Протокол заседания постоянно действующей инвентаризационной комиссии

Содержание

1. Формирование комиссии по инвентаризации
2. Оформление документов
3. Итоги инвентаризации
4. Создание документа и его отражение в учетной политике
5. Работа инвентаризационной комиссии
6. Образец протокола заседания инвентаризационной комиссии
7. Алгоритм действий
8. Формирование комиссии, ее задачи и обязанности
9. Содержание протокола
10. Основные требования к оформлению
11. Подведение итогов

В обязанности любой организации входит инвентаризация, а именно проверка достоверности фактических данных данным учета. Регламентировано проведение инвентаризации Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Приказ № 49). По завершении инвентаризации, как правило, проходит заседание комиссии. Целесообразно результаты инвентаризации оформлять протоколом заседания инвентаризационной комиссии, образец которого приведён в данной статье.

Скачать образец протокола заседания инвентаризационной комиссии

Формирование комиссии по инвентаризации

Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя, в котором должны быть указаны:

• пофамильно члены комиссии с указанием председателя;
• что именно подлежит инвентаризации;
• причины инвентаризации;
• в какие сроки должна быть проведена инвентаризация;
• когда представляются документы по результатам инвентаризации.

Очень важный момент: в инвентаризации должны фактически участвовать все члены комиссии, все должны подписать заключение по инвентаризации, отсутствие даже одного из них будет основанием для признания результатов недействительными.

Оформление документов

Инвентаризации – это не просто пересчет имущества и проверка документов, но и оформление результатов. Приказ № 49 детально регламентирует, что и в каком порядке необходимо оформлять. Если инвентаризуется имущество, то необходимо произвести фактическую проверку, то есть пересчет или обмер, взвешивание имущества и внести данные в инвентаризационную опись. По результатам сверки фактического результата с данными учета заполняется сличительная ведомость, в которой указываются расхождения. Итоговые данные отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.

В Приказе № 49 протокол заседания инвентаризационной комиссии в числе обязательных документов не указан и упоминается только один раз – в п. 5.3 Приказа № 49 при рассмотрении вопроса об отражении недостачи при пересортице. Тем не менее в судебной практике этот документ может не просто фигурировать, но и являться одним из доказательств, причем по ущербу, с пересортицей не связанному. Так, отсутствие подписи и даты составления протокола инвентаризационной комиссии послужило одним из оснований для отказа предприятию в иске о взыскании ущерба с работника – системного администратора в связи с нарушением порядка оформления результатов инвентаризации (апелляционное определение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу N 11-23913 ).

Итоги инвентаризации

Результаты инвентаризации подводятся после проведения инвентаризации. Если по результатам инвентаризации расхождений между фактическими данными и данными учета не обнаружено, то можно отразить это в протоколе инвентаризации. Но как обязательный документ протокол не предусмотрен.

Если же инвентаризация выявила недостачи, то на заседании инвентаризационной комиссии анализируются полученные данные, запрашиваются объяснения у материально ответственных лиц, при наличии информации устанавливаются причины недостач, принимается решение об отражении их в учете.

Читайте также:Что означает обработка заявления приостановлена в росреестре

По результатам рассмотрения итогов инвентаризации оформляется протокол инвентаризационной комиссии. Образец не установлен, поэтому оформить его можно в произвольной форме. Также приводятся сведения об имуществе, подлежащем уценке, с указанием причин и виновных в этом лиц (при наличии). Необходимо указать все данные о проведённой инвентаризации, подписать протокол всем членам комиссии. Таким образом, прямо не установлено, что писать в заключении инвентаризационной комиссии, это зависит от результатов инвентаризации.

Итоги инвентаризации и предложения по устранению разницы в данных о фактическом наличии имущества и учете рассматривает руководитель, именно он принимает окончательное решение (п. 5.4 Приказа № 49).

Создание документа и его отражение в учетной политике

Основным документом, регламентирующим порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств компании, а также порядок оформления ее результатов, является Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методуказаний по инвентаризации». Следует отметить, что форма протокола законодательно не утверждена, обязанность по ее составлению Методическими указаниями не закреплена, поэтому решение об оформлении итогового документа работы инвентаризационной комиссии (далее — ИК) предприятию необходимо закрепить в учетной политике, а также самостоятельно разработать образец протокола инвентаризации с учетом положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Приведем фрагмент учетной политики, касающийся протокола заседания ИК:

«По итогам инвентаризации инвентаризационная комиссия на заседании проводит анализ выявленных в ходе проверки расхождений, а также предлагает способы устранения обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом».

Также в учетной политике предприятия необходимо указать, в течение какого времени с момента получения сличительных ведомостей проводится собрание ИК, и каковы сроки оформления приказа руководителя об утверждении результатов контрольных мероприятий.

Работа инвентаризационной комиссии

После того как проверка фактического наличия имущества организации произведена, инвентаризационные описи и акты заполнены, — все материалы передаются для дальнейшего рассмотрения членам ИК. Заседание ИК оформляется протоколом, в котором необходимо указать следующую информацию:

1. Результат инвентаризации — это может быть как излишек, так и недостача. При отсутствии недостач и излишка этот факт также фиксируется.
2. Указать основные причины выявленных излишек и недостач (естественная убыль, пересортица, хищение и т. д.).
3. Заключение ИК.
4. План мероприятий по устранению выявленных недостатков и упущений.

По итогам годовой проверки фиксируются суммы оценочных резервов (например, резерва по сомнительным долгам, резерва под снижение стоимости материально-производственных запасов и т. д.).

Образец протокола заседания инвентаризационной комиссии

Алгоритм действий

Рассмотрим процедуру в виде пошагового алгоритма.

Шаг 1. Составьте протокол заседания.

Шаг 2. Напомните членам рабочей группы, что они несут ответственность за точность и достоверность всех данных, а также корректность оформления документации.

Шаг 3. Подпишите составленный документ у всех членов ИК, начиная с ее председателя.

Читайте также:Передача жилого дома от застройщика управляющей компании

Шаг 4. Передайте подписанный документ на рассмотрение руководителю предприятия.

Шаг 5. Ждите решения руководителя, которое будет составлено в ответ на факты расхождений, выявленные при проведении инвентаризации.

Шаг 6. Передайте все материалы работы ИК в бухгалтерскую службу предприятия (результаты проверки отражаются в учете и отчетности компании на основании приказа руководителя предприятия).

Инвентаризация проводится на предприятиях по Методическим рекомендациям, которые утверждены в 1995 году Приказом Минфина РФ №49. Завершается процесс заседанием специальной комиссии, которая фиксирует результаты проверки в протоколе.

Формирование комиссии, ее задачи и обязанности

Инвентаризация – это один из способов проверки фактического наличия на предприятии материальных ценностей и средств. Обязанности по ведению такого контроля возлагаются на специальную рабочую группу, именуемую «инвентаризационной комиссией».

Основные задачи комиссии:

1. Проведение инвентаризации.
2. Участие в выявлении результатов контрольных мероприятий.
3. Оформление документации по итогам проверки.

Инвентаризационные комиссии бывают трех видов: постоянно действующие, рабочие и разовые.

Формирование комиссии осуществляется на основе приказа директора фирмы, для которого разработана унифицированная форма № ИНВ-22 (Постановление Госкомстата №88 от 1998 г.). В ее состав могут входить любые сотрудники.

В приказе об инвентаризации отражается следующая информация:

• пофамильный список членов комиссии и председатель;
• какое имущество необходимо проверить;
• причины контрольных мероприятий;
• сроки проведения процедуры;
• время представления документации по результатам проведенной проверки.

В качестве причин инвентаризации могут быть названы смена материально ответственного лица, переоценка ценностей и пр.

Обычно членами рабочей группы назначаются:

• представители администрации предприятия;
• сотрудники бухгалтерии;
• иные специалисты (инженер, юрист и т.д.).

Состав рабочей группы утверждается руководителем фирмы и должен включать минимум двоих членов.

По окончании процедуры инвентаризационной комиссией определятся результаты ее проведения и разрабатываются пути устранения выявленных пробелов. Итоговым документом заседания является протокол.

Содержание протокола

Документ составляется по конкретным пунктам, соответствующим его назначению:

• наименование компании, где проведены контрольные мероприятия;
• название самого акта;
• инвентаризируемое структурное подразделение;
• дата проверки;
• населенный пункт (город, пгт, село и т.д.);
• список членов комиссии с указанием председателя;
• итоги проверочных действий;
• перечень лиц, выступавших по возникающим вопросам;
• принятое решение по поставленному вопросу;
• заключение рабочей группы;
• указание нарушений, если они обнаружены;
• должности и ФИО виновных лиц, если таковые установлены;
• сведения о проведенных в ходе исследования мероприятиях;
• автографы всех участников комиссии.

Цель инвентаризации заключается в выявлении недостатков в количестве и качестве материальных ценностей, анализ их причин, распределение образовавшихся излишков и иные меры обеспечения нормального функционирования компании.

Если между показателями бухгалтерского учета и фактическим содержанием ценностей разногласий не выявлено, не обнаружено нарушений и виноватых лиц, то оформление протокола не обязательно.

Основные требования к оформлению

Унифицированной формы для документа не разработано. Предприятия самостоятельно формируют бланки. Если в ходе проверки не выявлено недостатков или излишков, то этот факт тоже необходимо зафиксировать в протоколе.

Читайте также:Соглашение о конфиденциальности между юридическими лицами образец

Для всех протоколов действуют единые правила оформления вне зависимости от разновидности. Исключениями являются варианты, регламентированные нормативными актами.

Но протокол инвентаризационной комиссии к таковым не относится. Соответственно, оформлять его следует по общеустановленным правилам делопроизводства.

При оформлении документа следует опираться на некоторые пояснения:

1. Дата прописывается словесно-цифровым способом и соответствует фактической дате заседания.
2. Каждому протоколу присваивается регистрационный номер. Счет ведется с начала года.
3. Регистрационный номер разрешается дополнять буквенными индексами.
4. Если участниками заседания стали представители разных фирм, необходимо отразить место их работы и должности.
5. Вопросы повестки нужно нумеровать и начинать с предлогов «Об», «О».
6. Для всех вопросов используется единая схема построения: слушали – выступили – решили.
7. После ФИО выступающего лица прописывается текст его речи. Возможен вариант перенесения содержания выступления в отдельное приложение к протоколу.
8. Решения, принимаемые на заседании, формулируются аналогично текстам распорядительной документации: «подготовить программу», «утвердить положение» и т.п. При выдаче поручений указывается ответственный исполнитель и срок.
9. Подписание акта всеми членами рабочей группы не требуется. Достаточно подписи председателя.
10. Документ утверждается руководителем предприятия с проставлением грифа.

Подведение итогов

Протокол инвентаризационной комиссии – это сводный акт, которым подтверждаются и обобщаются результаты ее работы. В нем фиксируются итоги проведенных контрольных мероприятий и принятые по ним решения. Поэтому рекомендуется оформлять его не только при выявлении расхождений или нарушений.

По завершении инвентаризационных действий в журнал контроля исполнения приказов о проведении инвентаризации вносятся итоговые записи:

1. Даты окончания процедуры по факту и по приказу.
2. Окончательные суммы выявленных недостач и обнаруженных излишков.
3. Дата утверждения руководителем итогов проверки.
4. Дата принятия мер исправления ситуации: устранение или передача дела в следственный орган.
5. Отметка о погашении недостач, если оно произведено.
6. Оприходование обнаруженных излишков.

На этапе подведения итогов проверки при вырисовывании четкой картины руководителем издается приказ об утверждении достигнутых результатов. Он является основанием для взыскания ущерба с виновных сотрудников и внесения соответствующих сведений в учетные регистры.

Одновременно бухгалтер разносит итоговые показатели по ведомости учета результатов (форма ИНВ-26): недостачи, излишки, испорченные ценности, пересортица, суммы естественной убыли и сверх ее норм, а также списания с виновных лиц.

Документ подписывают все участники процедуры. Только после полного оформления результатов инвентаризации появляются законные основания на взыскание выявленных убытков. Так завершается инвентаризационный процесс.

Итак, проверка соответствия фактического состояния материальных ценностей на предприятии учетным показателям бухгалтерии проводится инвентаризационной комиссией. По результатам контрольных мероприятий оформляется протокол на простом бланке. Документ служит подтверждением наличия недостатков, излишков, нарушений или их отсутствия и подлежит утверждению руководителем организации.

Источник: lawsexp.com