Штатная численность и фактическая численность работников

Содержание

1. Расчет необходимой штатной численности сотрудников
2. Фактическая численность работников
3. Для чего нужен такой показатель
4. Что такое штатное расписание и как его составить
5. Что такое среднесписочная численность и как ее рассчитать
6. Посмотреть еще:
7. Виды численности персонала
8. Расчет необходимой штатной численности сотрудников
9. Фактическая численность работников
10. Статьи по теме
11. Что такое штатная численность работников: определение
12. Чем отличаются штатная численность и фактическая численность работников
13. Как рассчитать штатную численность работников

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Расчет необходимой штатной численности сотрудников

Чтобы грамотно рассчитать необходимую штатную численность, сначала нужно определить, сколько сотрудников нужно для продуктивной работы предприятия.

Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:

1. Планируемый объем работ на рассматриваемый период (например, выручка за год).
2. Фонд рабочего времени на этот же период (если в часах, то количество часов работы за весь рассматриваемый период).
3. Предполагаемая выработка (выручка) одного сотрудника в час.
4. Коэффициент выполнения запланированных норм (плановая выручка за предстоящий год делится на фактическую выручку прошлого года).

Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.

Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.

Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.

(Рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ = нормативная численность работников.

В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.

Фактическая численность работников

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени, который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.

Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п. 77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера. Рассчитывается такая численность путем выяснения среднего количества сотрудников, работающих полный рабочий день, относительно каждого календарного месяца. Отдельно считается количество сотрудников, которые работают на полставки.

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени.

Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением временных сотрудников, работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.

Численность работников организации определяет эффективность коммерческой деятельности. Нужно серьезно подходить к установлению штатного расписания. Кроме планируемых людей в штате, руководитель должен учесть и тех, которые будут на него работать по факту. Превышение работников в штате или, наоборот, их недобор говорит о том, что свое штатное расписание вам необходимо пересмотреть.

>Штатная численность: как рассчитать и применять правильно

Для чего нужен такой показатель

Что такое штатная численность работников, определение понятия? «Штатная численность работников предприятия» — это число трудящихся, входящих в его штат, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы в конкретной организации.

Давайте разберемся, кто входит в штатную численность работников. К ним относятся сотрудники, включенные в «штатку» предприятия.

Штатная и фактическая численность работников — это виды, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность работников МВД г. Москвы — 200 человек, а фактическая на 01.08.2018 составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Читайте также:Работа на категорию участковой медсестры терапевтического участка

Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников, — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.

Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, при этом не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики и наш образец штатной численности работников.

Что такое штатное расписание и как его составить

Это локальный нормативный акт работодателя, определяющий структуру организации (количество, состав и пр.). Росстат утвердил ее как форму Т-3. В расписании указываются следующие реквизиты: название отделов с указанием кода, наименования должностей, специальностей, профессий, класса, разряда и проч., количество подчиненных с указанием оклада (тарифа), надбавок.

Как составить расписание правильно? Форма Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия.

Вначале указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер. Далее переходим к заполнению разделов документа.

В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала прописываем руководящий состав, далее — по отделам всех остальных. Например, финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, далее данные о производстве (цехи, участки и т. д.).

Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Следующий раздел («Количество штатных единиц») содержит сведения о числе сотрудников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф подчиненного в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

9 раздел ( «Итого») — сумма граф 5–8. Сведения о фонде оплаты труда по всем сотрудникам.

В 10 раздел («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

Что такое среднесписочная численность и как ее рассчитать

Среднесписочная численность работников по штату — это число сотрудников в штате на определенный день месяца.

Работодатель частенько сталкивается с понятием среднесписочная численность штатных работников; рассчитать данный показатель можно по следующей формуле:

СЧР = (КР1 + КР2 + КР3 +…+ КРn) / КД,

• СЧР — среднесписочное число работников;
• КР1, КР2, КР3, КРn — количество работающих за 1, 2, 3 и прочие дни (в зависимости от числа дней в периоде, за который производится расчет);
• КД — количество дней в налоговом периоде.

При использовании этой формулы нужно учитывать, что по каждому месяцу необходимо производить свой расчет, поэтому КР и КД будут равны числу дней в месяце, на который производится расчет.

Данный показатель относится к числу основных показателей деятельности компании. Вышеуказанный расчет производится или бухгалтером, или сотрудником отдела кадров. Он необходим для составления отчетов в Пенсионный Фонд, Налоговую инспекцию, Росстат и прочие инстанции. Данный отчет все хозяйствующие субъекты, то есть не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, у которых имеются подчиненные, должны сдавать в начале каждого года.

Посмотреть еще:

Материалы Проводки по Приходу ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА НАЛОГОВЫЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ И…

Часто ли наказывают по п. 1 ст. 126 НК РФ?П. 1 ст. 126 НК РФ…

Операции с недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основеПодкласс 68.3 содержит две группы кодов:…

Двойное налогообложениеДвойное налогообложение — одновременное обложение в разных странах одинаковыми налогами доходов. Двойное налогообложение вызвано…

Департамент Росприроднадзора по Крымскому федеральному округу, Керчь Выбор территориального органаЦентральный аппарат Росприроднадзора02 Управление Росприроднадзора по…

Рано или поздно предприниматель нанимает в компанию сотрудников. По мере роста бизнеса увеличивается и штатная численность организации. Чем больше персонала, тем сложнее становится определение того, какая же у вас фактическая численность работников. Нужно разобраться, для чего нужен этот показатель и как его рассчитать за 1 отчетный период.

Понятие штатного расписания упоминается в ст. 57 Трудового кодекса РФ. Штатное расписание является нормативным документом внутреннего характера, заполняется по форме Т-3, установленной Постановлением Госкомстата №1. Оно может меняться в зависимости от расширения или изменения условий деятельности предприятия. По этому документу рассчитывается количество работников.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

Читайте также:Социальное происхождение и положение в автобиографии пример

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Расчет необходимой штатной численности сотрудников

Чтобы грамотно рассчитать необходимую штатную численность, сначала нужно определить, сколько сотрудников нужно для продуктивной работы предприятия.

Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:

1. Планируемый объем работ на рассматриваемый период (например, выручка за год).
2. Фонд рабочего времени на этот же период (если в часах, то количество часов работы за весь рассматриваемый период).
3. Предполагаемая выработка (выручка) одного сотрудника в час.
4. Коэффициент выполнения запланированных норм (плановая выручка за предстоящий год делится на фактическую выручку прошлого года).

Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.

Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.

Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.

В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.

Фактическая численность работников

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени, который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.

Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п. 77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера. Рассчитывается такая численность путем выяснения среднего количества сотрудников, работающих полный рабочий день, относительно каждого календарного месяца. Отдельно считается количество сотрудников, которые работают на полставки.

Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением временных сотрудников, работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.

Численность работников организации определяет эффективность коммерческой деятельности. Нужно серьезно подходить к установлению штатного расписания. Кроме планируемых людей в штате, руководитель должен учесть и тех, которые будут на него работать по факту. Превышение работников в штате или, наоборот, их недобор говорит о том, что свое штатное расписание вам необходимо пересмотреть.

Статьи по теме

Узнайте, как рассчитать оптимальное количество рабочей силы для конкретной организации или отдельного структурного подразделения. Больше полезной информации о применяемых формулах и понятиях вы найдете в статье.

Скачайте полезные документы:

Что такое штатная численность работников: определение

Штатная численность — понятие, фигурирующее в документах предприятия. Используется оно для обозначения общего количества сотрудников, обеспечивающих нормальную жизнедеятельность компании и включенных в ее штатное расписание . Когда определяют штатную численность работников структурного подразделения или целого предприятия, учитывают предусмотренное количество штатных единиц.

★ Запрашивать данные о штатной численности сотрудников компании могут контролирующие инстанции (например, налоговая инспекция), банковские учреждения, ПФР. Подробнее об отчетах, которые работодатель обязан регулярно готовить для службы занятости , Росстата и Пенсионного фонда , читайте в электронном журнале «Кадровое дело».

Чем отличаются штатная численность и фактическая численность работников

На практике штатную и фактическую численность персонала часто путают. Однако это разные понятия: штатная численность определяется, исходя из данных штатного расписания, а фактическая — методом простого подсчета сотрудников, работающих в организации на определенную дату.

Пример. Штатная численность работников ООО «Омикрон» по документам составляет 40 человек. Определяя фактическую численность персонала на 3 августа 2019 года, кадровик компании обнаружил, что эти показатели не совпадают. На момент расчета три должностные позиции оставались вакантными. Следовательно, фактическая численность персонала составляет всего 37 человек, что на 3 единицы меньше штатного показателя.

Пример заполнения штатного расписания (фрагмент)

★ Если в организации есть должности, внесенные в штатное расписание, но на текущий момент никем не занятые, штатная численность персонала будет превышать фактическую. Однако может возникнуть необходимость в персонале сверх предусмотренного штатным расписанием.

Кроме того, в процессе бизнес-планирования используется еще один важный показатель — предельная штатная численность работников: это норматив, определяющий максимальное экономически обоснованное количество сотрудников для конкретного предприятия. Если этот показатель не превышен, производственная нагрузка распределяется равномерно, рабочее время используется сотрудниками рационально, а фонд заработной платы застрахован от перерасхода средств. Определить предельную численность работников помогают типовые нормы, разработанные для конкретной отрасли или категории персонала.

Читайте также:Приказ о назначении ответственного за газовое оборудование

★ Численность также может быть явочной, плановой и среднесписочной. Последний показатель фигурирует в ежегодных отчетах, сдаваемых организациями и индивидуальными предпринимателями в начале нового календарного года (до 20 января). При расчете среднесписочной численности не учитываются внешние совместители и исполнители по гражданско-правовым договорам.

Как рассчитать штатную численность работников

Учет и анализ численности, структуры и распределения персонала весьма тщательно ведется в бюджетных учреждениях, а вот в коммерческих организациях этим показателям обычно уделяется мало внимания. Назвать эту тенденцию позитивной сложно, ведь работодатель, знающий, какая штатная численность считается оптимальной для предприятия, ведет кадровую политику более рационально и не подрывает бюджет компании лишними расходами на персонал.

Расчет штатной численности работников осуществляется разными методами. Наиболее простым и эффективным считается метод, выраженный следующей формулой:

Ш = Ор / (Фрв * Вп * КВН)

где Ш — оптимальное количество сотрудников по штатному расписанию, Ор — запланированный объем работ, Фрв — фонд рабочего времени, Вп — плановая выработка в расчете на одного сотрудника, а КВН — коэффициент выполнения норм. Реальное значение этого коэффициента определяется соотношением плановой выработки расчетного периода к прошлогодним фактическим показателям.

Пример расчета. В отделе продаж ООО «Омикрон» работает 16 сотрудников. Руководство задумалось о сокращении штата, поскольку численность персонала превышает реальные потребности компании, а расходы на зарплату значительно снижают получаемую прибыль. Кадровик организации, которому поручили расчет оптимальной численности персонала в отделе, установил рамки расчетного периода (с 1 января по 1 сентября текущего года), использовал имеющиеся статистические данные по компании и подставил их в формулу.

Сначала он вычислил коэффициент выполнения норм, разделив показатель плановой выработки одного менеджера (57 000 рублей) на фактическую выработку по результатам прошлого года (50 000 рублей).

57 000 / 50 000 = 1,14

Затем ввел в расчет остальные данные: Ор —плановый объем продаж в расчетном периоде (1 050 000 000 рублей) и Фрв — фонд рабочего времени (1336 часов). Подставив эти показатели в формулу, он получил следующее уравнение:

Ш = 1 050 000 000 / (1336 * 57000 * 1,14) = 12

Итоговый расчет показал, что для полноценной работы отдела продаж ООО «Омикрон» достаточно 12 человек. При этом трудовые права сотрудников не нарушатся (они будут работать без перегрузок), а прибыль работодателя заметно возрастет.

Существует и отдельная формула расчета, которую применяют, если нужно определить численность персонала, который фактически находится на работе. Далеко не каждый день все штатные сотрудники организации выходят на работу. Кто-то может заболеть, кто-то — уехать в командировку или попросить отгул, поэтому и возникает необходимость в расчете этого показателя. При сменном режиме работники трудятся поочередно, что также влияет на производственный процесс. Чтобы не перегружать персонал работой, достаточно определить, сколько человек в среднем находится на своих рабочих местах изо дня в день:

где Шрм — штатное количество сотрудников на рабочих местах, Н — нормативное количество персонала, а Кн — плановый коэффициент невыхода на работу. Значение этого коэффициента определяется по формуле 1 + Дн, где Дн — доля нерабочего времени (высчитывается по рабочему календарю).

Пример расчета. Для отдела продаж ООО «Омикрон» оптимальная штатная численность работников (образец расчета приведен выше) составила 12 человек. Руководитель поручил кадровику более точно определить, сколько человек должно остаться в отделе после сокращения, чтобы при неявке на работу части сотрудников общая производительность подразделения не снижалась. Установив по календарю, что в году будет 49 нерабочих дней, кадровик подсчитал, что при восьмичасовом рабочем дне (именно в таком режиме трудятся менеджеры отдела продаж) этот показатель составит 392 часа (из всех 2003 рабочих часов в учетном периоде). Затем он вычислил коэффициент невыхода на работу:

И подставил коэффициент невыхода в итоговую формулу:

Таким образом, кадровик выяснил, что для стабильной работы отдела продаж ООО «Омикрон» в его штате должно числиться 14 человек.

Учет и анализ штатной численности персонала — один из ключевых этапов бизнес-планирования. Используя для расчета оптимального показателя готовые формулы, учитывайте отраслевые и межотраслевые нормы по труду, а также функции конкретной организации и особенности ее структуры. Помните, что некоторые инстанции имеют право запрашивать у работодателей сведения о штатной и фактической численности работников.

Источник: lawsexp.com