Содержание
- Статьи по теме
- Срок хранения банковских документов
- Таблица со сроками хранения документов в организации
- Штраф за нарушение сроков хранения документов
- Понятие и значение выписок
- Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации
- Банковская выписка – это первичка?
- Опубликовано admin в 04.06.2019
- Таблица со сроками хранения документов в организации
- Штраф за нарушение сроков хранения документов
- Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации
- Хранение выписок банка и платежных поручений
- Срок хранения платежных поручений в организации
- Статьи по теме
- Срок хранения банковских документов
- Таблица со сроками хранения документов в организации
- Штраф за нарушение сроков хранения документов
- Понятие и значение выписок
- Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации
- Банковская выписка – это первичка?
- Опубликовано admin в 04.06.2019
- Таблица со сроками хранения документов в организации
- Штраф за нарушение сроков хранения документов
- Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации
- Хранение выписок банка и платежных поручений
- Срок хранения платежных поручений в организации
Статьи по теме
Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.
Срок хранения банковских документов
В любой организации в течение хозяйственной деятельности скапливается достаточно большое количество банковских документов, а именно:
- банковские выписки;
- платежные поручения;
- банковские ордера;
- банковские извещения;
- требования о переводе и др.
Срок хранения для всех этих документов составляет 5 лет после истечения года их последнего использования (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Такой же срок — 5 лет — предусмотрен для электронных систем документооборота между банком и организацией, включая банк-клиент.
Таблица со сроками хранения документов в организации
Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.
Наименование документа
Срок
Пункт Перечня*
Годовая бухгалтерская отчетность
Квартальная бухгалтерская отчетность
5 лет. При отсутствии годовых — постоянно
Месячная бухгалтерская отчетность
1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
2) полугодовые, квартальные
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)
Регистры бухгалтерского учета
5 лет — при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)
5 лет — при условии проведения проверки
Счета-фактур, декларации, расчеты
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
5 лет после замены новыми
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе)
5 лет — при условии проведения проверки
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Книги, журналы, карточки учета основных средств
5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
5 лет — при условии проведения проверки
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц
- приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
- письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
- акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
- личные карточки формы Т-2;
- табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Уничтожение документов после истечения срока хранения
Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек срок хранения данных документов.
Прежде чем уничтожить документы, необходимо провести их инвентаризацию. Для этого создаётся специальная комиссия. В ее состав должны войти сотрудники, имеющие представление о правилах и сроках хранения документов. Например, работники бухгалтерии или финансового отдела.
Состав комиссии назначается приказом и утверждается руководителем организации.
Далее членами комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, у которых истек срок хранения. В акте указываются следующие данные:
- наименование документов
- количество документов
- период их составления
- срок хранения
Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. После этого документы, указанные в акте, уничтожаются.
Читайте также:Обязательные прививки для работников пищевой промышленности
Документы можно уничтожить следующими способами:
- самостоятельно — например, с помощью шредера; в акте делается отметка о способе уничтожения документов и утверждается руководителем
- с помощью сторонней организации, занимающейся уничтожением документов – в этом случае документы ей передаются по реестру, в котором указывается наименование, количество и вес документов; акт об уничтожении переданных документов составляет сторонняя организация и передает его организации-заказчику
Штраф за нарушение сроков хранения документов
За нарушение порядка и сроков хранения документов предусмотрена административная ответственность. Так, организация или ИП могут быть оштрафованы в сумме от двух до трех тысяч рублей.
За отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров налогового учета налоговая может оштрафовать организацию на 10 000 рублей.
В случае, если налоговики докажут, что отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, — организацию могут обязать заплатить штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога (но не менее сорока тысяч рублей).
За непредставление документов по требованию на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Каждый бухгалтер и ИП обязан знать срок хранения банковских выписок на предприятии. Иначе невозможно правильно организовать документооборот и сдачу документов в архив. Также могут возникнуть проблемы, если контролёры затребуют выписки в рамках проверки. Рассказываем о сроках и как не допустить их нарушения.
Понятие и значение выписок
По общему правилу банковская выписка – это документ финансового характера, который выдаёт клиенту кредитное учреждение. В ней обычно находят отражение:
- состояние счета;
- движение денежных средств по нему за конкретный промежуток времени.
Согласно положениям статьи 9 Закона Сколько хранит выписки банк
Традиционно запрошенную выписку банк формирует в 2-х экземплярах. Первый выдают клиенту, а второй хранят в архиве кредитной организации.
При этом все выписки, которые по той или иной причине оказались не востребованы клиентами, банк хранит у себя 4 месяца. Потом оформляют соответствующий акт, и они идут на уничтожение.
В своих электронных реестрах данных банк держит выписки в течение срока хранения банковских выписок – 5 лет. При получении от клиента письменного запроса их находят в архиве, распечатывают и выдают на бумаге.
Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации
Сразу скажем, что напрямую срок хранения банковских выписок в бухгалтерии предприятия действующим законодательством не установлен.
С одной стороны, сколько хранить банковские выписки говорит подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. Это 4 года (если иное не установлено законом) после отчетного (налогового) периода, в котором выписка была востребована последний раз:
- для составления налоговой отчетности;
- начисления и уплаты налога;
- подтверждения полученных доходов и понесённых расходов.
Указанная норма в полной мере распространяется на хранение электронных документов между банком и клиентами, в том числе клиент-банк.
Однако есть еще приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Сколько хранить банковские выписки ООО согласно ему? Позиции 362 говорит о хранении «банковских документов». Срок – 5 лет.
Теперь вы знаете, сколько хранятся банковские выписки. Это минимум 5 лет. В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим.
Банковская выписка – это первичка?
Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):
| Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению. |
Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают.
Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями. Законом не установлена необходимость внесения в выписки по банковскому счету сведений о получателях денежных средств и основаниях платежей.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Опубликовано admin в 04.06.2019
Таблица со сроками хранения документов в организации
Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.
Читайте также:Служебная записка о несвоевременном предоставлении документов
Годовая бухгалтерская отчетность
Квартальная бухгалтерская отчетность
5 лет. При отсутствии годовых — постоянно
Месячная бухгалтерская отчетность
1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
2) полугодовые, квартальные
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)
Регистры бухгалтерского учета
5 лет — при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)
5 лет — при условии проведения проверки
Счета-фактур, декларации, расчеты
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
5 лет после замены новыми
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе)
5 лет — при условии проведения проверки
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Книги, журналы, карточки учета основных средств
5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
5 лет — при условии проведения проверки
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц
- приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
- письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
- акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
- личные карточки формы Т-2;
- табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Уничтожение документов после истечения срока хранения
Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек срок хранения данных документов.
Прежде чем уничтожить документы, необходимо провести их инвентаризацию. Для этого создаётся специальная комиссия. В ее состав должны войти сотрудники, имеющие представление о правилах и сроках хранения документов. Например, работники бухгалтерии или финансового отдела.
Состав комиссии назначается приказом и утверждается руководителем организации.
Далее членами комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, у которых истек срок хранения. В акте указываются следующие данные:
- наименование документов
- количество документов
- период их составления
- срок хранения
Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. После этого документы, указанные в акте, уничтожаются.
Документы можно уничтожить следующими способами:
- самостоятельно — например, с помощью шредера; в акте делается отметка о способе уничтожения документов и утверждается руководителем
- с помощью сторонней организации, занимающейся уничтожением документов – в этом случае документы ей передаются по реестру, в котором указывается наименование, количество и вес документов; акт об уничтожении переданных документов составляет сторонняя организация и передает его организации-заказчику
Штраф за нарушение сроков хранения документов
За нарушение порядка и сроков хранения документов предусмотрена административная ответственность. Так, организация или ИП могут быть оштрафованы в сумме от двух до трех тысяч рублей.
За отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров налогового учета налоговая может оштрафовать организацию на 10 000 рублей.
В случае, если налоговики докажут, что отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, — организацию могут обязать заплатить штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога (но не менее сорока тысяч рублей).
Читайте также:Положение о паспорте гражданина российской федерации 2018
За непредставление документов по требованию на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации
Сразу скажем, что напрямую срок хранения банковских выписок в бухгалтерии предприятия действующим законодательством не установлен.
С одной стороны, сколько хранить банковские выписки говорит подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. Это 4 года (если иное не установлено законом) после отчетного (налогового) периода, в котором выписка была востребована последний раз:
- для составления налоговой отчетности;
- начисления и уплаты налога;
- подтверждения полученных доходов и понесённых расходов.
Указанная норма в полной мере распространяется на хранение электронных документов между банком и клиентами, в том числе клиент-банк.
Однако есть еще приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Сколько хранить банковские выписки ООО согласно ему? Позиции 362 говорит о хранении «банковских документов». Срок – 5 лет.
Теперь вы знаете, сколько хранятся банковские выписки. Это минимум 5 лет. В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим.
Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось».
Хранение выписок банка и платежных поручений
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски).
на Электронная подписка за 8400 руб.
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Срок хранения платежных поручений в организации
Важно В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим. Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось». Банковская выписка – это первичка? Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса.
Инфо Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015): Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению. Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают. Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями.
Общепринятые периоды хранения:
- первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
- кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период. Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия. Читайте также: Сроки оплаты патентов для ИП Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.
Источник:
