Содержание
- Пример заполнения основного раздела журнала:
- В журнал включены дополнительные материалы:
- Контрольная пломба
- Нормативные материалы:
- Вопрос-ответ по теме
- Вопрос
- Ответ
Кто обязан заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками и где они должны храниться — в отделе кадров или в бухгалтерии?
редактор журнала "Отдел кадров
государственного (муниципального) учреждения"
Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2016 г., с. 78.
Обязанности по изданию и хранению договоров о материальной ответственности в организации могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений. Порядок издания и хранения устанавливает работодатель приказом или в локальном акте организации.
Обоснование. Специальных требований о том, где должны храниться договоры о полной материальной ответственности, нет. При этом, например, в разд. 4 "Учет и отчетность" (подразд. 4.1 "Бухгалтерский учет и отчетность") Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558*(1) есть ст. 457 "Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица". Из чего можно сделать вывод, что хранить их следует в бухгалтерии.
А согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденным Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78, заключение договора об имущественной ответственности работника относится к функциям, исполняемым инспектором по кадрам (п. 3.6.7).
Таким образом, в бухгалтерии можно хранить оригиналы договоров о материальной ответственности, а в отделе кадров в личных делах работников — копии договоров.
Какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься изданием и хранением договоров о материальной ответственности в конкретной организации, вправе определять ее руководитель. Соответствующие обязанности можно закрепить в приказе (распоряжении) либо положении о структурном подразделении и включить в должностные инструкции или трудовые договоры работников, которые непосредственно будут выполнять указанные выше функции.
1 декабря 2016 г.
*(1) "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.
Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "Аюдар Инфо"
На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы — это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.
Издатель: ООО "Аюдар Инфо"
Почтовый адрес: 125124, г. Москва, 1-я улица Ямского поля, д. 15
Телефон редакции: (495) 925-11-73 (многоканальный)
Журнал регистрации договоров о материальной ответственности — применяется для регистрации договоров об индивидуальной и коллективной материальной ответственности.
Пример заполнения основного раздела журнала:
В журнал включены дополнительные материалы:
- Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 39. Материальная ответственность работника
- Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности"
Читайте также:Преднамеренное прекращение движения транспортного средства
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности регулирует меры ответственности за нанесение ущерба одной из сторон трудового договора (работник и работодатель). Договор заключается в том случае, когда между предпринимателем и гражданином уже заключен трудовой договор. В образце договора о материальной ответственности оговариваются:
- обязанности администрации и работника по обеспечению сохранности имущества предприятия, вверенного работнику
- устанавливается материальная ответственность работника за необеспечение сохранности этого имущества.
Следует различать виды материальной ответственности: ограниченную, которая возникает вне зависимости от того, заключен ли договор о материальной ответственности или нет, в случае причинения работодателю прямого действительного ущерба (ст. 238 Тк РФ) и предполагает возмещение причиненного работодателю ущерба в пределах среднего месячного заработка работника; и полную, которая наступает в строго определенных законом случаях на основании заключенного договора и предполагает полное возмещение причиненного работодателю ущерба.
Договор о материальной ответственности заключается отдельно от трудового, одновременно с ним или в разное время, например, когда выполнение обязанности по обслуживанию материальных ценностей возникло у работника в процессе работы.
Постановлением N 85 утвержден не только Перечень работ и должностей работников, с которыми работодатель имеет право заключить договор о полной материальной ответственности, но и форма такого договора. Мы рекомендуем руководствоваться именно ею при разработке договоров о полной материальной ответственности в вашей организации.
При подписании договора рекомендуем составить акт или провести инвентаризацию, чтобы было четко понятно, какое имущество и в каком количестве вверяется работнику. Если этого не сделать, в дальнейшем будет проблематично доказать, что недостача товарно-материальных ценностей была допущена конкретным работником. Заметим, что инвентаризацию необходимо проводить в связи с отпусками материально ответственных работников, их больничными и при их увольнении.
В дополнение к договору необходимо ознакомить работника с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок использования и хранения имущества или денежных средств (например, инструкцией о порядке осуществления кассовых операций или правилами отпуска товара со склада).
Заключить договор о полной материальной ответственности работодатель может не только с конкретным работником, но и с небольшим коллективом, так называемой бригадой. Напомним, что в силу ст. 245 ТК РФ коллективная (бригадная) ответственность вводится в организации, если работники совместно выполняют работу, связанную с хранением, обработкой, продажей, перевозкой и другим способом использования переданных им ценностей. Введение такой ответственности осуществляется приказом руководителя организации.
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Контрольная пломба
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Вопрос-ответ по теме
Вопрос
По какой из статей Перечня типовых управленческих архивных документов правильно определить срок хранения таких документов, как: договоры коллективной материальной ответственности с приложенными листами ознакомления сотрудников, договоры о материальной ответственности материально ответственного лица, коллективные договоры, приказы руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе?
Ответ
Вы правы, для того чтобы определить сроки хранения указанных документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень) (приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380).
Читайте также:Слова расходник расходный ордер безнал безналичный расчет
Эксперт делится важной информацией о экспертизе ценности документов в материале по ссылке.
Говоря о сроках хранения договоров коллективной материальной ответственности, договоров о материальной ответственности материально-ответственных лиц, следует учитывать, что трудовое и гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает полную или частичную материальную ответственность работников за ущерб работодателю, причиненный их неквалифицированными или предумышленными действиями во время исполнения служебных обязанностей. Материальная ответственность может быть как персональной, так и коллективной. В первом случае между работодателем и конкретным работником заключается договор о материальной ответственности, во втором случае — между работодателем и группой работников (например, бригадой) заключается договор о коллективной материальной ответственности. Перечень не содержит отдельных статей на договоры коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Поэтому, говоря о сроках хранения вышеуказанных договоров, можно руководствоваться ст. 457 Перечня, определяющей сроки хранения договоров о материальной ответственности материально-ответственного лица.
№
статьи
Вид документа
Срок
хранения
документа
Примечания
Договоры о материальной ответственности материально-ответственного лица
После увольнения материально-ответственного лица
Срок хранения "постоянно" (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Как видим, срок хранения указанных договоров будет индивидуальным для каждого сотрудника и будет зависеть от даты увольнения конкретного сотрудника. Поэтому при хранении указанных договоров очень важным становится учет уволенных сотрудников, которые являлись материально-ответственными лицами.
Подробнее о текущем хранении документов мы писали здесь.
Следует обратить внимание то, что в Перечне есть упоминание о сроке хранения такого документа, как Образцы подписей материально-ответственных лиц. Поэтому при заключении договоров с материально-ответственными лицами можно рекомендовать составлять этот документ, который, как правило, содержит следующие графы:
наименование должности материально-ответственного лица;
Ф.И.О. материально-ответственного лица;
основание (номер и дата договора):
примечание (например, указывается дата увольнения материально-ответственного лица).
Срок хранения Образцов подписей материально-ответственных лиц определяется ст. 458 Перечня:
Образцы подписей материально-ответственных лиц
До минования надобности (1)
Читатель задает вопрос не только о сроках хранения договоров о коллективной материальной ответственности, но и о сроках хранения листов ознакомления сотрудников с указанными договорами. Еще раз поясним, что договор коллективной материальной ответственности заключается между работодателем и членами коллектива (в лице руководителя коллектива), а подписывается работодателем, руководителем коллектива, например, бригадиром, и членами коллектива. Поэтому подписи всех членов коллектива являются обязательными и входят в состав раздела договора «Подписи сторон». При подписании договора всеми членами коллектива необходимости в ознакомлении сотрудников с уже подписанным ими договором о коллективной материальной ответственности нет. Но если все-таки возникает необходимость определения сроков хранения каких-либо документов к договорам, то можно рекомендовать использовать ст. 455 Перечня.
Документы (расчеты, заключения,
справки, переписка) к договорам,
После истечения срока действия договора, соглашения
Подробнее о сроках хранения документов мы написали в материале по ссылке.
Читайте также:Составьте описание ближайшего к месту вашего проживания
Говоря о сроках хранения договоров коллективной материальной ответственности, следует учитывать, что Перечень определяет не только сроки хранения договоров коллективной материальной ответственности, но и сроки хранения переписки о ходе заключения коллективных договоров, документов и переписки о проверке выполнения условий коллективного договора [*] :
(1) Присланные для сведения – до минования надобности
Переписка о ходе заключения коллективных договоров
Документы (протоколы, анализы,
справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора
Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора
Здесь и далее звездочки означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Срок хранения "до минования надобности" не может быть менее одного года.
Отметка "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК") означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".
Читайте подробнее о основных видах документов организации по этой ссылке.
Говоря о сроках хранения приказов руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе, хотелось бы пояснить, что штраф (от нем. Strafe — «наказание») — вид наказания; денежное взыскание, как правило, в пользу государства, назначаемое за совершение проступка. В законодательстве разных государств наряду с термином «штраф» используется также термин «денежное взыскание».Штрафы на работе противоречат трудовому законодательству. Штрафование за дисциплинарные проступки (опоздание на работу и т. п.) законодательством запрещено. Привлечь работника к материальной ответственности можно, только если он своими действиями причинил работодателю прямой ущерб.
Вы узнаете больше о исходящих документах, если перейдете в материал.
Но поскольку понятия штрафа нет в Трудовом кодексе РФ, есть мотивированное лишение премии за тот или иной проступок. Мотивированное лишение премии должно быть обосновано и понятно как работодателю, так и работнику, оформляется приказом в соответствии с положением о премировании. При определении сроков хранения таких приказов можно руководствоваться п. б ст. 19 Перечня. Кроме того, следует обратить внимание читателей на 20, 21 статьи Перечня, которые определяют сроки хранения проектов приказов и документов к ним, а также документов об их выполнении:
Приказы, распоряжения; документы
(справки, сводки, информации,
а) по основной (профильной)
б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение,
перевод, увольнение; аттестация,
повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
изменение фамилии; поощрения,
награждения; оплата труда,
премирование, различные выплаты;
все виды отпусков работников с
тяжелыми, вредными и опасными
условиями труда, отпуска по
уходу за ребенком, отпуска без
(заработной платы); дежурства по
профилю основной деятельности;
длительные внутрироссийские и
командировки для работников с
с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)
в) по административно-хозяйственным вопросам
(1) Присланные для сведения – до минования надобности
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.
Проекты приказов, распоряжений;
документы к ним
Документы (справки, доклады,
отчеты, переписка) о выполнении
Подробнее о формировании дел мы писали здесь.
[*] Коллективный договор — «правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей» (ст. 40 ТК РФ).
Источник:
