Списание дебиторской задолженности за счет чистой прибыли

Содержание

1. В каких случаях дебиторку нужно списать
2. Источники списания
3. Бухгалтерский учет списания дебиторской задолженности
4. Налоговый учет списания дебиторской задолженности
5. Основания для списания дебиторской задолженности
6. С какого момента отсчитывать срок исковой давности
7. Документальное оформление списания дебиторской задолженности
8. Отражение списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете
9. Учет списанной безнадежной дебиторской задолженности за балансом
10. Налоговый учет
11. Алгоритм списания безнадежной дебиторской задолженности
12. Резерв по сомнительным долгам
13. Списание за счет чистой прибыли
14. Особенности списания при УСН
15. Особенности списания в бюджетных учреждениях
16. Отражение списания дебиторской задолженности в 1С

Дебиторская задолженность – один из наиболее значимых показателей бухгалтерской отчетности. Списанию дебиторки предшествует большая аналитическая и организационная работа: выявление проблемных расчетов и должников, возможности истребования задолженности. При невозможности получить долг следует его списание. При этом бухгалтеру необходимо знать не только бухгалтерское и налоговое законодательство, но Гражданский кодекс, арбитражную судебную практику.

В каких случаях дебиторку нужно списать

Существуют законные причины списать задолженность. Они подтверждаются документами сторонних организаций. Эти бумаги являются основанием для записей в БУ и НУ.

1. Истек срок исковой давности. Это означает, что подать иск в суд о взыскании долгов фирма не может, поскольку прошло 3 года с момента, когда организация узнала о нарушении договорных обязательств со стороны контрагента: к примеру, получила отказ в оплате товаров, работ, услуг после поставки по договору. Срок прерывается, если организация подает в суд или должник письменно подтвердил наличие обязательств перед организацией (ГК РФ ст. 196-1, ст. 200, ст. 203).
2. Госорганом подписан акт о невозможности взыскания. Имеется в виду акт судебного пристава как основание для списания задолженности. Несмотря на отдельные попытки чиновников ФНС на местах оспорить это основание для списания, НК РФ и практика судопроизводства свидетельствуют о его правомерности (ст. 266-2 НК РФ, Опр. ВАС №2727/08 по д. №А60-3260/2007-С6 от 07-02-08 г.).
3. Организация-должник прекратила существование как юрлицо. Основанием для списания станет запись в ЕГРЮЛ в отношении должника (ст. 63–9 ГК РФ).

На заметку! По аналогичным основаниям можно списывать и задолженность кредиторам.

Можно списывать дебиторскую задолженность и в связи с невозможностью взыскать ее по оценке специалистов самой фирмы. Такой вариант применим, если проведенный экономический анализ выявил нецелесообразность обращения в суд. Обычно речь идет в таких случаях о небольших объемах дебиторской задолженности, по сравнению со значительными судебными издержками в перспективе (см. письма Минфина №03-03-06/1/3 от 13-01-09 г., №03-03-06/1/124 от 21-02-08 г., опред. ВАС РФ №9473/08 от 30-07-08 г., ФАС МО №КА-А40/13269-08-П-2 от 02-02-09 г. и ряд аналогичных).

Источники списания

1. За счет резерва сомнительных долгов. Одним из источников, за счет которого можно списать дебиторку, является создание резерва по сомнительным долгам. Однако создавать его могут только фирмы, которые определяют выручку по отгрузке. Общий порядок резервирования определяется ст. 266-4 НК РФ. В резерв включают в полном объеме сумму задолженности, срок которой превысил 3 месяца, половинную сумму – если срок от 45-90 дней. Суммы дебиторки, срок которой ниже, не берутся в расчет. При этом резервируется и сумма НДС, ожидающаяся к перечислению от должника. Размер зарезервированных средств ограничен, выше 10% от выручки по периоду — налоговому и расчетному.
2. Если резерва в организации нет. Списание дебиторки нужно произвести за счет прочих расходов, т.е она повлияет так или иначе на значение итоговых показателей.
3. Источник — чистая прибыль. Решение о списании дебиторской задолженности принимается исключительно общим собранием учредителей, поскольку такие действия напрямую влияют на финансовый результат.

Бухгалтерский учет списания дебиторской задолженности

Для начала напомним, что если по одному и тому же контрагенту имеется, кроме дебиторской, кредиторская задолженность, нужно сначала произвести взаимозачет сумм, а затем, если выявлена в итоге дебиторская задолженность, списать ее.

Подтверждают задолженность такие документы:

• акты, накладные как подтверждение оказания услуг, поставок товара, выполнения работ;
• акты сверок с партнерами;
• письма с требованиями погасить долг, официальные ответы на них;
• платежные документы, в которых отражаются оплаченные организацией суммы, и т.п.

Их наличие необходимо в том числе для того, чтобы зафиксировать и подтвердить срок исковой давности.

Важно! Документы хранят не менее 5 лет после списания сумм.

Проводки БУ формируются в зависимости от источников списания. Покрытие списанной дебиторки созданным резервом по сомнительным долгам отражается проводкой Дт 63 Кт 60, 62, 76. Не покрытые резервом задолженности относятся на прочие расходы: Дт 91/2 Кт 60, 62, 76. Аналогично, т.е. по дебету 91/2 в корреспонденции с соответствующими счетами расчетов, учитывается дебиторка, если резерва в организации нет.

Если общим собранием принято решение уменьшить чистую прибыль на размер списанной дебиторской задолженности, делается проводка Дт 84 Кт 60, 62, 76 и др.

Списанную задолженность необходимо учитывать за балансом на Дт 007 в течение 5 лет и лишь затем провести окончательное списание.

Налоговый учет списания дебиторской задолженности

Для целей НУ бухгалтерские документы, подтверждающие факт дебиторки и ее исковую давность, хранятся 4 года. Если возникает убыток, то этот срок отсчитывается от периода уменьшения налоговой базы на сумму убыточного показателя.

В зависимости от наличия резерва покрытия сомнительных долгов, в НУ задолженность учитывают либо по правилам ст. 266 НК РФ, либо относят к внереализационным расходам. Записи для целей НУ делаются при наступлении самого раннего по срокам из перечисленных событий:

• истечение срока исковой давности;
• поступление актов и других документов от приставов о невозможности взыскания;
• появление записи в ЕГРЮЛ с информацией, что должник прекратил свою деятельность.

Читайте также:Пример заполнения сопроводительного документа на транспортировку древесины

Признанный безнадежным к оплате авансовый платеж ведет к необходимости восстановления суммы НДС по нему.

Если должник, признанный безнадежным, — физлицо, то при списании дебиторки организация приобретает обязанности налогового агента по НДФЛ и обязана перечислить налог за физическое лицо, а если должник был сотрудником организации, то обязана перечислить и взносы в Фонды за него (см. письмо Минфина №03-04-06/4-27 от 08-02-12 г. и аналогичные разъяснения ФНС).

На заметку! Фирма, применяющая систему налогообложения УСН «доходы минус расходы», не имеет права включить в состав доходов и расходов списанную дебиторскую задолженность для целей НУ, поскольку применяет кассовый метод учета доходов (ст. 346.17-1 НК РФ) . Такая задолженность учитывается только в бухгалтерском учете.

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Дебиторская задолженность — это долги перед Вашей Организацией в виде денежных средств, обязательств и т.п. Примерами дебиторской задолженности являются ситуации, когда Организации вовремя не вернули взятые в долг денежные средства, не отгрузили оплаченные товары или когда сотрудник Организации не отчитался по подотчету.

Для взыскания дебиторской задолженности существуют свои правила и сроки.

Если ценности не будут возвращены, долг признается нереальным к взысканию и его следует списать.

Основания для списания дебиторской задолженности

— истек срок исковой давности. В общем случае он составляет 3 года со дня, когда Организации должны были погасить долг, но для некоторых требований законом установлены специальные сроки;

Правила, по которым вам следует отсчитывать срок исковой давности по задолженности, приведены в таблице (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

С какого момента отсчитывать срок исковой давности

Ситуация

С какого момента отсчитывать течение срока

Дата погашения долга заранее определена (например, прописана в договоре)

Со дня, следующего после окончания установленной даты платежа

Срок исполнения обязательства договором не определен

С момента, когда последний раз направлялось должнику требование об уплате задолженности

На возврат денег дано лицу определенное время

По окончании последнего дня этого срока

Если в течение трехлетнего срока исковой давности предпринимались какие-либо действия по взысканию задолженности с должника, срок исковой давности прерывается и начинает отсчитываться заново. Время, которое прошло до перерыва срока, в новый расчет не включается (ст. 203 ГК РФ).

Например, подписан с должником акт сверки и он признал задолженность. Либо Организация подала на должника в суд. Или должник частично оплатил свой долг, подал заявление на взаимозачет — все эти действия прерывают срок исковой давности и его надо начинать отсчитывать заново (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18).

Подтвердят признание долга в таком случае следующие документы: акты сверки, заявления, письменные просьбы должника, переписка и др.

Кроме этого, не признается безнадежным долгом дебиторская задолженность контрагента, которую можно зачесть в счет погашения встречной кредиторской задолженности перед ним (Письмо Минфина от 04.10.2011 N 03-03-06/1/620).

Вместе с тем обращаем Ваше внимание на такое ограничение: срок давности не может превышать 10 лет со дня, когда право было нарушено. Причем даже если срок прерывался. Поэтому бесконечно откладывать списание долга нельзя.

Отнести на расходы дебиторскую задолженность нужно будет по истечении 10 лет с момента просрочки.

— организация-должник ликвидирована или прекращение деятельности предпринимателя;

Ликвидация организации может быть произведена по решению суда, учредителей или в результате банкротства (ст. ст. 61, 65 и 419 ГК РФ). Предприниматель заканчивает деятельность по своему решению или в результате банкротства (ст. 22.3 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ и ст. 25 ГК РФ). Завершается ликвидация компании или прекращается деятельность индивидуального предпринимателя в тот момент, когда соответствующая запись внесена в Единый государственный реестр юрлиц (ЕГРЮЛ) или Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).

Основанием для списания дебиторской задолженности является выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Она подтвердит, что должника нет, и позволит списать долг, не дожидаясь истечения срока исковой давности.

Или можно распечатать соответствующую информацию с сайта ФНС России http://www.nalog.ru/.

— организация-должник 01.09.2014 или позднее исключена из ЕГРЮЛ как недействующее юридическое лицо (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ, п. п. 1, 3 ст. 3 Закона N 99-ФЗ, Письмо Минфина от 23.01.2015 N 03-01-10/1982);

Нельзя признать долг безнадежным в том периоде, когда ИФНС исключила организацию-должника из ЕГРЮЛ по причине того, что она фактически прекратила свою деятельность, если запись об этом внесена в ЕГРЮЛ до 01.09.2014 (Письмо Минфина от 27.02.2013 N 03-03-06/1/5556). Такой долг станет безнадежным только по истечении срока исковой давности.

— судебный пристав-исполнитель вынес постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможностью взыскания.

Документами являются акт о невозможности взыскания долга и постановление об окончании исполнительного производства. Они выдаются Организации, если Организация выиграла дело в суде, но исполнить решение суда не удалось из-за того, что у должника нет ни денег, ни имущества, чтобы погасить долг.

Тогда Организации возвращается исполнительный лист, выносится постановление об окончании производства и выдается акт о невозможности взыскания долга.

На основании этих документов, можно списать дебиторскую задолженность.

— Гражданин-должник умер или его признали безвестно отсутствующим.

Такая ситуация возможна, например, когда Организация выдала сотруднику деньги под отчет, а потом его не стало — он умер или пропал (ст. ст. 42, 45 и 418 ГК РФ).

В связи с этим взыскать долг с него невозможно.

В таком случае, чтобы подтвердить факт смерти, Организации понадобится свидетельство о смерти гражданина (его копия, заверенная нотариально) или решение суда о признании его умершим. А для обоснования пропажи — решение суда о признании безвестно отсутствующим.

Читайте также:Функциональные обязанности классного руководителя в рамках фгос

— Произошли обстоятельства, не зависящие от воли сторон, из-за которых погасить долг невозможно.

Например, пожар, наводнение и прочие природные (чрезвычайные) условия (ст. 416 ГК РФ).

Если наличие таких обстоятельств подтверждено документально, Организация сможет списать долг.

Обоснует сложные обстоятельства заключение или акт специальной инстанции — МЧС, Торгово-промышленной палаты (Письмо Минфина России от 02.07.2009 N 03-02-07/1-336 и Положение, утвержденное Постановлением Правления ТПП РФ от 30.09.1994 N 28-4). Или решение суда, которым доказано, что взыскать долг нереально (Постановления ФАС Московского округа от 29.09.2004 N КГ-А40/8877-04 и ФАС Поволжского округа от 24.01.2006 N А06-3101/2-16/04).

Документальное оформление списания дебиторской задолженности

Согласно п. 77 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение)

«Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации».

Таким образом, Для того чтобы списать "дебиторку", следует подготовить следующие документы:

1) акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

Форма акта может быть как произвольная, так и унифицированная (N ИНВ-17), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

2) бухгалтерская справка. В ней указываются все сведения о задолженности и приводится обоснование причины списания дебиторской задолженности.

На основании этих документов оформляется приказ руководителя о списании "дебиторки"., в котором также указывается сумма списываемой задолженности.

Отражение списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Если Организация создавала резерв по сомнительным долгам, то в этом случае списывается задолженность следующей проводкой:

Дебет 63 Кредит 62 (71, 73, 76. ) — списана за счет резерва "дебиторка".

Если же резерв не создавался или его величины недостаточно, то дебиторская задолженность списывается сразу на прочие расходы с помощью следующей проводкой (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"):

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 62 (71, 73, 76. ) — отнесена на финансовые результаты дебиторская задолженность (задолженность, не покрытая резервом).

Делать такие проводки следует в том отчетном периоде, когда взыскать задолженность становится нереально.

Например, когда истек срок ее исковой давности, произошли иные обстоятельства. При этом дата списания не обязательно должна совпадать с датой наступления данных обстоятельств. Главное, чтобы задолженность была отнесена на расходы к моменту составления бухгалтерской отчетности.

Таким образом, в бухучете дебиторская задолженность списывается за счет созданного резерва по сомнительным долгам.

Если его не создавали, долг относится сразу на финансовые результаты, то есть на счет 91, субсчет "Прочие расходы" (п. 77 Положения).

Учет списанной безнадежной дебиторской задолженности за балансом

Списание безнадежной "дебиторки" не является аннулированием долга.

Поэтому в течение пяти лет с того момента, как была списана дебиторская задолженность, следует отразить задолженность за балансом на счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов".

В учете производится запись:

Дебет 007 — отражена за балансом списанная дебиторская задолженность.

В течение этого времени необходимо следить за тем, изменилось ли имущественное положение должника, чтобы не пропустить возможность снова обратиться за взысканием долга.

Если у должника появятся средства и он вернет вам долг или его часть, то на поступившую сумму следует восстановить резерв, сделав следующие проводки:

Дебет 63 Кредит 91, субсчет "Прочие доходы" — восстановлен резерв в части погашения дебиторской задолженности.

Кредит 007- списан безнадежный долг, погашенный должником.

Если резерв не создавался, то следует сделать проводки:

Дебет 62 (71, 73, 76. ) Кредит 91, субсчет "Прочие доходы" — восстановлена дебиторская задолженность.

Кредит 007- списан безнадежный долг, погашенный должником.

Налоговый учет

В налоговом учете при УСН сумму списанной "дебиторки" расходом не признается.

Поскольку такой вид затрат не поименован в закрытом перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Такая же точка зрения отражена в Письме Минфина России от 13.11.2007 N 03-11-04/2/274.

ООО, применяющее упрощенную систему налогообложения, в июне 2012 г. поставило контрагенту товары на сумму 80 000 руб. По договору поставки они должны быть оплачены до 29 июня 2012 г. включительно.

В установленный срок деньги так и не поступили. В течение трех лет ООО не принимало никаких попыток взыскать с контрагента сумму "дебиторки".

30 июня 2015 г. ее срок исковой давности истек.

Руководитель ООО принял решение о списании дебиторской задолженности в связи с истекшим сроком исковой давности. Для этого на основании акта инвентаризации расчетов и бухгалтерской справки он издал приказ о списании задолженности за счет средств созданного резерва (неиспользованный остаток резерва по состоянию на октябрь 2015 г. составил 100 000 руб.).

В бухгалтерском учете ООО будут сделаны следующие записи:

— 80 000 руб. — списана за счет резерва "дебиторка" за неоплаченные товары с истекшим сроком давности;

— 80 000 руб. — отражена сумма списанной дебиторской задолженности за балансом.

В налоговом учете при УСН списание дебиторской задолженности у Организации никак не отражается.

Пример 2

Воспользуемся данными Примера 1.

При этом резерв по сомнительным долгам в части данной задолженности не формировался.

Тогда проводки будут следующими:

Читайте также:Расчет материальной помощи пропорционально отработанному времени

Содержание операций

Дебет

Кредит

Сумма,
руб.

Первичныйдокумент

Отражено списание дебиторской задолженности за реализованный товар в связи с истечением срока исковой давности

Акт инвентаризации расчетов,
Приказ руководителя организации

Сумма списанной дебиторской задолженности учтена за балансом

Имущественные требования, причитающиеся к получению хозяйствующим субъектом в связи с отгрузкой товара, оказанием услуг или производством работ с отсрочкой оплаты, называют дебиторской задолженностью (ДЗ).

ДЗ делится на нормальную и просроченную. Просроченная ДЗ подразделяется на сомнительную и безнадежную. Согласно законодательству сомнительный долг – это задолженность перед организацией, возникшая при выполнении договорных обязательств, если это задолженность не оплачена в сроки, определенные договором и не имеет обеспечения.

Основанием для возникновения безнадежной задолженности являются следующие факторы:

ликвидация или банкротство организации-должника;

окончание срока исковой давности без согласования суммы долга дебитором.

Алгоритм списания безнадежной дебиторской задолженности

При выявлении просроченной ДЗ организация обязана принять меры для ее погашения. Сначала истребование происходит в претензионном порядке, а если это не помогло, то в судебном.

Если по завершении срока исковой давности задолженность не оплачена или в отношении должника прошла ликвидация, то задолженность подлежит списанию. Согласно ст. 196 ГК РФ исковая давность для списания дебиторской задолженности составляет три года. ДЗ в бухгалтерском учете списывается на основании итогов инвентаризации задолженности, письменных пояснений и приказа руководителя организации.

Инвентаризация задолженности проводится согласно Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств. Результаты оформляются инвентаризационным актом по форме ИНВ-17. По результатам инвентаризации составляется сводная справка, включающая следующую информацию:

название и реквизиты должника;

сумма задолженности и дата возникновения;

данные первичных документов, подтверждающих задолженность;

документы, доказывающих попытки истребования задолженности.

Также в акте указываются суммы задолженности, согласованной и несогласованной с контрагентами. На основании справки руководитель подписывает приказ о списании задолженности.

Резерв по сомнительным долгам

ДЗ списывается в счет обязательного резерва по сомнительным долгам. Этот резерв создается при возникновении сомнительной задолженности после проведения инвентаризации и рассчитывается в таком порядке:

где СЗ1 – сомнительная задолженность сроком от 45 до 90 дней,

СЗ2 – сомнительная задолженность сроком более 90 дней.

Следует обратить внимание, что величина создаваемого резерва не должна превышать 10% от суммы выручки.

При оформлении резерва в бухучете делается следующая запись:

Для списания задолженности за счет резерва делается проводка:

При исчислении налога на прибыль ДЗ списывается по решению о ликвидации дебитора или акта уполномоченного органа, подтверждающего невозможность взыскания задолженности.

Отчисления в резерв включаются в операционные расходы в бухгалтерском учете и во внереализационные расходы – в налоговом учете.

Списанная ДЗ в течение 5 лет показывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Если дебитор погасил задолженность после ее списания, то в учете делается такая проводка:

Если задолженность не списана, но ее сумма входит в расчет резерва по сомнительным долгам, то сумму резерва следует скорректировать:

Списание за счет чистой прибыли

Существует еще один метод списания ДЗ — за счет финансового результата организации, то есть за счет чистой прибыли или убытка.

Законодательство не содержит запрета списывать ДЗ, однако проверяющие органы могут заинтересоваться таким способом списания задолженности. Поэтому для проведения такой операции стоит запастись доказательствами правомерности списания за счет чистой прибыли.

Основанием для такого списания задолженности является протокол общего собрания учредителей, на котором принято решение списать безнадежную задолженность в счет уменьшения чистой прибыли. Следует отметить, что возможность использования чистой прибыли для списания дебиторской задолженности должна быть зафиксирована в Уставе организации. В учете эта операция отражается нетиповой проводкой:

Особенности списания при УСН

Для списания дебиторской задолженности компанией, применяющей УСН, требуется тот же комплект документов, что и для других организаций.

Однако компания не может включить в состав расходов для налогообложения сумму списанной задолженности, так как перечень расходов,уменьшающих налогооблагаемую базу, закрытый. Расходы от списания ДЗ в этот перечень не входят.

Особенности списания в бюджетных учреждениях

Для списания безнадежной ДЗ требуется следующий комплект документов по каждому факту возникновения такой дебиторской задолженности:

результаты инвентаризации ДЗ с приложением первичных документов;

указание причин невозможности взыскания задолженности (в письменном виде) с приложением соответствующих документов;

приказ руководителя бюджетного учреждения;

согласование списания задолженности с распорядителем средств бюджета и исполнительным бюджетным органом.

Списание безнадежной задолженности в бюджетном учреждении отражается в учете следующей записью:

Дт 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами»

Кт 0 205 00 000 «Расчеты по доходам»

Отражение списания дебиторской задолженности в 1С

Для списания дебиторской задолженности в программе 1С есть корректировочный документ «Списание задолженности». В шапке документа указать контрагента и валюту. В закладке «Дебиторская задолженность» следует нажать клавишу «Заполнить», после этого таблица заполнится документами, по которым есть долги на текущую дату.

Сумма списываемой задолженности в налоговом учете вводится вручную, так как она может не быть равной сумме списываемой задолженности в бухгалтерском учете. В закладке «Счета учета» поставить корреспондирующий счет. В конце провести документ.

Итак, для правильного списания ДЗ необходимо выполнить такие действия.

провести инвентаризацию ДЗ и установить размер сомнительной и безнадежной задолженности;

оформить бухгалтерскую справку о выявленной задолженности;

сформировать резерв по сомнительным долгам на основе данных инвентаризации;

обосновать в письменном виде нереальность получения долга;

сделать приказ руководителя организации о списании задолженности.

Источник: lawsexp.com