Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия

Содержание

1. Как правильно написать докладную записку на имя директора?
2. Что такое докладная записка?
3. Цели докладных записок
4. Виды докладных записок
5. Структура документа
6. В связи с, чем составляются докладные записки
7. Докладные записки на сотрудников
8. Примеры «Докладные записки на сотрудников»

Задание: :Составьте документ по личному составу. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации (из одной научной лаборатории в другую). Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ОТКРЫТОГО ТИПА «ВЫМПЕЛ»

15.08.2014 г. №364 — к

по личному составу

Вершинина Аркадия Гавриловича из лаборатории синтеза с должности лаборанта в лабораторию анализа старшим лаборантом с окладом 25000 руб. в месяц. Основание: заявление Вершинина А.Г. от 10.08.2014 г.

Начальник отдела кадров

С приказом ознакомлен:

Задание: Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

протокол деловой документ приказ

О невыполнении распоряжения о монтаже оборудования

Монтаж оборудования на участке №3 не был выполнен 12.01.2015 г. По причине слабого контроля со стороны главного инженера В.В. Иванова.

Начальник отдела строительства подпись М.М. васин

Административная лестница любого бизнеса и любого управления стоит на неукоснительном соблюдении иерархии «начальник-подчиненный».

Поэтому необходимость выполнять все указания вышестоящего лица есть обязательное правило внутреннего распорядка любой организации.

Но что бывает, если начальник вопиюще не прав? Одним из способов защиты является написание докладной записки, которое выполняется по определенным правилам. Как правильно написать докладную записку на своего начальника мы подробно рассмотрим далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Как правильно написать докладную записку на имя директора?

Можно в очередной раз вспомнить правило: начальник всегда прав (особенно, если это глава компании), а можно отстоять свои права. Подчиненный в организации – не бесправная единица. Даже генеральный директор не является тупиковым пунктом – в конце концов, есть и трудовая инспекция, суд наконец.

Одним из способов такой защиты является докладная записка на непосредственного руководителя. Единой формы для докладной записки на непосредственного начальника нет, для «шаблона» следует посмотреть в локальных инструкциях конкретной компании.

Тем не менее, чтобы составить бумагу, нужно соблюсти универсальные правила составления докладной.

Как же правильно написать докладную записку на имя директора? Для этого нужно запомнить следующие клише для успешного написания:

• полное наименование организации;
• наименование отдела;
• адресат (обычно это генеральный директор, директор филиала или департамента, руководитель предприятия – в любом случае, он должен быть начальствующим над тем, на кого вы жалуетесь, словом, вышестоящее руководство);
• регистрационный номер;
• суть проблемы (обязательны ссылки на нормы трудового распорядка, статьи законодательства, если ваш начальник нарушает и их);
• прошение о применении мер дисциплинарного воздействия (здесь надо быть особенно осторожным, лучше обратиться с просьбой об издании приказа о создании аттестационной комиссии или проверке в отношении лица, чем самому делать выводы о хамстве или профессиональном несоответствии);
• дата, подпись с расшифровкой.

Данные адресата и наименование фирмы пишутся в правом верхнем углу. Слева — название отдела, где случился инцидент. По центру пишется заголовок бумаги — докладная записка, регистрационный номер. Далее следует текст письма. Обязательно нужно указать наименование должности того, о ком идет речь, фамилию и инициалы.

Например:

Директору Подольского филиала ЗАО «Осирис»
Алексееву Алексею Алексеевичу
Отдел по работе с клиентами от менеджера Сидорова И.П.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 11

Довожу до вашего сведения, что руководитель отдела по работе с клиентами Петров Петр Петрович непрофессионально и неэтично подходит к работе, ставя под угрозу работу всего отдела. При обучении новых сотрудиков Петров П.П. настаивает на применении обмана и давления на клиента, мотивируя это необходимостью высоких результатов, что прямо запрещено Правилами поведения менеджера по продажам ЗАО «Осирис». Когда один из сотрудников (группа набрана в апреле 2017 года) прямо отказался это делать, Петров П.П. нецензурно обругал его, в результате чего другие члены группы засмеялись, что подтверждается видеозаписью со смартфона. Таким образом налицо непрофессиональный подход и прямое пренебрежение деловой этикой.

Прошу вас издать приказ о проверке в отношении Петрова П.П. на предмет его соответствия занимаемой должности и применении в отношении его дисциплинарных мер.

Старший менеджер отдела по работе с клиентами
Сидоров Иван Павлович (подпись)

Читайте также:Подделка договора купли продажи автомобиля судебная практика

27 мая 2017 года.

Отправить документ можно как в обычном, бумажном виде — обратившись к секретарю (обязательно удостоверьтесь в принятии и регистрации в журнале — в некоторых компаниях для этого заведен специальный журнал докладных записок), или в электронном, тогда заголовок докладной пишется в строке «тема сообщения». Лучше всего, если сохранить при этом копию отправляемого письма.

Многие спрашивают, может ли докладная быть анонимной — ведь после вмешательства «сверху» и получения нагоняя непосредственный руководитель может поутихнуть, но исподтишка сделать вашу дальнейшую работу на фирме невыносимой. Разумеется, можно, но по сути это бессмысленно — вероятность того, что такое обращение гендир оставит без внимания, практически стопроцентная.

Ответ на прошение должен поступить в течение двух суток.

Утверждение «начальник всегда прав» верно не всегда. Если действия его выходят далеко за рамки компетенции или служебной этики, то любой неравнодушный к процветанию компании сотрудник примет меры и сообщит об этом главе компании.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

• Повысить эффективность личной работоспособности. Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
• Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
• Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
• Защититься, когда ущемляются права. Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

1. Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
2. Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

По содержанию записки разделяют на:

• Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
• Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
• Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Читайте также:Постановление о возвращении вещественных доказательств образец

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
2. Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Вообще, в организациях должен быть установлен специальный шаблон по написанию докладной записки, на который должны опираться сотрудники. Если по каким-то причинам он отсутствует, то доводим до вашего сведения образец общего оформления документа. Изменяется только внутренняя часть записки в зависимости от характера содержания.

Внутренняя записка включает реквизиты согласно ГОСТу:

• полное наименование структурного подразделения или рабочего отдела, откуда поступает информация;
• дата составления документа;
• название документа;
• инициалы адресата;
• непосредственно сам текст;
• подписьсоставителя.

Название вида документа пишется большими прописными буквами, оно, может, находиться по центру или от границы левого поля.

Обязательными реквизитами внешней докладной записки являются:

• полное наименование предприятия;
• место составления (географический адрес и наименование структурного подразделения);
• в левом верхнем углу ставят дату и номер регистрации документа. Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом;
• заголовок (начинающийся со слов «Касательно…», «О…»);
• текст;
• инициалы составителя и занимаемая должность;
• подписьруководителя предприятия и ее расшифровка;
• номер телефона руководства.

Составить докладную имеет право каждый, кому выпала в этом необходимость, важно только знать, как составить правильно документ, чтобы ваши последующие действия не вышли за рамки закона. Это касается как обычных рабочих, так и отдела кадров в любой бухгалтерии. Документ – это как весомое подтверждение действий, в том что они были совершены обоснованно. Часто службы различных инстанций производят проверки государственных учреждений. Это необходимо для контроля правомерности денежного оборота бюджетных средств. Докладные записки в подобных ситуациях выступают серьезным обоснованием. А когда в компании было зафиксировано безосновательное начисление премии или, наоборот, удержание заработной платы, то на нее накладываются штрафные санкции.

В связи с, чем составляются докладные записки

Рассмотрим за что могут составляться докладные:

1. Записки,связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.
2. Прогул, когда сотрудник не явился на производство, в записке просится привлечь его к выговору или штрафу.
3. Нарушение должностных обязанностей, где в резюмирующей разделе требуется наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание.
4. Документ на имя руководителя предприятия об оскорблении чести и достоинства.
5. Нарушение трудовой дисциплины, если работник покинул рабочее место раньше положенного времени.
6. Если сотрудник появился на работе в пьяном виде или под наркотиками.
7. Если нужно выдать премию. Тогда предлагаются и виды поощрения работника на основании внутренней документации учреждения.

Докладные записки на сотрудников

Чаще всего на предприятиях оформляются докладные, связанные с нарушением сотрудниками трудовой дисциплины. Сюда относится: нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде, отлучка во время рабочего процесса, нарушение внутренних уставов и т. д. За такие инциденты работнику может быть не только выговор, но и увольнение с административной ответственностью. Если у вас сложилась непонятная ситуация при составлении докладной на сотрудника, то лучше проконсультироваться с юристом или кадровиком насчет всех тонкостей, так как наказание за счет них можно смягчить. Как пример, если работник не был на рабочем месте больше 4 часов — это прогул, а если меньше, то это отлучка, которая карается не так строго. Так или иначе, перед тем как приступать к составлению записки, нужно принять от работника объяснительную, где он излагает причину, подтолкнувшую его на проступок.

Читайте также:Реально ли взять ипотеку без официального трудоустройства

Записка о наказании работника составляется на основании его письменного объяснения, которое потом рассматривает вышестоящее должностное лицо. Когда виновник не хочет предъявлять объяснительную, на него составляют акт. Если на производстве произошел несчастный случай, то проводит расследование специальная комиссия, которая осуществляет экспертизу и передает дело в прокуратуру. После, результаты вносят в акт и вписывают возможные виды мер наказания. Как пример, кража: для того чтобы процедура увольнения была законной проводят расследование. В любом случае, задача докладчика при составлении докладной записки — описать только факты, без приукрашиваний, чтобы руководитель мог четко увидеть ситуацию. Часто объяснительные от работников считают удовлетворительными и выносят просто выговор, но если виновник не счел нужным написать объяснительную о прогуле или опьянении, его увольняют без разбирательств.

Из-за того, что оскорбление — это административное нарушение, то о написании докладной записки по факту оскорбления на рабочем месте, хочется рассказать отдельно. В этом случае составление документа предполагает взять во внимание ряд тонкостей обязательных к учету. Неуважительное отношение к коллегам влияет на качество работы системы, от этого возникает дестабилизируемая психологическая обстановка в коллективе отчего и теряется имидж организации. Различного рода угрозы пресекаются не только наложением штрафа, но и исправительными работами.

Чтобы пресечь нарушителя начальство должно быть оперативно поставлено в известность. Непристойное поведение на работе – недопустимый элемент во взаимоотношениях коллектива. В документ нужно внести не только подробное описание инцидента, но и просьбу о наказании для нарушителя, чтобы в дальнейшем такого не повторилось. Стоит принять к сведению, что если руководство проигнорировало докладную об оскорблении и не приняло соответствующих мер, это карается административными штрафами.

Примеры «Докладные записки на сотрудников»

Если вы не знаете, как написать докладную записку на сотрудника, то образец представлен ниже:

1. Сначала пишем описание подразделения: «Аналитический отдел Института аграрных исследований».
2. После идет шапка документа: «Руководителю аналитического отдела Якову О.В. от старшего специалиста Матросова И.И.».
3. Пишем именование документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
4. Теперь излагается суть проблемы: «Довожу до вашего сведения, что старший специалист Матросов Иван Иванович 03.07.2016 явился на работу с опозданием на 3 часа. Объяснительную нарушитель не предоставил, а на просьбу ее составить ответил оскорблением. Так как подобные нарушения происходят часто, предлагаю принять соответствующие меры с вынесением выговора».
5. Ставится дата и подпись с расшифровкой.

Пример докладной записки по факту нарушения финансово-хозяйственной деятельности

Генеральному директору ООО «ВЕРШИНА»
Петрову Леониду Яковлевичу
Главного бухгалтера организации
Нестеренко Нины Дмитриевны

В ходе проверки финансово-хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 67548,37 рублей (шестьдесят семь тысяч пятьсот сорок восемь рублей тридцать семь копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Семенова Александра Дмитриевича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.
Дата 08.11.2016
Подпись расшифровка.

Кроме того, докладные записки могут составляться на учеников, как мера воздействия, в воспитательных целях. Здесь документ составляет педагог директору или заучу учебного учреждения.

Например: О прошении перевода учащегося

Довожу до вашего сведения, что, несмотря на проведенные воспитательные беседы и общение с родителями, ученик 8а класса Сидоров И.И. продолжает нарушать дисциплину. 6 октября им было разбито окно в классе математики, а 7 октября был сорван урок химии.

В итоге остальные ученики, вместе с Сидоровым И.И. не могли получить знания. По этому поводу предлагаю рассмотреть решение педагогического совета о переводе Сидорова И.И. в другую школу.

Образец для составления докладной записки о хамском поведении сотрудника и оскорблении:

Отдел бухгалтерского учета
Начальнику ООО «ГРАЧ»
Ю. И. Иванову
Докладная записка
04.05.2016 №11
Об оскорблении на рабочем месте
Обращаю ваше внимание на то, что 03.05.2016 бухгалтер, Николенко Олег Павлович, использовал нецензурные слова, носящие оскорбительный характер, указывал на социальный статус и публично угрожал.

Прошу рассмотреть возможность привлечения Николенко О. П. к административной ответственности.
Ревизор отдела бухгалтерского учета (подпись) Ефремов Г. А.

Источник: lawsexp.com