Профстандарт секретарь учебной части образовательного учреждения

Содержание

1. Особенности профессии
2. Профессиональный стандарт
3. Должностная инструкция
4. Профстандарт «Секретарь руководителя»
5. Основные обязанности секретаря руководителя
6. Секретарь-делопроизводитель
7. Референт или секретарь-администратор?
8. Профстандарты секретаря учебной части
9. Ученый секретарь и его обязанности
10. Функционал пресс-секретаря
11. Вопрос-ответ по теме
12. Вопрос
13. Ответ
14. Статьи по теме
15. Из статьи вы узнаете:
16. Содержание стандарта
17. Профстандарты секретаря, согласно Приказу, содержат, например, такие трудовые функции:
18. Профессиональный стандарт делопроизводителя указывает на такие трудовые функции:
19. Обязательность использования профстандарта
20. Порядок применения профстандарта
21. Как вводить профстандарт

Сложно представить себе крупную компанию, государственное или образовательное учреждение, в штате которых нет этой должности. Составление графиков встреч, подготовка документации, работа с корреспонденцией, прием звонков – лишь часть обязанностей человека, занимающего должность, которую мы изучим. Начиная с 2016 года круг основных функций очерчен в новом нормативном положении – профстандарте секретаря. Теперь его можно использовать в качестве основы для формирования необходимых служебных инструкций.

Особенности профессии

Несмотря на постоянное изменение списков самых популярных и востребованных профессий в мире, должность секретаря продолжает оставаться довольно распространенной. Официально в России эта профессия существует уже три столетия. В 1720 году ее утвердил Петр I, требования к работникам были достаточно высокими: грамотность, знание законов, умение составлять документы.

Первоначально секретарями были только мужчины, сегодня же это преимущественно женская профессия. Отчасти это связано с тем, что выполнение секретарских обязанностей требует усидчивости, исполнительности, способности выполнять однотипную и монотонную работу.

Какие требования предъявляют современные руководители к сотрудникам, занимающим такую должность? Секретарь должен быть уверенным пользователем основных офисных компьютерных программ, уметь обращаться с оргтехникой, работать с документацией, обладать хорошими коммуникативными навыками (грамотная речь, умение вести диалог, вежливость, знание этикета). Кроме того, быть внимательным, организованным, дисциплинированным, эмоционально стабильным.

Что касается необходимого образования, то в профстандарте секретаря нет жестких требований в этом отношении. При наличии общего образования достаточно профессионального опыта или специальных курсов. Однако наличие диплома о высшем образовании, как правило, дает преимущество при приеме на работу.

Профессиональный стандарт

Вид нормативного акта требования к секретарской работе приобрели в 2016 году. Был принят обобщенный профессиональный стандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией. Основная задача стандарта – оптимизировать кадровую политику. Руководитель может ориентироваться на него при оценке профессиональных качеств работника. Также документ используется при составлении учебных программ по подготовке секретарей.

• перечень основных трудовых функций;
• список умений, навыков, знаний, необходимых для их выполнения;
• требования к образовательному уровню и стажу работы.

Также в документе перечисляются возможные наименования должностей и требования к ним. В его состав включены, к примеру, профстандарты «Секретарь руководителя», делопроизводителя и других.

В структуре выделено несколько смысловых блоков:

• общие сведения (обозначение цели деятельности, кодификатор);
• функциональная карта (список трудовых функций и квалификационных категорий);
• характеристика трудовых функций (конкретизация перечня обязанностей, навыков, предписываемых сотруднику);
• информация о разработчиках нормах.

Третий раздел начинается с профстандарта секретаря-администратора, к квалификации, образовательному уровню и стажу которого предъявляются самые мягкие требования.

Основные функции сотрудника, занимающего изучаемую должность, сформулированы следующим образом:

• организованный сбор профессиональных сведений;
• информационная поддержка по текущим вопросам;
• систематизация, документирование и хранение поступающей информации;
• сопровождение деловых мероприятий;
• создание необходимых условий для работы руководителя организации и административная поддержка.

Должностная инструкция

В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством, уставом организации, распоряжениями и приказами руководителя, собственной должностной инструкцией. Именно в последнем документе регламентируются профессиональные задачи, которые возлагаются на должностное лицо. Приступая к выполнению служебных обязанностей, сотрудник должен быть ознакомлен с основными положениями инструкции. Ее положения могут выступать доказательной базой в случае возникновения конфликтных рабочих ситуаций. Поэтому содержание инструкции должно быть конкретным. И исключать возможность двойного толкования.

Должностная инструкция секретаря по профстандарту составляется с учетом специфики конкретной организации и включает следующие разделы:

• общие положения;
• функции сотрудника;
• должностная ответственность;
• права сотрудника;
• прочие условия и требования.

В общих положениях указывается, к какой категории принадлежит сотрудник и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации, знаниям и умениям. Далее подробно описывается, в чем конкретно заключается функционал работника, и какими правами он при этом обладает. В разделе о должностной ответственности указываются те нарушения в работе, за которые сотрудник может быть наказан.

Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до сведения сотрудника (под подпись).

Профстандарт «Секретарь руководителя»

В соответствии с его положениями, на эту должность желательно принимать сотрудников, имеющих высшее (на уровне бакалавриата) или среднее профессиональное образование. Кроме того, приветствуется наличие опыта работы (не менее двух лет).

В профстандарте перечислены основные трудовые действия сотрудника:

• согласование временных планов с руководителем;
• выбор формы планирования и ведение органайзера начальника;
• согласование встреч, переговоров с партнерами, клиентами, сотрудниками;
• информирование руководителя о времени и регламенте предстоящих мероприятий.

Секретарь руководителя для выполнения перечисленных действий должен обладать рядом умений. Ставить цели, определять порядок и приоритетность их выполнения, помогать руководителю в распределении рабочего времени, обеспечивать информационную безопасность и выбирать наиболее удобные способы оповещения о готовящихся мероприятиях. С использованием этих тезисов обычно составляется должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту.

Читайте также:Расторжение предварительного договора купли продажи квартиры образец

Он также должен быть знаком со спецификой основной деятельности организации, положениями трудового законодательства, правилами ведения деловых переговоров.

Перечисленные трудовые действия секретаря руководителя включают в себя целый ряд различных обязанностей:

• планирование рабочего дня;
• организация телефонных переговоров и командировок;
• работа с посетителями в приемной;
• организация проведения рабочих мероприятий и встреч;
• поддержание необходимого рабочего порядка в кабинете руководителя;
• контроль исполнения поручений и распоряжений;
• оформление рабочей документации;
• разработка локальных актов при необходимости;
• хранение документации;
• организация информационного взаимодействия сотрудников организации и руководства.

Основные обязанности секретаря руководителя

Должность секретаря руководителя организации предполагает постоянное взаимодействие с людьми и готовность проконсультировать клиентов и посетителей по основным вопросам. Конечно, многое зависит от специфики основной деятельности учреждения и позиции руководства. Они оказывают заметное влияние на составление должностной инструкции секретаря по профстандарту.

В общих положениях указывается, что должность относится к категории технических исполнителей, определяются требования к образованию и стажу работы сотрудника. Назначение на должность производится непосредственно руководителем. Для формулировки необходимых знаний и умений может быть использован профстандарт секретаря. К ним относятся: знание основ делопроизводства; владение методами оформления и обработки информационных данных; владение ПК; знакомство с правилами деловой переписки и общения; знание правил внутреннего распорядка и техники безопасности и многое другое.

Во втором разделе инструкций описываются должностные обязанности сотрудника. В третьем разделе – его права. Например, секретарь руководителя имеет право знакомиться с проектами решений, имеющих отношение к его деятельности, вносить предложения по оптимизации своей работы, запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения поручений и прочее.

В заключительном разделе инструкции прописаны меры ответственности работника в случае ненадлежащего исполнения служебных обязанностей, причинения материального ущерба.

Секретарь-делопроизводитель

Основная задача делопроизводителя – контроль над документооборотом подразделения или всей организации (часто в штате имеется несколько сотрудников, выполняющих данную функцию). Перечень ключевых обязанностей указан в профстандарте секретаря-делопроизводителя:

• формирование архива и надлежащее хранение документов;
• организация работы с документами;
• формирование дел в соответствии с номенклатурными требованиями организации.

Для приема на эту должность соискателю требуется среднее профессиональное образование.

В ходе организации работы с документами секретарь-делопроизводитель может осуществлять прием и обработку входящих материалов, сортировать их и регистрировать при необходимости, готовить для рассмотрения руководителем, перенаправлять непосредственным исполнителям, вести базу данных.

Чтобы обеспечить надлежащее хранение документов, делопроизводитель должен уметь разрабатывать номенклатуру дел, проверять правильность оформления документов, формировать дела и определять сроки их хранения, распределять и подшивать документы.

Перед тем как документы отправятся на хранение в архив, секретарь-делопроизводитель проверяет сроки их хранения (постоянное или долговременное), составляет внутреннюю опись, оформляет обложки дел.

Референт или секретарь-администратор?

Порой бывает непросто разобраться в иерархии секретарских должностей и круге их обязанностей. В чем, к примеру, принципиальное отличие секретаря-референта от администратора? Ведь выполняемые ими функции довольно схожи.

Должностная инструкция секретаря-администратора по профстандарту предусматривает:

• прием и распределение входящих телефонных звонков;
• организацию работы с посетителями;
• осуществление координирующих функций.

Он должен быть хорошо знаком с правилами делового этикета, телефонных переговоров (с клиентами, партнерами, представителями СМИ и другими), уметь поддержать беседу и сгладить конфликтную ситуацию. Координирующие функции администратора обычно заключаются в ведении журнала перемещений сотрудников, разъездов курьеров и маршрутов водителей.

Отдельного профстандарта секретаря-референта пока нет, но его обязанности во многом схожи с помощником руководителя. Как и администратор, он работает с корреспонденцией, отвечает на звонки, встречает и сопровождает посетителей, составляет графики перемещений. Однако все это непосредственно связано с фигурой руководителя организации. В некоторых случаях круг его обязанностей может быть расширен, что отражается на рабочем графике (может быть ненормированным).

Профстандарты секретаря учебной части

Таких сотрудников можно встретить в штате школы, техникума или вуза. Должность относится к категории учебно-вспомогательного персонала. Для определения основного функционала работодатель может использовать общий стандарт специалиста по документационному обеспечению. Отдельного профстандарта секретаря учебной части образовательного учреждения министерство труда пока не утверждало. Для работы необходимо профессиональное образование (среднее) в сфере делопроизводства или профессиональная подготовка на базе общего образования. Жестких требований к наличию опыта работы нет.

Находясь на этой должности, сотрудник:

• принимает корреспонденцию, передает ее руководителю образовательной организации и исполнителям;
• ведет документооборот (в том числе, электронный);
• готовит проекты приказов по контингенту учащихся;
• оформляет личные дела обучающихся;
• ведет учет часов учебной работы педагогов;
• составляет запросы, письма;
• осуществляет контроль за исполнением приказов и распоряжений руководителя.

Ученый секретарь и его обязанности

Это должность относится к сфере науки. Ученые секретари востребованы в вузах, исследовательских институтах, академиях, научных организациях. Как правило, именно они обеспечивают работу научных сотрудников и диссертационных советов. Профстандарт ученого секретаря предполагает планирование научных мероприятий (заседаний, конференций, круглых столов), их организацию и проведение, подготовку соответствующей документации и контроль за выполнением принятых решений.

Читайте также:Справка об отсутствии необходимости одобрения сделки образец

На эту должность могут быть назначены сотрудники, имеющие ученую степень, опыт организаторской и научной работы (не менее 5 лет), публикации в рецензируемых изданиях.

• осуществляет сбор предложений в годовой план научных разработок и исследований;
• контролирует своевременное выполнение установленных тематических планов научной работы и подготовку соответствующих отчетов;
• готовит проекты планов работы научного (научно-технического) совета, следит за выполнением принимаемых им решений;
• рассматривает материалы, требующиеся для присвоения ученого звания и защиты диссертации;
• готовит предложения по плану издания научных трудов;
• разрабатывает критерии оценки деятельности сотрудников для аттестации;
• формулирует предложения по повышению квалификации и стажировке научных работников.

Функционал пресс-секретаря

Довольно «молодая» профессия. В России она стала набирать популярность примерно в середине 90-х годах прошлого века. В профстандарте секретаря наименование этой должности не выделено отдельно. Но для многих организаций наличие такого сотрудника – насущная необходимость. Именно он формирует общественное мнение о компании. В круг основных обязанностей входят: организация пресс-конференций; информационное наполнение сайта организации; подготовка пресс-релизов; планирование информационных кампаний (в прессе, сети, на телевидении), направленных на создание положительного имиджа компании.

Профстандарт пресс-секретаря предусматривает, что претендент на должность должен иметь высшее образование в области журналистики, рекламы, филологии или PR. Также желателен опыт работы (от 3 лет) в соответствующей сфере, грамотная устная и письменная речь, знание иностранного языка.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

С 1.07.2016 вводятся профессиональные стандарты для непедагогических работников. В штатном расписании школы имеются следующие должности, как изменится их наименование?

• Заместитель директора (курирующий учебно-воспитательную работу)
• Заместитель директора (курирующий административно-хозяйственную работу)
• Заведующий библиотекой
• Специалист по охране труда
• Секретарь учебной части
• Делопроизводитель
• Диспетчер образовательного учреждения
• Вахтер гардеробщик дворник
• Лаборант
• Рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий
• Сторож
• Уборщик служебных помещений

Ответ

Наименования должностей должны соответствовать профстандартам, исходя из характеристики обобщенной трудовой функции.

Применение профессионального стандарта станет обязательным с 01.07.2016 г. – даты вступления в силу внесенных изменений в Трудовой кодекс РФ, в соответствии с которыми:

"Если настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями" (ст. 195.3 ТК РФ, на сегодняшний день не действует).

Соответственно, профессиональный стандарт станет обязательным для применения работодателями в части установления требования к его квалификации: уровень образования, наличие необходимых навыков. Для этого должность должна соответствовать возможным наименованиям, указанным в том или ином профстандарте в зависимости от вида деятельности.

В справочнике " Принятые профессиональные стандарты непедагогических работников " указаны возможные наименования некоторых должностей, деятельность которых связана с образовательной организацией.

При принятии новых профстандартов непедагогических работников указанная таблица будет актуализироваться экспертами системы. Следует иметь в виду, понятие "непедагогический работник" является условным, в образовательной организации могут осуществлять деятельность работники и по другим должностям, не указанным в упомянутой таблице.

Минтруд России ведет Реестр профессиональных стандартов (перечень видов профессиональной деятельности), который размещается на сайтах Минтруда России ( http://profstandart.rosmintrud.ru ) и Научно-Методического центра системы профессиональных квалификаций ФГБУ "НИИ ТСС" Минтруда России ( http://vet-bc.ru ) На этих же сайтах размещается вся информация о профессиональных стандартах, в том числе о разрабатываемых и планируемых к разработке.

Из указанных в вашем списке должностей, нет в таблице, но имеются профстандарты в отношении:

Специалист в области охраны труда (наименование соответствует) – Приказ Минтруда России от 04.08.2014 № 524н ;

Делопроизводитель, библиотекарь, секретарь и др. должности по обеспечению документооборота (наименования: секретарь-администратор, делопроизводитель, секретарь руководителя, помощник руководителя, – Приказ Минтруда России от 06.05.2015 № 276н .

Для определения наименования должности следует исходить из характеристики обобщенной трудовой функции, определяемой профстандартом.

Актуально сейчас:
Как перед ГИА подвести итоги работы с учениками, у которых разная мотивация к обучению
Как подготовить программу воспитания к проверке Рособрнадзора

Статьи по теме

В каждой организации в задачи секретаря входит разный круг функционала. Обязательно ли применение профстандарта? Как его использовать во благо?

Из статьи вы узнаете:

Профстандарты секретаря – это описание навыков, которыми должен обладать секретарь, описание функциональных обязанностей, требований по образованию и уровню квалификации, набора должностных обязанностей.

Так как действующее законодательство пошло по пути формализации (нормативного закрепления) круга обязанностей по различным должностям, то это коснулось и такой должности как секретарь. Документ с вышеописанным содержанием принят на уровне нормативного акта (ст. 195.2 ТК РФ) – Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией"

Содержание стандарта

Как видим, в наименовании документа и самого стандарта слово «секретарь» отсутствует. Называют эту должность специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией.

Читайте также:Нюансы приобретения полиса ОСАГО

Но проблема в том, что секретарь в каждой конкретной компании выполняет порой совершенно разный набор функций. А в некоторых крупных организациях так вообще созданы целые отделы секретарей, где функционал разделен. Поэтому применить профстандарт секретаря буквально, описав четко его в должностной инструкции работника в соответствии с Приказом – практически нереально.

Работу секретаря можно разделить на несколько направлений:

• работа непосредственно с руководителем (организация его деятельности, помощь, ведение его документации, планирование и т.д.) – тогда мы будем применять профстандарт секретаря руководителя;
• работа с документацией и делопроизводством (в трудовые обязанности по данной должности зачастую входит работа с входящей и исходящей документацией, регистрация, хранение, ведение различных журналов, оформление документации по сфере деятельности); в этом случае говорим про профессиональный стандарт делопроизводителя.

В документе (профстандарте) трудовые функции скомпонованы как раз исходя из разных направлений: организационное обеспечение, документационное обеспечение, информационно-аналитическая деятельность и сочетания их.

Профстандарты секретаря, согласно Приказу, содержат, например, такие трудовые функции:

1. Организация телефонных переговоров руководителя;
2. Организация работы с посетителями в приемной руководителя;
3. Составление и оформление управленческой документации;
4. Обеспечение руководителя информацией;
5. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий и др.

К каждому описанному трудовому действию прилагается описание необходимых навыков, умений и знаний. Указываются также требования к опыту, уровню образования.

Для работы секретарем необходимо наличие среднего специального либо неоконченного высшего образования. Помимо этого, в профстандартах секретаря 2016 года указано, что необходим опыт практической работы. Именно наличие опыта работы для секретаря является обязательным условием, в виду того, что планирование и организация деятельности руководителя в каждой компании по своему уникальна и во многом зависит от деятельности и направленности предприятия.

Следует отметить, что навыки и умения секретаря по профессиональным стандартам достигаются путем получения профессионального опыта. Таким образом, можно сделать вывод, что длительный срок работы секретаря на занимаемой должности является одним из главных путей достижения соответствия профессиональным стандартам.

Профессиональные стандарты секретаря руководителя содержат такой функционал:

организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий (совещаний, заседаний, переговоров, конференций и т.п);

осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

составление и оформление организационных документов.

Профессиональный стандарт делопроизводителя указывает на такие трудовые функции:

1. организация работы с документами;
2. организация текущего хранения документов в организации;
3. организация обработки дел для последующего хранения.

Обязательность использования профстандарта

Данный документ обязаны использовать в работе государственные и муниципальные учреждения, а также компании, где более половины собственности принадлежит государству. Коммерческие организации используют его по желанию.

Никаких требований в части того, что описанным требованиям должен соответствовать один человек, как и выполнять весь описанный функционал, не установлено. Один человек вправе совмещать несколько направлений (т.е. быть и секретарем руководителя и специалистом по документообороту, например), либо функционал может быть распределен среди нескольких сотрудников секретариата.

Порядок применения профстандарта

Итак, как же могут применить на практике описанный функционал и требования по должности коммерческие структуры, для которых внедрение его необязательно? В любом случае, в компании должна быть разработана должностная инструкция, а при ее разработке профстандарты секретаря – лучший помощник. Оттуда вполне можно взять формулировки трудовых функций, понять, подходят ли они к специфике данной конкретной компании. Возможно расширять или наоборот сужать функции, примеряя на свою сферу деятельности, на свою структурную организацию, свои задачи. Это наиболее правильный путь использования данного документа.

С профстандартом руководитель коммерческой структуры может сверить уровень квалификации своих секретарей, проверить, обладают ли они навыками, умениями, знаниями, которые предъявляет профстандарт к данной должности. При необходимости может быть принято решение о повышении квалификации, обучении, перераспределении обязанностей и т.д.

Подпишитесь на 12 месяцев журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» со скидкой 7007 рублей.
Вместо 14 784 рублей Вы заплатите всего лишь 7777 рублей.

Как вводить профстандарт

Процедура введения требует длительных подготовительных действий. Если же вы решитесь заняться внедрением ПС, то рекомендуем вам делать это в соответствии с алгоритмом. Для начала рекомендуем создать рабочую группу, которая будет заниматься процедурой введения профессиональных стандартов. Далее следует назначить ответственное лицо или группу лиц в обязанности которых будет входить отслеживание обязательных к применению ПС. Согласовать штатное расписание организации с ПС и определить, работа каких сотрудников должна вестись в согласовании с ПС. На данный момент может отправить любого сотрудника на экзаменацию для определения соответствия его навыков профстандартам его должности. В случае несоответствия рекомендуем направить работника на обучение либо оформить перевод на должность, соответствующую знаниям и навыкам.

Источник: lawsexp.com