
- Как оформить приказ
- Образец приказа о распределении должностных функций
- Как и сколько хранить
от "__" _________ 20__ года N ___
О распределении обязанностей между руководством
В связи с производственной необходимостью и в целях повышения эффективности работы служб и подразделений фирмы
Утвердить следующее распределение обязанностей:
1. Общее руководство в соответствии с действующим законодательством производственно- хозяйственной и финансово-экономической деятельностью Общества;
2. Организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направление их деятельности на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы Общества, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынков и удовлетворения потребности населения в производимой Обществом продукции;
3. Обеспечение выполнения Обществом всех обязательств перед бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов;
4. Организация производственно-хозяйственной деятельности на основе широкого использования новейших технологий и техники, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов;
5. Принятие мер по обеспечению Общества квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды;
6. Обеспечение правильного сочетания экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки;
7. Решение вопросов, касающихся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности Общества;
8. Поручение ведения отдельных направлений деятельности другим должностным лицам, заместителям генерального директора, руководителям производственных единиц Общества, а также функциональных и производственных подразделений;
9. Обеспечение соблюдения законности в деятельности Общества и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности;
10. Защита имущественных интересов Общества в суде, органах власти и управления;
11. Обеспечение выполнения решений Общего собрания учредителей (участников) Общества с
12. Распоряжение финансами и имуществом Общества в пределах, установленных Уставом Общества, дирекцией и действующим законодательством России;
13. Определение общей структуры Общества, утверждение правил, процедур и других внутренних документов Общества, за исключением документов, утверждаемых Общим собранием учредителей (участников) Общества;
Читайте также:Служебная записка на премирование сотрудников отдела образец
14. Руководство дирекцией Общества;
15. Подписание всех документов, утверждаемых дирекцией Общества;
16. Утверждение штатного расписания Общества, дирекции, филиалов и представительств;
17. Прием на работу и увольнение с работы сотрудников, в том числе назначение и увольнение главного бухгалтера, руководителей подразделений, филиалов и представительств;
18. Открытие счетов в банках, в том числе расчетного, валютного, кредитного и др.;
19. Заключение и подписание договоров, совершение иных сделок;
20. Организация бухгалтерского учета и отчетности в Обществе;
21. Обеспечение подготовки и проведения общих собраний учредителей (участников) Общества;
22. Юридическое обеспечение работы Общества;
23. Обеспечение экономической и криминальной безопасности, коммерческой тайны.
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА:
1. Организация, управление и контроль за торговлей подразделений Общества;
2. Организация, управление и контроль за производством Общества;
3. Организация, управление и контроль за работой транспорта Общества.
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА:
1. Организация поставок сырья, материалов, товаров для нужд Общества;
2. Организация, управление и контроль за торговлей подразделений Общества:
а) отдел промышленной и бытовой химии;
б) отдел продовольственных товаров;
3. Организация новых направлений деятельности Общества.
В организации может возникнуть ситуация, когда на место временно отсутствующего работника не принимается новый человек со стороны, однако при этом требуется, чтобы обязанности болеющего или отдыхающего сотрудника кто-то исполнял. В таком случае кадровый дефицит восполняется за счет числящихся работников путем передачи им всех или части обязанностей отсутствующего сотрудника.
Чтобы оформить передачу обязанностей, работодатель обычно составляет приказ или распоряжение. Приведем примерную форму такого приказа и образец его заполнения в нашем материале.
Как можно передать обязанности?
Перераспределение обязанностей временно отсутствующего работника, как правило, производится за счет внутреннего совмещения.
Совмещение предусматривает, что работник исполняет обязанности временно отсутствующего работника, но при этом не освобождается от своей основной работы. Иными словами, работник будет трудиться за двоих (ст. 60.2 ТК РФ). Конечно, повышенная нагрузка должна предусматривать и дополнительную оплату. Размер доплаты устанавливается соглашением сторон трудового договора и зависит от содержания и объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ).
Несмотря на то, что совмещение профессий или должностей для работника не бесплатное, для возложения на него дополнительных обязанностей нужно получить от него письменное согласие. Стороны должны предварительно согласовать не только содержание и объем передаваемых полномочий, но и срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу.
Необходимо иметь в виду, что работник вправе досрочно отказаться от выполнения допработы, а работодатель досрочно отменить поручение о ее выполнении. Для этого достаточно лишь письменно предупредить другую сторону не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).
При подписании дополнительного соглашения к трудовому договору, которое предусматривает возложение на работника дополнительных обязанностей, необходимо ознакомить работника с должностной инструкцией замещаемого сотрудника.
На основании подписанного допсоглашения о совмещении издается соответствующий приказ.
Читайте также:Что из перечисленного относится к дисциплинарным взысканиям
Приведем пример приказа о передаче обязанностей работника на период его ежегодного отпуска:
Что такое распределение и перераспределение обязанностей
Для эффективной деятельности любого учреждения необходимо оптимальное распределение функционала между сотрудниками. Практический опыт говорит о том, что:
- работники имеют различную нагрузку;
- отсутствует четкое разграничение функционала как между работниками, так и подразделениями организаций.
Как следствие, отсутствует однозначный ответ на вопрос, кто и за что несет ответственность. Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками или перераспределении функций на системном уровне даст возможность организации оптимально распределить задачи между сотрудниками, ликвидировать пробелы в реализации задач и предотвратить возникновение новых проблем.
Системное разделение труда позволяет обеспечить персонал работой по тем направлениям, которые соответствуют их уровню, профессиональным возможностям и навыкам. При распределении обязанностей руководитель определяет конкретные функции сотрудников и подразделений, основанные на принципах.
Принцип
Применение принципа
Разделение подразделений на одинаковые по численности группы
Штат организации включает сотрудников с идентичными профессиональными качествами, а для исполнения поручения необходимо четко определенное число работников
Ориентир на основные направления деятельности подразделения
Наиболее популярный, связан с формированием подразделений на основании общности задач, стоящих перед ними
Нахождение подразделений на разных территориях
Распределение с учетом вида производимых продуктов
Имеет место в быстро развивающихся организациях, увеличивающих перечень выпускаемых товаров. Не допускается путаница между структурами, каждая из которых представляет собой мини-организацию
Учет мнения потребителя
Используется в сферах, где клиент играет решающую роль (сфера услуг)
Перераспределение обязанностей — это изменение функционала сотрудников из-за недогруженности одних и перегруженности других. Изменяя функционал, руководитель должен быть уверен, что специалист, которому они поручены, имеет достаточно навыков для исполнения. Проводя процедуру перераспределения, нужно:
- скорректировать должностные инструкции;
- ознакомить с ними работников;
- дополнительно обучить новым направлениям;
- учесть обновление функционала в системе мотивации.
Особенности для бухгалтерии
Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:
- Определить объем работы конкретного сотрудника.
- Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
- При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
- После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
- Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
- Проводить аттестацию.
Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:
- тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
- делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
- мотивация работников (материальная и нематериальная);
- регулярный контроль выполнения задач.
Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:
- главный бухгалтер;
- заместитель;
- специалист для расчета зарплаты;
- кассир;
- ревизор;
- бухгалтер по работе с основными средствами.
Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:
- учет операций по хоздеятельности;
- контроль документов, сверка данных;
- отражение сведений на учетных счетах;
- формирование отчетов.
Читайте также:Предприятие оплачивает автоцентру стоимость запасных частей
По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:
- снижение числа злоупотреблений;
- перекрестный контроль работников;
- повышение эффективности труда.
Как оформить
Перераспределение функций между работниками возможно только при наличии их письменного согласия.
В этих целях руководство должно издать распорядительный документ по организации — приказ о перераспределении обязанностей. До утверждения этого документа перераспределять нагрузку не разрешено.
Приняв распорядительный документ, вносить корректировки в должностную инструкцию не обязательно.
Какие документы понадобятся
Определение перечня обязанностей сотрудника — полномочие руководителя организации. Письмо Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6 подтверждает право работодателя принимать и вносить изменения в штатное расписание организации и должностные инструкции сотрудников.
Перераспределяя функционал, руководитель должен принять во внимание следующее:
- Внесение изменений в действующие должностные обязанности при условии, что такие изменения корректируют трудовую функцию человека, является изменением существенных условий трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ) и проводится по правилам ст. 72 ТК РФ при наличии соглашения сторон.
- Изменение обязанностей без корректировки существенных условий (зарплата, режим работы и т. п.) относится к уточнению должностной инструкции и может быть осуществлено работодателем в одностороннем порядке (Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 29.08.2014 № 33-8933/2014).
Для распределения функций руководителю понадобится издать приказ по организации и, в зависимости от вносимых изменений, оформить пакет документов.
Как оформить приказ
Распорядительный документ по перераспределению обязанностей содержит сведения о:
- названии учреждения;
- дате и номере документа;
- наименовании приказа;
- обосновании причин издания;
- списка указаний и обязанностей;
- должности, Ф.И.О., подписи руководителя;
- перечне работников, которым надо ознакомиться с приказом.
Структура документа включает:
Раздел
Содержание
- название организации,
- название документа,
- дата формирования,
- номер.
Пояснение причин необходимости и актуальности разработки.
Конкретные условия перераспределения функционала между работниками, перечень функций по направлениям деятельности.
Реквизиты подписи документа
- Ф.И.О.;
- должность;
- подпись начальника предприятия.
Ознакомление с документом
Перечень сотрудников с Ф.И.О. и должностями, которым надлежит ознакомиться с содержанием документа.
Приказ оформляется на бланке организации (при его наличии). Печать не ставится.
Образец приказа о распределении должностных функций
Как и сколько хранить
Приказ по распределению обязанностей относится к категории документов, связанных с общей деятельностью учреждения.
Если в организации принят бумажный документооборот, приказы подшиваются в папку, отражающую общую деятельность. При электронной системе хранения доступ к файлам должны иметь уполномоченные работники.
Секретарь хранит подобные документы организации или лицо, которое уполномочено вести в организации документооборот.
Срок хранения приказов по распределению обязанностей неограничен и является постоянным (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Источник:
