Содержание
- Основное назначение
- Почему расходятся результаты
- Порядок заполнения
- Бланк и образец документа
- Более простая форма
- Нормативная база
- Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
- Порядок проведения инвентаризации
- Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии
- Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов
- Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц
- Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств
- Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета
- Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией
- Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации
- Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации
- Выявлена недостача
- Выявлены излишки имущества
Если результаты инвентаризации расходятся с данными, отраженными в учетных документах, необходимо составить так называемую сличительную ведомость. Обычно используется специальная форма ИНВ-19, которая достаточно удобна и проста. Бланк и готовый пример оформления документа, особенности, на которые важно обратить внимание – обо всем этом прямо сейчас.
- Основное назначение
- Почему расходятся результаты
- Порядок заполнения
- Бланк и образец документа
- Более простая форма
- Нормативная база
- Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
- Порядок проведения инвентаризации
- Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии
- Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов
- Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц
- Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств
- Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета
- Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией
- Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации
- Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации
- Выявлена недостача
- Выявлены излишки имущества
Основное назначение
Проведение учета – это обязательная процедура, в ходе которой практически всегда неизбежно обнаруживаются расхождения:
- излишки;
- недостача.
Все эти расхождения обязательно фиксируются в письменном виде. Процедура составления отчетности необходима, прежде всего, самой компании, поскольку:
- Благодаря детальному учету можно корректно составить документы бухгалтерской отчетности.
- Есть возможность проанализировать причины недостачи и снизить ее объемы.
- Можно увидеть слабые места в системе хранения, транспортировке товаров в пределах предприятия, в работе сотрудников, что приводит к расхождениям в результатах.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ведомость заполняется во всех случаях при проведении учета – как планового, так и внеочередного (например, после увольнения одного материально ответственного лица и передачи его полномочий новому сотруднику).
Почему расходятся результаты
Очевидно, что результаты подсчета товарных единиц, материалов, сырья, продуктов и других материальных ценностей, могут разойтись с представленными в учетных документах из-за допущенной невнимательности. Причем ошибка может возникнуть сразу на нескольких этапах или на одном из них:
- Ошибки во время подсчета – это наиболее вероятная и реальная причина.
- Ошибки при составлении того или иного документа с остатками.
Наряду с этим причины расхождений могут быть связаны с такими факторами:
- пересортица;
- хищение;
- пропажа предмета (по невнимательности);
- ошибка кассира (товар не был пробит и просто «передан» на кассе).
Анализ конкретных причин – всегда сложный процесс. Как правило, результатов только одной инвентаризации, представленных в сличительной ведомости, недостаточно. Понадобится провести серию проверок (в том числе внеплановых), чтобы установить конкретные причины расхождений.
Порядок заполнения
Результаты с расхождениями не сразу заносятся в бланк. Как правило, процедура выглядит следующим образом:
- Работники, принимающие участие в инвентаризационной комиссии обнаруживают недостачу и/или излишки.
- Они сразу фиксируют эти сведения в свои личные бумаги (черновой вариант).
- Затем перепроверяют данные, чтобы исключить возможность ошибки по невнимательности (обычно пересчитывает другой сотрудник для большей достоверности).
- Если подтверждается, что факт недостачи или излишков действительно имеет место, результат инвентаризации переносится в чистовой вариант – т.е. в сличительную ведомость.
Бланк и образец документа
Если задействовать наиболее распространенную форму ИНВ-19, достаточно просто корректно заполнить все поля. Если же разработать и использовать собственный образец, то при его составлении важно учесть, чтобы документ содержал такую информацию:
- Название организации, вид ее деятельности, коды по ОКУД и ОКПО.
- Ссылка на документ, который регламентировал начало проведения инвентаризации – обычно издается соответствующий приказ, в котором оговариваются сроки процедуры, ответственные лица и председатель комиссии.
- Сроки проведения инвентаризации – начальная и конечная даты (иногда они могут совпадать).
- Номер документа (применяется сквозная нумерация в течение всего года или по другим периодам – на усмотрение администрации).
- ФИО, полное название должности ответственного лица. Это может быть заведующий складом, менеджер отдела, старший кассир/продавец, администратор и др.
- Основная часть сличительной ведомости представлена в виде таблицы, в которой фиксируются результаты инвентаризации. Необходимо указать только те группы товаров, по которым обнаружена недостача и/или избыток (в том числе в результате пересортицы). В форме ИНВ-19 содержатся 32 графы, в том числе:
- название товара (или иной ценности), его сорт, вид;
- маркировка товара в виде кода, который принят в системе номенклатуры на складе или в магазине;
- результаты по учету – с расхождением в количествах и в рублях (как по излишкам, так и по недостаче);
- расхождения по пересортице;
- окончательно посчитанные расхождения (с учетом дополнительных итоговых проверок).
- В конце ведомости еще раз ставит свою подпись материально ответственное лицо, что означает факт его ознакомления с результатами.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Суммы указываются с точностью до копеек. Если значение не содержит копеек, можно указать в простом формате, например 1000 (рублей), а не 1000,00 (рублей).
Бланк формы ИНВ-19 показан ниже.
А вот готовый пример:
Более простая форма
Каждая компания вправе сама решить, какой именно бланк использовать. При этом форма ИНВ-19 используется очень часто – с одной стороны, она удобна, с другой, многие фирмы продолжают применять ее по деловой привычке. Однако в некоторых случаях может пригодиться более простой вариант бланка, в котором можно указать минимум данных:
- наименование компании и склада, дата составления;
- наименование товара;
- его количество (фактом);
- его количество (по документам);
- выявленное отклонение;
- единицы измерения;
- цена единицы;
- сумма всех товаров по фактическому количеству;
- сумма всех товаров по данным в учетных документах;
- подписи, должности ответственных лиц, расшифровки подписей.
Читайте также:Составьте описание ближайшего к месту вашего проживания
Такой вариант позволяет значительно сэкономить время. Он используется при проведении учета на небольших складах, при подсчете отдельных позиций (участков), а также при повторном пересчете, если обнаружены отклонения, которые вызывают сомнения (т.е. есть основания думать, что причина ошибки – невнимательность).
Тема 3. Проверка действительного фактического наличия имущества организации данным учета.
Тема 3.1. Составление сличительных ведомостей по инвентаризации имущества и обязательств организации.
Освоение профессиональных компетенций:
| ПК 2.1. Формировать бухгалтерские проводки по учету источников имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета. | Грамотность использования нормативных документов по учету источников имущества организации; Точность и грамотность оформления документов по операциям формирования и использования источников имущества организации; Грамотность отражения в учете источников имущества организации. |
| ПК 2.2. Выполнять поручения руководства в составе комиссии по инвентаризации имущества в местах его хранения. | Грамотность использования нормативных документов при подготовке и проведения инвентаризации имущества и обязательств; оптимальность выбора вида инвентаризации в зависимости от инвентаризируемого объекта, сроков проведения инвентаризации. |
| ПК 2.3. Проводить подготовку к инвентаризации и проверку действительного соответствия фактических данных инвентаризации данным учета. | Точность и грамотность оформления документов по инвентаризации с учетом инвентаризируемого объекта; Качество проверки соответствия фактического наличия имущества организации данным учета; Грамотность отражения результатов инвентаризации в сличительных ведомостях; Полнота и своевременность регистрации явлений и операций, не отражаемых первичной документацией в момент их совершения; Грамотность оценки объектов, не отраженных первичной документацией в момент совершения с ними операций. |
| ПК 2.4. Отражать в бухгалтерских проводках зачет и списание недостачи ценностей (регулировать инвентаризационные разницы) по результатам инвентаризации. | Грамотность отражения в учете выявленных разниц; Качество обоснования списания недостачи и порчи имущества организации; Грамотность обобщения результатов инвентаризации. |
Перечень наглядных пособий:
ЗАКОН «О бухгалтерском учете»
Нормативные документы, регулирующие проведение инвентаризации имущества организации налоговыми органами.
Программный продукт (1С:Бухгалтерия сетевая версия, комплексная конфигурация)
План:
1 вопрос. Необходимость, роль и значение сличительных ведомостей при проведении инвентаризации имущества и обязательств организации.
2 вопрос. Порядок оформления сличительных ведомостей по инвентаризации имущества и обязательств организации.
Самостоятельное изучение
Систематическое самостоятельное изучение тем по учебной литературе, нормативно-законодательной базы.
| — оформить рабочую тетрадь и изучить нормативные документы; |
| — выполнить задания по составлению сличительных ведомостей. |
Источники литературы для самостоятельного изучения:
1. Бернстайн Л. А. Анализ финансовой отчетности, пер. с англ. — М.: Финансы и статистика, 1996. — 624 с.
- Рогуленко Т.М. Бухгалтерский учет: учебник / Т. М. Рогуленко, В. П. Харьков. — М.: Финансы и статистика, 2008. — 351 с.
Необходимость, роль и значение сличительных ведомостей при проведении инвентаризации имущества и обязательств организации
Сличительная ведомость результатов инвентаризации— обязательный документ в случае пересортицы, когда возможен взаимозачет недостач излишками товара того же сорта, а также в таких ситуациях, когда зачесть одни товары другими нельзя.
Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
Заполнение сличительных ведомостей представляет собой второй этап инвентаризации. После того, как ревизия проведена, инвентаризационные описи заполнены, следующим шагом является занесение результатов выявления излишков и недостач в сличительные ведомости.
Составлять сличительные ведомости по инвентаризации следует в двух экземплярах: одна ведомость отдается материально ответственному лицу, вторая подшивается к результатам инвентаризации и хранится в бухгалтерии.
Каждой сличительной ведомости присваивается порядковый номер. Должно быть видно, по состоянию на какую дату была проведена инвентаризация. Обязательными являются подписи лиц, ответственных за проведение инвентаризации и сохранность ценностей.
Следует оформлять отдельные сличительные ведомости по арендованному имуществу, взятому на ответственное хранение, переданному для переработки
Информация в сличительные ведомости заносится только по тем ценностям, по которым выявлены расхождения с бухгалтерским учетом, поэтому не нужно дублировать все сведения из инвентаризационных описей, заносите только данные об излишках, недостаче, пересортице.
Чтобы избежать ошибок и не исказить результаты инвентаризации при переносе данных из инвентаризационных описей в сличительные ведомости, необходимо соблюдать внимательность. Техническая ошибка, допущенная на этом этапе, повлечет за собой неверное отражение результатов инвентаризации в учете.
При заполнении сличительной ведомости по инвентаризации должна отсутствовать возможность несанкционированных исправлений данных, заносимых в документ.
Нормативная база
Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.
Читайте также:Характеристика на коммерческого директора для награждения образец
Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации или реорганизации организации.
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация проводится в несколько этапов.
Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии
Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:
представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);
другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).
Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.
В комиссию должны входить как минимум два человека.
Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.
После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.
Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.
Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 201_ г.", что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц
Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.
Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств
Инвентаризационная комиссия определяет:
наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);
виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);
состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).
Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета
После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.
Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:
по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).
Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией
Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Читайте также:Что значит нестандартная посылка с объявленной ценностью
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.
Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.
С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).
Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.
Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации
Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).
После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.
После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.
Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).
При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.
Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Выявлена недостача
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
Проводка
Операция
Д 94 — К 10 (41, 43)
Списана стоимость утраченного имущества
Д 20 (25, 26, 44) — К 94
Списана недостача в пределах норм естественной убыли
Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н):
если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;
Источник:
