Ответственность за организацию хранения документов
Ответственность за организацию хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет руководитель учреждения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.
Утеря документов
Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.
Действия в случае утраты документов
В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты. Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
Ответственность за несоблюдение организации сохранности документов
Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.
Порядок уничтожениядокументов следующий:
1) В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены).
2) По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).
3) Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
4) Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п.2.4.7 Основных правил работы архивов организаций.
5) В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать правильный порядок уничтожения документов.
Порядок уничтожения документов регламентируется следующими нормативно – правовыми актами:
· Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50); Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 17);
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень типовых документов);
· Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
· Налоговый кодекс РФ.
Уголовная ответственность за нарушение порядка работы с документами.
Управление документами является многосторонним процессом, обеспечивающим все аспекты работы с документами, среди которых вопросы предоставления информации занимают важнейшее место. Вопреки расхожему мнению за нарушение порядка предоставления информации или ее намеренное искажение в Российской Федерации существует уголовная ответственность.
В соответствии со статьей 140 Уголовного кодекса РФ неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей, лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Данной статьей УК устанавливается ответственность работников архивов, которые должны обеспечивать доступность архивных документов для пользователей.
Если говорить о судебной практике, то по статье 140 "Отказ в предоставлении гражданину информации" УК РФ случаи привлечения к уголовной ответственности, связанные с непредоставлением документов или предоставлением заведомо ложной информации, практически отсутствуют. Это связано с тем, что в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях есть статья 5.39 "Отказ в предоставлении информации", нарушение которой влечет штраф от одной до трех тысяч рублей (Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ).
Читайте также:Продажа комнаты в общежитии преимущественное право покупки
Совершение деяний, предусмотренных ч. 1 ст. 183 УК РФ (собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом),наказывается штрафом в размере до пятисот тысяч рублей, либо исправительными работами на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на тот же срок.
Информация считается законно собранной в следующих случаях:
1) если она разглашена ее владельцем;
2) если к ней есть свободный доступ;
3) получена лицом при осуществлении исследований или систематических наблюдений;
4) получена от ее обладателя на основании договора или другом законном основании.
Согласно ст. 284 УК РФ "утрата документов, содержащих государственную тайну, наказывается ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового".
Служебный подлог, то есть внесение в официальные документы заведомо ложных сведений или исправлений, искажающих их действительное содержание, если это деяние совершено из корыстной или иной личной заинтересованности, в соответствии со ст. 292 УК РФ наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.
Преступления по статье 325 УК РФ (похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности) наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.
Часто нарушаемой так же является ст. 327 "Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков" УК РФ.
Использование такого подложного документа, согласно ч. 3 ст. 327, тоже влечет за собой наказание, в частности штраф от 80 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев, либо обязательные работы на срок от 180 до 240 часов, либо арест на срок от трех до шести месяцев. В Уголовном кодексе РФ предусмотрено наказание не только тех, кто подделывает документы, но и тех, кто, зная о поддельном документе, пытается извлечь из него пользу, например, работник при предоставлении поддельного больничного рискует получить наказание именно на основании ч. 3. ст. 327.
В ст. 327 Уголовного кодекса РФ сказано, что подделка касается не только штампов, печатей и бланков, но и документов, причем именно официальных документов. Таким образом, ст. 327 Уголовного кодекса касается подделки, использования и сбыта практически всех документов, используемых в текущей деятельности организаций.
Анализ уголовной ответственности за преступления в области документационного обеспечения управления позволяет сделать вывод о том, что данная ответственность достаточно серьезна и требует локальной регламентации на уровне организации многих аспектов работы с документами. Только такая строгая регламентация поможет организации вести свою деятельность в соответствии с действующим законодательством и не даст возможности совершиться преступлению.
Значение юридических документов
Значение юридических документов состоит в следующем:
§ с их помощью средства правового регулирования (нормы, соглашения, индивидуальные решения и т. д.) становятся объективированными и доступными для других субъектов права;
§ они позволяют достичь определенности, стабильности в отношениях между людьми, прочности их правового положения;
§ благодаря им юридическим действиям придается официальный характер.
Юридическая информация содержится не только в документах. Немалая ее часть документально не оформляется, а просматривается в действиях граждан, должностных лиц. Предположим, вы дарите какую-либо вещь подруге. Понятно, вещь переходит в се собственность, но документ при этом не составляется. Или инспектор Государственной инспекции безопасности дорожного движения (далее — ГИБДД) жезлом показывает, что проезд по определенной части магистрали в данный момент запрещен. Неподчинение этому требованию грозит применением санкции.
Читайте также:ЧАСТНОЕ ОХРАННОЕ АГЕНТСТВО И УСЛУГИ БЕЗОПАСНОСТИ
Как видим, понятия «юридический акт» и «юридический документ» не совпадают. Однако издание юридических документов среди юридически значимых действий занимает в целом значительное место.
Можно попытаться установить удельный вес юридических документов в зависимости от сферы правового регулирования. Тогда получится, что их большая часть будет обнаружена в правоохранительной сфере. Удельный вес юридических документов снижается в сфере политики. В социальной области, возможно, их будет еше меньше (хотя здесь в основном идет распределение государственных средств, и поэтому юридические документы не теряют своей значимости). В сфере экономики многое происходит без юридического документооборота (например, граждане часто заключают договоры в устной форме). Это общий взгляд на проблему. Вообще же юриспруденция — это не математика, и точные подсчеты здесь делать трудно. Однако это не означает, что надо вообще от них отказаться.
Признаки юридических документов
Признаков юридических документов несколько:
§ они содержат юридически значимую информацию;
§ изготавливаются в процессе юридической деятельности;
§ основанием их издания является законодательство, волеизъявления граждан и организаций;
§ они издаются (составляются) в пределах компетенции (если речь идет о государственных органах и должностных лицах) или правоспособности (если речь идет о гражданах и организациях);
§ порождают юридические последствия, т. е. имеют обязательный характер (например, издание приказа о зачислении в вуз на дневное отделение дает право на приобретение льготного проездного билета и ни один кассир в метро не может отказать в оформлении такого билета);
§ должны быть составлены по всем правилам юридической техники (структура, реквизиты и т. д.);
§ могут иметь как документальную, так и электронную форму. Например, наличие чека устанавливается его предъявлением, но наличие акции может отражаться в электронном виде;
§ предназначены для регулирования общественных отношений, придания им стабильности и устойчивого характера. В приведенном выше примере необходимость при каждой поездке доказывать, что гражданин имеет статус студента, способна поглотить массу человеческой энергии, которой уже, возможно, не останется для учебы.
Виды правовых документов
Юридические документы делятся на четыре вида:
Нормативные документы. Их особенность состоит в том, что они содержат нормы права. На современном этапе нормативные акты являются ведущей формой права. Понятно, что среди юридических документов они занимают главенствующее положение: содержат своего рода программу поведения субъектов права (см. схему 1);
Интерпретационные акты (или акты толкования). Не всегда опосредуют принятие юридических действий. Их необходимость становится очевидной в сложных правовых ситуациях, хотя мысленно толкование (уяснение норм права) производится практически всегда;
Документы, фиксирующие юридические факты. Их особенность состоит в том, что они регистрируют различные фактические обстоятельства независимо от их использования в конкретных правонарушениях (фиксация стажа, возраста и т. п.). Они очень многочисленны и, в свою очередь, могут быть разделены на группы:
§ фиксирующие правовой статус субъектов (паспорт, свидетельство о браке, усыновлении, военный билет, документы об образовании, различного рода удостоверения и др.);
§ фиксирующие правовой режим объектов (технический паспорт автомашины, счет в сберегательном банке, сберегательная книжка, свидетельство о праве собственности на недвижимость, ценные бумаги и проч.);
§ фиксирующие акты-события (свидетельство о рождении) или акты-действия (акт о нахождении на работе в нетрезвом состоянии);
Документы, содержащие решения индивидуального характера. Их особенность заключается в том, что они влекут правовые последствия в отношении конкретных лиц. В них находит отражение воля конкретных людей, напраапенная на установление, изменение или прекращение субъективных прав и юридических обязанностей. Их можно разделить на две группы:
§ правореализационные документы. Речь идет об индивидуальных актах, в которых фиксируются волеизъявления или собственные решения субъектов права (договоры, доверенности, приказы руководителей организаций, расписки, жалобы, заявления ит. п.);
§ правоприменительные документы. Имеют властный и (для лиц, которым они адресованы) обязательный характер. Навязывать волю субъектам права могут государственные органы, обладающие определенной компетенцией. Эти документы различаются в зависимости от видов государственных органов, их издающих: документы исполнительных органов власти (распоряжения Правительства РФ, приказы министров, руководителей федеральных служб и федеральных агентств, администраций субъектов РФ, их отделов и управлений и т. п.); документы правоохранительных органов, фиксирующие процессуальные действия, осуществляемые при расследовании и рассмотрении юридических дел (решения, приговоры, постановления, определения, заключения и др.).
Читайте также:Перевозка пассажиров на дальние расстояния главная специализация
Схема 3.1. Виды нормативных актов в РФ
Схема 2. Виды правовых актов
Юридическая ответственность за нарушение правил документооборота
Надлежащее оформление, хранение, выдача, подлинность юридических документов есть непременное условие установления законности в стране. Вот почему государство, будучи не безразличным к нарушениям в сфере документооборота, устанавливает ответственность за следующие правонарушения, связанные с юридическими документами:
§ подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт (ст. 19.23 КоАП РФ);
§ умышленная порча или утрата документов воинского учета (ст. 21.7 КоАП РФ);
§ подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков (ст. 327 УК РФ);
§ изготовление, хранение, перевозка или сбыт поддельных денег или ценных бумаг (ст. 186 УК РФ);
§ изготовление или сбыт поддельных кредитных либо расчетных карт и иных платежных документов (ст. 187 УК РФ);
§ фальсификация доказательств (ст. 303 УК РФ);
§ служебный подлог (ст. 292 УК РФ);
§ незаконная выдача паспорта гражданина РФ, а равно внесение заведомо ложных сведений в документы, повлекшие незаконное приобретение гражданства РФ (ст. 292′ УК РФ);
§ приобретение или сбыт официальных документов (ст. 324 УК РФ);
§ фальсификация решения общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества или решения совета директоров (наблюдательного совета).
-Содержательные правила
Инструментарий, которым юристы пользуются по роду своей профессии, велик. Использовать его необходимо, руководствуясь определенными правилами, поскольку только тогда можно в юридической деятельности достичь поставленных целей.
Итак, инструментарий, составляющий содержание юридической техники, подразделяется на шесть групп, как это показано на схеме.
Содержательные правила
К содержательным относятся правила, позволяющие соотнести выполнение юридических действий с реальной обстановкой, в которой юристу приходится трудиться. Это связано с тем, что профессия юриста в высшей мере социальная: она обращена к людям и выполняется посредством (с привлечением) людей.
Одним словом, любая юридическая деятельность должна быть социально адекватной.
Правила логики
Юридическая деятельность очень сложна: она состоит, как правило, из нескольких этапов, стадий, операций, протяженна во времени и требует больших затрат нервной энергии. Вот почему во главу угла ставится проблема достижения намеченной цели. Наикратчайшим путем, позволяющим достичь намеченной цели в процессе выполнения юристом профессиональной работы, является соблюдение логических правил как в построении общего плана работы, так и при выполнении отдельных ее этапов.
Структурные правила
Как и любая сложная работа, юридическая деятельность не может осуществляться спонтанно. Она должна определенным образом систематизироваться. Обычно данный род деятельности подразделяется на части, этапы, стадии, в процессе которых ставятся спои определенные задачи. Их реализация способствует обеспечению цельности работы. Внешне это выражается в придании юридическим документам структурности.
Языковые правила
Язык, опосредующий любую юридическую работу, крайне важен: юридическая деятельность осуществляется для людей, и любой юридический акт им должен быть понятен. Особенно это касается правотворчества. Но не менее важно соблюдение языковых правил и в процессе реализации норм права, например при составлении договора, написании судебных решений и приговоров.
Точность и ясность, доступность для понимания — непременные условия их эффективности.
Надлежащее оформление, хранение, выдача, подлинность юридических документов есть непременное условие установления законности в стране.
Установите ответственность за следующие правонарушения, связанные с юридическими документами (документооборота):
• подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт;
• умышленная порча или утрата документов воинского учета;
• подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков;
• незаконная выдача паспорта гражданина РФ, а равно внесение заведомо ложных сведений в документы, повлекшие незаконное приобретение гражданства РФ;
• приобретение или сбыт официальных документов;
• фальсификация решения общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества или решения совета директоров (наблюдательного совета).
Источник:
