Объяснительная в трудовую инспекцию от работодателя образец

Содержание

1. Зачем нужна объяснительная записка
2. Кому адресовывать объяснительную
3. Когда писать объяснительную
4. Правила составления объяснительной записки
5. Инструкция по написанию объяснительной записки
6. Трудовая инспекция:как от нее защитить компанию .
7. 2.Ознакомьтесь с полным текстом жалобы.
8. 3.Подготовьте объяснения.
9. 4.Признайте вину, если нарушение очевидно.
10. Изучите распоряжение о проведении проверки
11. Начните с базовых фактов
12. Приложите к объяснениям документы
13. Признайте вину, если нарушение очевидно

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

• сведения о предприятии,
• информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
• дата проступка,
• пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Читайте также:Является ли подпорная стенка объектом капитального строительства

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Андрей Ларин рекомендует:

Трудовая инспекция:как от нее защитить компанию .

Работник пожаловался и в организацию пришла трудовая инспекция с проверкой. Как действовать?В распоряжении о проведении проверки есть базовая информация: с какой целью пришла ГИТ и по жалобе кого. Например: «настоящая проверка проводится с целью защиты прав и интересов работника в связи с обращением № 777 (оплата труда)». Кроме того, в распоряжении есть список документов, которые обязан представить работодатель. Чаще всего информации недостаточно, чтобы выработать позицию защиты. Но можно определить, какие нарушения будет искать ГИТ, и подготовить аргументы.

2.Ознакомьтесь с полным текстом жалобы.

Узнайте все претензии работника. Как правило, инспекторы ГИТ зачитывают работодателям вопросы из жалобы. Но если инспектор не озвучил полный текст жалобы, изучите ее самостоятельно. Подайте ходатайство об ознакомлении с жалобой или ознакомьтесь с ней по итогам проверки, когда будете смотреть все материалы. После чтения жалобы может оказаться, что предмет проверки шире, чем цель, которая сформулирована в распоряжении. Например, работник подал следующую жалобу: «работодатель нарушает мои права: не предоставляет служебный автомобиль; не выплачивает бонус; в компании нет документов по охране труда; игнорирует и неуважительно со мной общается». Готовить объяснения для ГИТ должен именно юрист. Его задача — правильно подать информацию. Опасно поручать подготовку объяснений специалистам по кадрам. Скорее всего, в распоряжении по такой жалобе будет указана цель проверки — оплата труда. Поэтому у компании запросят все документы по работнику, в которых есть информация об оплате труда и других гарантиях, например о служебном автомобиле. А также документы по охране труда, копии запросов работника, ответы на них и другие сведения, которые связаны с проверкой.

3.Подготовьте объяснения.

На первой встрече инспектор может перечислить вопросы, которые нужно отразить в объяснениях. Но это необязательно — инспектор может просто ознакомить юриста с материалами проверки и вручить запрос. В любом случае при подготовке объяснений исходите из жалобы работника

Начните с базовых фактов. Инспектор неспециалист компании по кадрам и не знает историю взаимоотношений компании с работником, который пожаловался. Поэтому объяснения начинайте с базовых фактов о работнике. Например, так: «Иванов Иван Иванович работает в ООО „Лайт Интертейнмент“ с 01.01.2001 по основному месту работы. Занимает должность ведущего специалиста по информационным технологиям. Должностной оклад работника составляет 45 000 руб. в месяц». Ответьте на вопросы жалобы. Расписывайте объяснения по пунктам, чтобы создавалась точная картина. Например, работник жалуется, что ему не предоставляют служебный автомобиль. Проверьте, что указано в трудовом договоре и локальных актах.
Задайте себе вопросы: действительно ли работнику положен автомобиль? Может ли работодатель в одностороннем порядке отменить такое право? Для ГИТ ссылка на судебную практику — веский аргумент, так как не каждый инспектор захочет тратить время, чтобы отстоять предписание в суде. Таким образом, при подготовке объяснения начните с формальных договоренностей между сторонами, потом переходите к законодательному регулированию, а затем — к судебной практике. Если судебная практика в пользу работодателя, инспектор, скорее всего, не захочет штрафовать компанию. Поэтому ссылайтесь в объяснениях для трудовой инспекции на практику любых судов, лучше всего — судов как минимум апелляционной инстанции. Приложите к объяснениям документы. Даже если ссылаетесь на документ, который и так фигурирует в запросе трудовой инспекции, приложите его еще раз, чтобы сократить время инспектора на поиски доказательства. Если не можете подать все документы сразу, попросите у инспекторов дополнительное время. Как правило, они идут навстречу, если необходимая информация на данный момент находится в коммерческом архиве или в другом офисе.

Читайте также:Производственная характеристика для мрэк бланк в беларуси

4.Признайте вину, если нарушение очевидно.

При подготовке документов юрист может понять, что компания действительно нарушила права работника. Признаваться в вине или нет — зависит от фактических обстоятельств дела. Оцените доказательства и проверьте, точно ли ситуацию можно толковать однозначно. Например, сотрудник пожаловался, что компания не платит ему районный коэффициент за работу в районах Крайнего Севера или приравненных к ним. Юрист проверяет трудовой договор и видит, что работник действительно выполняет свою трудовую функцию в городе Сыктывкаре, который приравнен к районам Крайнего Севера. Работнику не установили и не выплачивают районные коэффициенты, которые положены ему по закону. Итог — работодатель не прав. В такой ситуации остается признать вину.
Другой вопрос — за какой срок работодатель обязан выплатить работнику компенсацию и проценты за просрочку. Юрист должен оговорить, что выплата возможна только за последний год, исходя из сроков исковой давности по спорам, которые связаны с вопросами выплаты зарплаты. Если нарушение очевидное — устраните его в ходе проверки. Это позволит снизить административный штраф до минимального размера. Если нарушение не причинило серьезного вреда работнику, подайте ходатайство о его малозначительности после того, как получите акт проверки от трудовой инспекции. Например, малозначительным может быть нарушение, когда работодатель не ознакомил работника с личной карточкой под подпись. Инспектор ГИТ может освободить компанию от административной ответственности и ограничиться устным замечанием.

Работник пожаловался в трудовую инспекцию, и в организацию пришла проверка. Задача юриста — разработать правовую позицию и подготовить объяснения, чтобы защитить компанию. Читайте, что для этого потребуется.

Изучите распоряжение о проведении проверки

В распоряжении о проведении проверки есть базовая информация: с какой целью пришла ГИТ и по жалобе кого. Например: «настоящая проверка проводится с целью защиты прав и интересов работника в связи с обращением № 777 (оплата труда)». Кроме того, в распоряжении есть список документов, которые обязан представить работодатель. Чаще всего информации недостаточно, чтобы выработать позицию защиты. Но можно определить, какие нарушения будет искать ГИТ, и подготовить аргументы.

Узнайте все претензии работника.

Как правило, инспекторы ГИТ зачитывают работодателям вопросы из жалобы. Но если инспектор не озвучил полный текст жалобы, изучите ее самостоятельно. Подайте ходатайство об ознакомлении с жалобой или ознакомьтесь с ней по итогам проверки, когда будете смотреть все материалы. После чтения жалобы может оказаться, что предмет проверки шире, чем цель, которая сформулирована в распоряжении.

Например, работник подал следующую жалобу: «работодатель нарушает мои права: не предоставляет служебный автомобиль; не выплачивает бонус; в компании нет документов по охране труда; игнорирует и неуважительно со мной общается».

Читайте также:С какого срока беременности ребенок считается жизнеспособным

Скорее всего, в распоряжении по такой жалобе будет указана цель проверки — оплата труда. Поэтому у компании запросят все документы по работнику, в которых есть информация об оплате труда и других гарантиях, например о служебном автомобиле. А также документы по охране труда, копии запросов работника, ответы на них и другие сведения, которые связаны с проверкой.

На первой встрече инспектор может перечислить вопросы, которые нужно отразить в объяснениях. Но это необязательно — инспектор может просто ознакомить юриста с материалами проверки и вручить запрос. В любом случае при подготовке объяснений исходите из жалобы работника.

Начните с базовых фактов

Инспектор не специалист компании по кадрам и не знает историю взаимоотношений компании с работником, который пожаловался. Поэтому объяснения начинайте с базовых фактов о работнике. Например, так: «Иванов Иван Иванович работает в ООО „Лайт Интертейнмент“ с 01.01.2001 по основному месту работы. Занимает должность ведущего специалиста по информационным технологиям. Должностной оклад работника составляет 45 000 руб. в месяц».

Расписывайте объяснения по пунктам, чтобы создавалась точная картина. Например, работник жалуется, что ему не предоставляют служебный автомобиль. Проверьте, что указано в трудовом договоре и локальных актах.

Задайте себе вопросы: действительно ли работнику положен автомобиль? Может ли работодатель в одностороннем порядке отменить такое право?

Таким образом, при подготовке объяснения начните с формальных договоренностей между сторонами, потом переходите к законодательному регулированию, а затем — к судебной практике. Если судебная практика в пользу работодателя, инспектор, скорее всего, не захочет штрафовать компанию.

Поэтому ссылайтесь в объяснениях для трудовой инспекции на практику любых судов, лучше всего — судов как минимум апелляционной инстанции.

Приложите к объяснениям документы

Даже если ссылаетесь на документ, который и так фигурирует в запросе трудовой инспекции, приложите его еще раз, чтобы сократить время инспектора на поиски доказательства. Если не можете подать все документы сразу, попросите у инспекторов дополнительное время. Как правило, они идут навстречу, если необходимая информация на данный момент находится в коммерческом архиве или в другом офисе.

Признайте вину, если нарушение очевидно

При подготовке документов юрист может понять, что компания действительно нарушила права работника. Признаваться в вине или нет — зависит от фактических обстоятельств дела. Оцените доказательства и проверьте, точно ли ситуацию можно толковать однозначно.

Например, сотрудник пожаловался, что компания не платит ему районный коэффициент за работу в районах Крайнего Севера или приравненных к ним.

Юрист проверяет трудовой договор и видит, что работник действительно выполняет свою трудовую функцию в городе Сыктывкаре, который приравнен к районам Крайнего Севера. Работнику не установили и не выплачивают районные коэффициенты, которые положены ему по закону. Итог — работодатель не прав. В такой ситуации остается признать вину.

Другой вопрос — за какой срок работодатель обязан выплатить работнику компенсацию и проценты за просрочку. Юрист должен оговорить, что выплата возможна только за последний год, исходя из сроков исковой давности по спорам, которые связаны с вопросами выплаты зарплаты.

Если нарушение очевидное — устраните его в ходе проверки. Это позволит снизить административный штраф до минимального размера.

Если нарушение не причинило серьезного вреда работнику, подайте ходатайство о его малозначительности после того, как получите акт проверки от трудовой инспекции. Например, малозначительным может быть нарушение, когда работодатель не ознакомил работника с личной карточкой под подпись. Инспектор ГИТ может освободить компанию от административной ответственности и ограничиться устным замечанием.

Источник: lawsexp.com