складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.
- 3. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.2003 по 01.09.2003. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.
- 4. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.
- 5. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
- 6. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2003 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание сотруднику, отвечающему за делопроизводство, разработать меры по улучшению этой работы.
- 7. Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60 % месячного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
- 8. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву П.П. от 15.09.2003 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы от 12.01.2003 № 92 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2003 г. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2003 г. было сдано только 35,2 % всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.
- 9. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.
- 10. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
- 11. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
- 12. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
- 13. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20 %.
- 14. Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
- 15. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
- 16. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии Завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
- 17. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб.
- 18. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела Завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке тех- промфинплана на 2003 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
Фамилия исполнителя и его телефон Исх. № от
Краткая теоретическая часть
К справочно-информационным документам относятся: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо.
Акт –это документ, фиксирующий фактическое состояние дел.
В именительном падеже указываются:
1. наименование их должностей;
2. наименование представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);
3. фамилии и инициалы.
Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем при наличии заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последнем в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения.
В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).
Протокол –это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.
Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:
1. председатель или председательствующий;
3. присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);
5. докладчики по каждому пункту повестки дня.
Справка – документ, содержащий ответ на запрошенную информацию, или подтверждение тех или иных фактов и событий. Могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Докладная записка – адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Объяснительная записка — документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.
Какие документы относятся к справочно-информационным?
____________________________________________________________________________________
Из каких частей состоит текст акта?
Что в нем указывается?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Продолжите предложение и вставьте пропущенные слова.
Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается _______________________________, затем при наличии _______________________, а после этого (в алфавитном порядке) ___________________, последнем в списке указывается ________________________.
Что указывается в конце акта?
Что такое протокол?
На основании чего составляется?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Из каких частей состоит протокол?
Какие реквизиты включает протокол?
Что такое справка?
Какие включает реквизиты?
Кто подписывает справку?
Ставится ли печать на справках?
Докладная записка – это…
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Реквизиты докладной записки:
Каких бывает видов? Кем подписывается?
Объяснительная записка – это…
Реквизиты объяснительной записки:
Контрольная работа
1. Какие документы относятся к справочно-информационным? Перечислите их
2. Напишите название документа:
-аналог анкеты или автобиографии;
-необходим, для устройства на работу;
-документ информационного характера;
-входят сведения об образовании и трудовой деятельности
3. Каковы основные реквизиты, характер излагаемой информации, порядок расположения информации в номенклатуре дел организации?
Читайте также:Производственная характеристика учителя для втэк образец заполнения
4. Перечислите названия документов, в которых могут использоваться приложения?
5. Напишите заявление о предоставлении Вам академического отпуска (по медицинским показаниям)
Практические задания:
1. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
2. Составить докладную записку о замене старых персональных компьютеров новыми для введения новой программы по делопроизводству.
3. Составить объяснительную записку о срыве занятий в группе секретарей-референтов по причине отсутствия слушателей на учебных занятиях.
4. Составить справку о трудовом стаже на основании документов, хранящихся в отделе кадров предприятия «Аргам» на Семину А.П. экономиста, которая зачислена на работу приказом № 15 л/с от 14 марта 1990 г. Уволена по ст.31 КЗОТ РСФСР 17 декабря 1990 г. (приказ № 92 л/с от 10 декабря 1990 г.).
5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
6. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии Завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн.рублей, а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
7. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
8. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела Завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2006 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на 3 дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
9. Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
10. Вы работаете менеджером в туристической фирме «Арго». В связи с наступлением летнего сезона увеличен объем работ с клиентами-туристами, требуются дополнительные временные работники. Для решения этого вопроса необходимо оформить докладную записку на имя директора фирмы.
11. Оформите докладную записку на имя директора предприятия от начальника технологического отдела о выделении средств из директорского фонда для оказания материальной помощи в связи с временной потерей трудоспособности сотрудника в результате травмы, полученной на ежегодной спартакиаде сотрудников. Сотрудник должен получить возможность восстановить свое здоровье в санатории-профилактории предприятия в г.Сочи.
Вариант 1
1. Оформите объяснительные записки согласно ГОСТу
Директору ГОУ НПО ПЛ № 24
от учащейся группы № 80
Я, Денисенко Екатерина, 25.03.2010 отсутствовала на занятиях по причине плохого самочувствия (поднялась температура).
2) Главному бухгалтеру ООО «Центр» Крушининой Е.А. от бухгалтера Гранкиной В.Н. Объяснительная записка. Прошу Вас учесть сложившиеся непредвиденные семейные обстоятельства (госпитализация родственника) и не считать мое отсутствие на работе 20.07.2010 г. прогулом. Бухгалтер В.Н.Гранкина. 22.07.2010
3) Директору ПЛ № 47. Шумову В.С.от преподавателя Бондаренко В.А. Объяснительная записка. 09.09.2009 в 9.00 на занятиях по гражданской обороне пришли только трое учащихся из состава группы в 20 человек. В результате этого занятия пришлось отменить. Преподаватель Шумов В.С. 10.09.2009
Вариант 2
2. Оформите докладные записки согласно ГОСТу
1) Генеральному директору
Прошу Вас для организации инкассации по офисам: ул.Н.Арбат, д. 14, ул. Садовая д.56, Невский проспект, д.3 кор.2 дать указание руководителю административно-хозяйственной части Иванову И.И. изготовить 3 пломбира (устройства для изготовления пломб):
| № пломбира | Надпись |
| Оксидент-Треэвел 7 | |
| Оксидент-Треэвел 8 | |
| Оксидент-Треэвел 9 |
Начальник финансового отдела Д.А.Смирнов
2) Директору ЗАО «Монолит» Островскому Э.А. от начальника пионерлагеря Коршунова Л.П. Докладная записка. Согласно вашему предписанию мною совместно с техником-смотрителем Левитовым Р.А. 7-8 мая 2004 года проведен осмотр жилых помещений базы отдыха нашей фирмы. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии. Однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 следует побелить, а в корпусе № 3 надо подогнать двери. После устранения этих дефектов и соответствующей уборки жилые помещения будут пригодны для приема отдыхающих. Начальник пионерлагеря Л.п.Коршунов. 10.05.2004
3) Начальнику Московского городского комитета по начальному профессиональному образованию Кораблеву Л.П. Докладная записка. Довожу до Вашего сведения, что утвержденным главным управлением начального профессионального образования Москвы план приема учащихся на 2009/2010 учебный год выполнен. Принято 289 учащихся на обучение в группах со средним образованием на базе девяти классов и 90 учащихся в группы на базе полного среднего образования. В проведении профориентационной работы в школах Петровского района Москвы особо отличились мастера производственного обучения Облапова Г.Н., Иванов С.Т. и Кузнец Т.Р. Прошу рассмотреть возможность поощрения мастеров производственного обучения добившихся хороших результатов по организации и проведению профориентационной работы. Директор В.С.Шумов 10.08.2009
Вариант 3
1) Руководителю операционно-кассового управления. К.А.Константинову от Ведущего специалиста Кузнецова А.В. Докладная записка. 01.12.2003 введена в действие инструкция Центрального банка Российской Федерации № 234 «Об изменении порядка очередности платежей с расчетных, текущих, бюджетных счетов юридических лиц». В связи с этим возникла необходимость пересмотра порядка оформления платежных поручений клиентов банка, поскольку действующая форма платежных поручений не позволяет следовать указаниям Инструкции. В целях совершенствования порядка оформления платежных документов клиентов банка прошу проинформировать клиентов банка о введении в действие Инструкции Центрального банка Российской Федерации № 234 и обеспечить их копиями данной Инструкции, а также провести устный инструктаж с клиентами банка. Ведущий специалист А.В.Кузнецов 25.12.2003
2) Директору ПЛ № 24 Мусаевой Е.А. от мастера производственного обучения Соколовой Т.П. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА В апреле в кабинете №13 проводились следующие работы: — приобретены маркеры и жидкость для маркерной доски; — отремонтировано 4 ученических стола; — отремонтировано 5 пишущих машин; — отремонтировано 2 светильника; — согласно расписания проводятся занятия производственного обучения; — согласно графика проводятся консультации по дипломным работам; — согласно графика проводятся факультативные занятия по предмету: «1С: Предприятие и Кадры»; — работает кружок «АРТ-фото» — каждую пятницу проводится генеральная уборка. Мастер производственного обучения Соколова Т.П. 23.04.2010
3) Директору СОШ № 14 Токаревой Т.В. от преподавателя информатики Васильевой О.Н. Служебная записка. В кабинете № 15 «Информатика» имеет 15 компьютеров для учащихся, 1 компьютер для преподавателя и 1 сервер. При проведении практических уроков информатики в классе становится очень душно от включенных компьютеров, ко всему прочему класс находится на солнечной стороне и сильно нагревается от солнца до 30 0 С, поэтому проведение уроков невозможно согласно санитарным нормам. На основании вышеизложенного прошу приобрести в кабинет сплит-систему, так как она предусмотрена техникой безопасности. Преподаватель информатики Васильева О.Н. 29.08.2010
Вариант 4
1. Оформите служебные записки согласно ГОСТу
Директору ПЛ № 24
от мастера производственного обучения
Учащиеся группы № 91 «Секретарь-референт»
1. Рудик Анастасия Игоревна
2. Соловьева Яна Сергеевна
3. Фоменко Юлия Андреевна
4. Нельская Евгения Андреевна
5. Нестерцева Алена Александровна
6. Пачковская Виктория Викторовна
Участвовали в следующих мероприятиях, проводимых в I полугодии:
— 1 сентября – День знаний
— 70 лет системе начального профессионального образования
— Ежегодной ярмарке начального профессионального образования
— День борьбы с курением
— День конституции РФ
На основе вышеизложенного прошу поощрить денежной премией в размере 500 рублей
Мастер производственного обучения Т.П.Соколова
2) Директору ЗАО «Искра» Островкому Э.А. от начальника базы отдыха ЗАО «Искра» Кабачкова Е.С. Служебная записка. 1 апреля 2009 годы мною была проведен осмотр жилых помещений базы отдыха нашей фирмы. В результате проверки установлено, что все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии. Однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 следует побелить, а в корпусе № 3 надо подогнать двери. На основании вышеизложенного, прошу выделить денежные средства в размере 25 (двадцать пять) тысяч рублей для проведения ремонта.
Начальник базы отдыха ЗАО «Искра» Кабачков Е.С.
3) Оформите внешнюю докладную записку
ЗАО «Двадцать первый век»
18 мая 2009 года № 23
Техническому директору МГПО «Мосгорсвет» Свешникову А.А. Согласно Постановлению Правительства Москвы № 335 от 16.04.1996 вся реклама должна быть освещена. Паспорт на установку рекламного щита по адресу: Ленинский проспект, д. 22 — был согласован с МГПО «Мосгорсвет» и заключен договор от 12.07.2007; произведена предварительная оплата за пользование электроэнергией за год. Распоряжением мэра Москвы № 155-М от 23.09.2007 запрещено заключение договоров аренды на все виды рекламы. В связи с вышеизложенным щит не был установлен и подключен к сетям МГП по форс-мажорным обстоятельствам. Просим аннулировать договор № 345, а перечисленные денежные средства вернуть или перезачесть в счет оплаты договоров, которые планируется заключить в новом, 2010 году.
Читайте также:В каких случаях актуально изготовление пластиковых карт?
Директор В. А Ильин.
Самостоятельная работа
1. Что такое справка? Виды справок? В зависимости от адресной направленности справки могут быть … (продолжите предложение). Используются ли в справках трафаретный текст и унифицированные бланки?
2. Зарегистрируйте любой внутренний документ, используя при этом таблицу.
IV. Докладные записки и акты
Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.20_ о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.200_ «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 20_ года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 20_ г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.
Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.
Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
Составьте докладную записку о причинах несвоевременного предоставления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.
Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Напишите докладную записку на имя руководителя ООО «Вымпел» о командировании в г. Белгород старшего инженера планово-экономического отдела Добролюбова П.В, с 00 00.0000 сроком на 5 дней для выступления с докладом на семинаре «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров».
Составить докладную записку начальнику отдела реклам о дополнительном финансировании заказа №174/45 ООО "Ченелл и С" в связи с ростом цен на полиграфические услуги. Остальные данные укажите самостоятельно.
Составьте объяснительную записку преподавателя директору центра "Кадры" Н. И Иванову о срыве занятий в группе секретарей-референтов. Причина — присутствие только 3 слушателей из состава группы 19 человек.
Составьте объяснительную записку горного мастера производственного объединения "ПО № 43" начальнику шахты К. Е. Матвееву о нарушении производственной дисциплины.
Составьте докладную записку главного бухгалтера директору ООО "Полимер" о применении штрафных санкций к московскому филиалу АОЗТ "Спецоснастка", задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные напоминания.
Составьте докладную записку руководителя отдела информационного обеспечения ООО "Консультант" Иконниковой С.В. директору ООО М. П. Устиновой об опоздании на работу инженера Петрова С.В. и приложите объяснительную записку Петрова С.В..
Составить докладную записку о командировании инженера Лоскутовой Е. В. в ЗАО "Спецстрой" в связи с необходимостью уточнения объемов выполненных работ по договору №10-23.
Составить служебную записку отдела по работе с клиентами начальнику отдела снабжения ЗАО "Каримос" А. В. Дощину о заказе новых бланков документов в связи с производственной необходимостью в количестве 1000 экземпляров
Составьте акт о списании товароматериальных ценностей на основе приказа Начальника департамента от 00.00.0000 № _ «О проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей». В акте установлено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы поименованные ниже ценности, подлежащие списанию и исключению из учета.
Составьте акт приема-передачи ПЭВМ из отдела снабжения ОАО "ИНФАКАП" в отдел рекламы. Основанием является — докладная записка начальника отдела рекламы Правова И. С. В акте установлено, что ПЭВМ передается в отдел снабжения на срок выполнения работ по контракту №22/47. Реквизиты самостоятельно.
Составить акт о проверке сохранности документов в комитете по культуре. Основание: приказ председателя комитета от 20.04.20_ г. № 102 "О проверке сохранности управленческих документов". Комиссия провела организацию и условия хранения управленческих документов. Фактов утраты, порчи и незаконного уничтожения документов не установлено.
Составить акт ЗАО "Медприбор" о проверке работы с документами в отделе маркетинга. Основанием является приказ директора от 01.04.20_ г, №23 "О совершенствовании документационного обеспечения деятельности" ЗАО "Медприбор". В результате проведенной проверки установлены существенные недостатки; несвоевременно формируются в дела исполненные документы; заголовки дел не всегда соответствуют номенклатуре дел.
Составить акт о ревизии кассы ЗАО "Фрост". Указать сроки проведения и результаты ревизии.
Составить акт о нецелевом использовании бурильной установки "Вепрь" ОАО "Балтстрой". Указать сроки поломки. Бригадой Э. И. Самойлова установка использовалась в нерабочее время в личных целях без соблюдения требований инструкций по эксплуатации, материальный ущерб предприятия составил 18750 рублей.
Составить и оформить акт ОАО «Прогресс» по результатам проверки мер безопасности на складе готовой продукции. Основанием является приказ генерального директора № 48 «О мерах по предупреждению хищений». В решении комиссия указала:
модернизировать имеющуюся систему охранной сигнализации, установить видеокамеры наружного наблюдения.
сложившуюся на складе практику мер безопасности считать удовлетворительной.
7. ТЕМАТИКА КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
Тема 1. История развития государственной системы делопроизводства
а) Практика организации делопроизводства в государствах Древнего мира
б) Способы фиксирования и передачи информации в государствах Древнего мира
Перечислите делопроизводственные приемы и виды документов существовавшие в государствах Древнего мира и переменяемые в наше время.
Тема 2. История развития государственной системы делопроизводства в России.
а) приказное делопроизводство
в) исполнительное или министерское делопроизводство.
Перечислите реквизиты столбцовой формы делопроизводства, прошедшие через века и оставшиеся в документах наших дней.
Тема 3. Организация работы секретаря-референта
а) место и значение секретаря в структуре управления
б) основные задачи и функции, права и обязанности, взаимосвязи и ответственность.
в) рабочее место секретаря-референта
Составьте примерную должностную инструкцию секретаря-референта малого предприятия.
Тема 4. Основные положения по документированию управленческой деятельности
а) единые правила документирования управленческих действий, определенные ГСДОУ и УС ОРД и дополнениями к ГОСТу Р 6.30-97, введенными в действие с 1 апреля 2000г., ГОСТ Р 6.30-2003
б) виды организационно-распорядительных документов.
в) общий порядок оформления ОРД
Составьте общий бланк с угловым расположением реквизитов для Московской технологической академии «Станкин» Министерства общего и профессионального образования РФ. 110114, Москва, Бутиковский пер. д. 10, т.250-32-35, факс 254-44-01.
Тема 5. Унификация и стандартизация управленческих документов
а) общие требования к унификации документов
б) различия между ГОСТом 6.38-90 и ГОСТом Р 6.30-97 и ГОСТом Р 6.30-2003
Составьте бланк письма для закрытого Акционерного общества «Грань», 118934, Москва, ул. Луговая д.5, строение 1, т. 964-37-42, факс 964-30-10
Тема 6. Виды документов , их классификация
а) виды документов и признаки их классификации
б) перечень реквизитов служебных документов согласно ГОСТу Р 6.30-2003
Графически отобразите расположение реквизитов согласно ГОСТу Р 6.30-2003 и дополнения к нему на листе бумаги формата А4
Тема 7. Современное деловое письмо
а) условия унификации и правила оформления делового письма
б) существующие виды писем
Составьте письмо закрытого акционерного общества «АГАТ» в Комитет внешнеэкономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2011 г. леса в Литву в количестве 5000 куб.м, чтобы обеспечить поставку офисной мебели для своего филиала в Литве.
Тема 8. Организация рассылки деловой корреспонденции
а) подготовка деловой корреспонденции к рассылке
б) правила отправки документов различными средствами связи (Почтовые правила)
Изобразите схематично процесс подготовки корреспонденции к отправке и процесс обработки входящей корреспонденции.
Тема 9. Организационная документация
а) виды организационной документации и ее назначение
б) состав и расположение реквизитов организационной документации согласно ГОСТу Р 6.30-2003 и дополнения к нему
Составьте примерную должностную инструкцию секретаря закрытого Акционерного общества «Грань»
Тема 10. Распорядительные документы
а) виды распорядительной документации и ее назначение
б) состав и расположение реквизитов распорядительной документации согласно ГОСТу Р 6.30-2003
Читайте также:Протокол родительского собрания о сборе денежных средств
Составьте приказ по строительному кооперативу «Интерстрой» о неправильном использовании строительных отходов. Во констатирующей части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длинной свыше 20 см. В распорядительной части следует предложить заведующему складом организовать по реализации отходов частным лицам.
Тема 11. Документирование деятельности коллегиальных органов
а) Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний, собраний, заседаний
б) требования к составлению и оформлению протоколов согласно ГОСТу
Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс.руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
Тема 12. Документирование информационно-справочных материалов
а) виды информационно-справочных документов и их назначение
б) состав и расположение реквизитов информационно-справочных документов по видам
Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
Тема 13. Общие положения по организации и ведению кадрового делопроизводства
а) значение и виды документов по личному составу
б) состав и расположение реквизитов в документации по личному составу
Составьте формуляр заявления о предоставлении отпуска
Тема 14. Документационное обеспечение приема, перемещений и увольнения работников
а) виды документов при приеме работников
б) порядок оформления документов при приеме, перемещении и увольнении работников
Составьте проект контракта по найму, оплате и увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Тема 15. Ведение личного дела
а) состав документов входящих в личное дело руководителя, специалиста, рядового сотрудника
б) хранение и порядок оформления выдачи документов, входящих в состав личного дела
Составьте приказы: 1. о принятии Вас на работу; 2. Об увольнении Вас с работы.
Тема 16. Организация работы с документами
а) Обработка документов
б) Регистрация, контроль исполнения документов
Составьте входящее письмо, реквизит «резолюция» которого вылился в самостоятельный документ — приказ по основной деятельности.
Тема 17. Составление текстов служебных документов
а) Язык и стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля.
б) Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах.
Составьте акт об уничтожении документов с закончившимся сроком хранения.
Тема 18. Современные архивные технологии.
а) классификация документов, номенклатура дел и комплектование архива
б) экспертиза ценности документов
в) комплектование архива документами, архивная опись дел постоянного и долговременного хранения
Составьте примерную номенклатуру дел вашей организации с указание сроков хранения.
Тема 19. Современный программно-технический комплекс офиса
а) средства связи (телефон, телефакс, телеграф, электронная почта)
б) копировальная техника (ксерокс, сканер), печатающие устройства
в) персональный компьютер
Составьте бланк приказа своей организации с продольным расположением реквизитов.
Тема 20. Защита информации в работе секретаря-референта
а) организация доступа персонала к конфиденциальным документам
б) методы оформления допуска сотрудников к конфиденциальным сведениям
в) особенности доступа к конфиденциальным электронным документам
Составьте примерную инструкцию по обработке, движению и хранению конфиденциальных документов.
Тема 21. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства
а) системы управления деловыми процессами (системы класса workflow): функции и возможности
б) система автоматизации делопроизводства (PowerDOCS): функции и возможности
Тема 22. Организация совещаний, симпозиумов, конгрессов
а) необходимые мероприятия по подготовке проведения совещаний, симпозиумов, конгрессов
б) организационная работа комитета в период проведения совещаний, симпозиумов, конгрессов
Составьте приказ по основной деятельности своего предприятия о формировании организационного комитета для проведения международного конгресса
8. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА
Гражданский кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]. //
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 09.07.2002, от 30.06.2003). [Электронный ресурс]. — .
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». [Электронный ресурс]. — .
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». [Электронный ресурс]. — .
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». [Электронный ресурс]. — .
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». [Электронный ресурс]. — .
Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». [Электронный ресурс]. — .
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». [Электронный ресурс]. — .
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. Федерального закона от 02.02.2006 № 19-ФЗ). [Электронный ресурс]. — .
ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 1984.
ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 1987.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 1998.
ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 2001.
ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 15.08.2001 № 332-ст). [Электронный ресурс]. — .
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества.
Требования» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 15.08.2001 № 333-ст, с изм. от 07.07.2003). [Электронный ресурс]. — .
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.
ГОСТ 7.70-2003 «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик». — (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу). — М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.
ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения». — (Информационная технология). — М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004.
ГОСТ 34.601-90 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания» (Информационная технология). — М.: Изд-во стандартов, 1990.
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. — М.: Госстандарт России, 1994.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991
Основные правила работы архивов организаций — М.: Рос-архив, 2002.
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержден постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. [Электронный ресурс]. — .
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных j . органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 08.11.2005 № 536. [Электронный ресурс]. — .
Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452. [Электронный ресурс]. — .
Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти. Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30. [Электронный ресурс]. — .
Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие — 3-е изд.,испр. и доп. — ("Справочник"). – М.: Феникс, 2009
Заика И.Т. Документирование системы менеджмента качества: Учеб.пособие. – М.: Кнорус, 2010.
Зотова Е.Г.Основы документационного обеспечения управления: Учеб.пособие. – М.: РГОТУПС, 2006.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие — 6-е изд.,испр. и доп. — ("Высшее образование") (ГРИФ). — М.: ИНФРА-М, 2011.
Анодина Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления: практ. пособие. — М.: ОМЕГА-Л, 2009.
Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. — СПб.: Питер, 2007.
Ларин М.В. Электронные документы в управлении: Научн.-метод. пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков; — М.: ВНИИДАД, 2005.
Микушина М.Н. Делопроизводство: практические рекомендации по оформлению локальных нормативных актов и кадровых документов. — Новосибирск: Мысль, 2008.
Организация работы с документами: Учебник для вузов/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2003.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие. — М.: Проспект, 2008.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. — СПб.: Питер, 2007.
Стеиюков М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций). — М.: Приор, 2007.
Стеиюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. — М. : Приор, 2007.
Стеиюков М.В. Справочник по делопроизводству. — М.: Приор, 2007.
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Велби; Проспект, 2005.
Источник:
