Примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения

Содержание

1. Основные блоки документов
2. Типовая номенклатура дел организации, перечень
3. Особенности
4. Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец
5. Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?
6. Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?
7. Структура номенклатуры дел
8. Как происходит формирование дел в номенклатуре?
9. Образец примерной номенклатуры дел
10. Номенклатура дел учреждения дополнительного образования
11. Когда должна обновляться номенклатура дел?

Основные блоки документов

• Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
• С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
• Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
• Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

Нормативный акт

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Приказы по основной деятельности

ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни

Положение о коммерческой тайне

Ст. 10 Закона о коммерческой тайне

Ст. 242 , 243 , 244 , 245 ТК РФ

В номенклатуре государственных организаций, имеющих сложную структуру управления, заголовки дел располагаются в следующей последовательности:

1. Распорядительная документация вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ).
2. Локальные нормативные акты.
3. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.).
4. Переписка по различным вопросам.
5. Учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы.

Особенности

Если организация небольшая и не имеет вышестоящей, то номенклатура дел начнется с внутренних документов. За ними следуют документы по личному составу (приказы, трудовые договора, личные карточки и т.п.).

Трудовые договора в номенклатуре могут фигурировать отдельно в том случае, если не ведутся личные дела. Договора, так же как и соглашения в этом случае, хранятся соответственно.

Говоря об обязательных документах, нужно принимать во внимание специфику работы организации. Если имеются особые условия труда, то в перечень необходимо включить дополнения.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец

Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения играет роль документа, который включает в себя список бумаг, образующихся в ходе деятельности организации. О том, какие требования предъявляются к содержанию номенклатуры и как ее правильно составить, расскажем в статье.

Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы (например, письма от партнеров), так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации (приказы, переписка, локальные акты и т. д.). На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.

Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры:

1. Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях). Как правило, отхождение от утвержденного текста при составлении номенклатуры в конкретном учреждении образования нежелательно, но допустимо с учетом имеющихся особенностей деятельности.
2. Примерная. Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
3. Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.

В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).

Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций. Если при этом не имеется и примерной формы документа, работодатель вправе ее разработать и принять соответствующим локальным актом.

Номенклатура дел образовательной организации является основным учетным документом в производстве, обеспечивая:

• закрепление индексации дел, которая может применяться при проведении регистрационных действий с документами;
• систематизацию бумаг;
• включение сведений о сроках хранения документов;
• учет дел временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.

Читайте также:Положение о диспетчерской службе автотранспортного предприятия

При рассмотрении вопроса формирования номенклатуры в образовательном учреждении мы будет опираться на 2 нормативных акта:

1. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
2. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?

Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.

После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

1. Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
2. Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста». В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

1. Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
2. Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
3. Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.

В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

Как происходит формирование дел в номенклатуре?

Как правило, группировкой дел занимается канцелярия образовательного учреждения. Документы в одном деле должны быть между собой связаны. При этом речь идет только о документах: включение черновиков, копий, вырезок из печатных изданий в состав дела недопустимо.

Все документы должны быть расположены в хронологическом порядке. В деле содержатся только бумаги, которые были сформированы за календарный год. Исключение составляют лишь переходящие дела, связанные с вопросами, решающимися в течение нескольких лет (например, речь может идти о судебных делах).

В п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций законодатель выделяет ряд условий, которые должны соблюдаться при формировании дел:

1. Документы, которые относятся к постоянному и временному хранению, должны быть собраны в отдельные тома.
2. В деле может содержаться только 1 экземпляр каждого документа.
3. Дело может включать не более 250 листов, его общая толщина должна быть не более 4 см.
4. Приложения должны находиться рядом с документами, к которым они относятся, вне зависимости от даты их издания (например, речь может идти о внесении изменений в приказ по общей деятельности).

Законодатель выделяет несколько групп документов, которые встречаются в деятельности образовательной организации:

• распорядительные документы;
• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• протоколы;
• планы, отчеты, сметы.

Если речь идет о личных делах служащих, то бумаги в каждом из них должны располагаться в следующем порядке:

1. Заявление о трудоустройстве.
2. Направление (если оно имеется).
3. Анкета.
4. Лист учета кадров.
5. Биография, написанная сотрудником.
6. Документы, касающиеся полученного образования.
7. Аттестационный лист.
8. Выписки из приказов, согласно которым работник назначается на должность, перемещается внутри организации или увольняется.
9. Иные документы.

ДЛЯ СПРАВКИ: если в деле для номенклатуры имеется переписка, то собирать ее надо в формате «запрос — ответ».

Образец примерной номенклатуры дел

Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора). Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

1. Индекс дела.
2. Заголовок дела.
3. Количество дел.
4. Срок хранения дела.
5. Примечания.

Читайте также:Получение ВНЖ в Греции через покупку недвижимости

Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

1. Порядковый номер.
2. Название дела.
3. Срок хранения.

Сроки хранения документов в этом случае следующие:

• устав учреждения — постоянно;
• лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
• личные дела сотрудников — 75 лет;
• штатное расписание — постоянно;
• журнал регистрации больничных листов — 3 года;
• трудовые книжки — до востребования;
• переписка — 3 года и т. д.

Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

Когда должна обновляться номенклатура дел?

Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание. При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год. Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.

Государственное областное учреждение

«Центр комплектования государственных архивов Кировской области»

Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования

специалист 1 категории

Предлагаемая примерная номенклатура дел разработана в качестве основы для составления номенклатуры дел конкретного общеоб-разовательного учреждения в целях правильного формирования дел, обеспечения сохранности документов, для унификации ведения делопроизводства и ускорения процесса обработки документов при передаче их в архив.

Данная примерная номенклатура дел является методическим пособием, и создана для использования при составлении конкретных номенклатур дел в общеобразовательных учреждениях основного общего и среднего (полного) общего образования.

Общеобразовательные учреждения основного общего и среднего (полного) общего образования, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с п. 3.4.6 «Основных правил работы архивов организации» (М. 2002).

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данном образовательном учреждении, и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

Конкретная номенклатура дел должна отражать все документы, образующиеся в деятельности образовательного учреждения, в том числе, не предусмотренные примерной номенклатурой. В то же время не следует механически переносить из примерной номенклатуры в конкретную те дела и отдельные документы, которые в делопроизводстве образовательного учреждения не образуются. В частности, это касается статистических отчетов. Примерной номенклатурой предусмотрен заголовок "Годовые статистические отчеты о работе школы (ф.ф. 1-од, ОШ-1, ОШ-5, ОШ-9, 83-рик)". Состав форм статистической отчетности может меняться. В случае таких изменений вновь введенные формы отчетов должны быть внесены в конкретную номенклатуру дел, а отмененные — исключены из нее.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывают их названия: например «Документы о проведении выставок (планы, списки, доклады, переписка и др.). Термин «Документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседаний педагогического совета».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Например: «Переписка с правоохранительными органами по вопросу правонарушений среди учащихся». Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок («разная переписка, «общие материалы», «материалы Совета»).

Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. В заголовок вносят также уточняющие содержание дела данные о подлинности или копийности документов.

В конкретной номенклатуре могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой в случае, если соответствующая работа не ведется. В частности, в номенклатуры дел образовательных учреждений, осуществляющих свою финансово-хозяйственную деятельность через централизованную бухгалтерию, не включаются документы, предусмотренные разделом "Бухгалтерский учет и отчетность" примерной номенклатуры.

Заголовки дел примерной переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями. Так, например, общеобразовательное учреждение основного общего и среднего (полного) общего образования в статьях примерной номенклатуры для удобства именуется школой. На практике его название может быть иным (гимназия, лицей), что должно быть учтено при составлении конкретной номенклатуры дел.

Одному заголовку дела из примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. Так, например, заголовок "Переписка по административно-хозяйственным вопросам", предусмотренный примерной номенклатурой, в конкретной может быть заменен заголовками: "Переписка о благоустройстве пришкольной территории", "Переписка о проведении работ по телефонизации и созданию локальных компьютерных сетей" и т.д.

Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело. Например, "Нормативные акты органов местного самоуправления" и "Приказы управления образования администрации г. Кирова" при небольшом объеме могут откладываться в одном деле с соответственно измененным заголовком.

Читайте также:Сопроводительное письмо о предоставлении документов образец

В связи с тем, что в настоящее время все больше школ имеют отдельный банковский счет, самостоятельно, а не через централизованную бухгалтерию, осуществляют бухгалтерский учет и ведут активную финансово-хозяйственную деятельность, в данную примерную номенклатуру дел включены документы по бухучету и этой деятельности. Кроме того, номенклатура включает в себя такие документы, как Устав школы, лицензия на образовательную деятельность, свидетельство о государственной аккредитации, документы по аттестации школы, которые или уже вошли в повседневную жизнь общеобразовательных учреждений, или вот-вот станут весьма актуальными.

Разумеется, перечень документов в примерной номенклатуре дел для общеобразовательных учреждений не носит исчерпывающего характера. В индивидуальную номенклатуру дел могут быть внесены документы об опыте работы учителей, школьного музея, кружков, трудовых объединений школьников, деятельности органов ученического самоуправления, совета школы и т.д.

Примерная номенклатура построена по функциональному принципу (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура может быть построена как по функциональному, так и по структурному принципу.

В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений школы. Последовательность расположения разделов должна соответствовать штатному расписанию.

В номенклатуре дел учебного заведения, построенной по функциональному принципу, разделами служат основные функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство или административная деятельность, учебно-воспитательная работа, финансово-хозяйственная деятельность, работа с кадрами и т.д.

В графе № 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, (М., 2010) и из Перечня документов со сроками хранения министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения,(М., 1980) (далее — ПМО).

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения соответствующих заголовков дел переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при управлении по делам архивов Кировской области сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе образовательного учреждения. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечисленными выше перечнями либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области.

Для некоторых категорий дел в номенклатуре к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течении установленного срока (истечения срока действия договора, по окончании расчетов, при условии завершения проверки и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются сроки «до минования надобности («ДМН») и «до замены новыми» («ДЗН»). Такие документы (инструкции, методики или копии документов), в основном, присланные из вышестоящих организаций для сведения, и хранятся до минования практической надобности или замены новыми. Отметка «ДМН» означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

В графе № 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (специалиста) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

Уточнения к срокам хранения, приведенные в графе "Примечание" примерной номенклатуры, переносятся в конкретную. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о заведении дела, а также о лицах, ответственных за делопроизводство.

Особенностью делопроизводства общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования является формирование дел за учебный год (см. пункты 3.5.3. и 3.5.5. "Основных правил работы архивов организаций", (М., 2002), поэтому конкретная номенклатура дел составляется ежегодно перед началом учебного года работниками образовательного учреждения, ответственными за ведение делопроизводства и архива. Для учреждений-источников комплектования государственных архивов Кировской области номенклатура дел согласовывается с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области не реже одного раза в пять лет. В случае значительных изменений в делопроизводстве учебного заведения номенклатура дел составляется вновь, подлежит согласованию с ЭПК и утверждению ее руководителем, независимо от даты предыдущего согласования.

Форма конкретной номенклатуры дел определена "Основными правилами работы архивов организаций", (М., 2002).

По истечении года, в конце номенклатуры дел, лицом, ответственным за делопроизводство, подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел (см. п. 3.4.10 и приложение № 7 «Основных правил работы архивов организаций» (М.2002).

В примерной номенклатуре дел срок хранения «постоянно» указан для учреждений – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Кировской области. Для учреждений, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок хранения документов с грифом «постоянно» — не может быть менее 10 лет. Все другие сроки хранения документов из номенклатуры дел для таких учреждений остаются неизменными.

Источник: lawsexp.com