? Предприятие общественного питания (кафе) работает много лет. За период работы скопилось большое количество различных сертификатов, ветеринарных справок, подтверждающих качество поступающих продуктов. Подскажите, какой период времени нужно хранить указанные документы, чтобы не было проблем с контролирующими органами по проверке качества продукции?
Бухгалтер&Закон 12.10.2009 – 18.10.2009, № 20 (20)
Основным нормативным актом, предназначенным для использования всеми организациями во время отбора на хранение и для уничтожения типовых документов, т. е. общим для всех или большинства организаций является Перечень № 41, в котором определены состав документов и сроки их хранения.
Для облегчения работы по определению сроков хранения документов в Перечень также включены отдельные виды документов нетипового характера.
Для документов, связанных с сертификацией продуктов, установлены следующие сроки их хранения:
• 5 лет – для документов (сертификатов, экспертных заключений, актов, протоколов, решений, переписки) таможенного контроля за качеством товаров (номер статьи 1037);
• 3 года – для спецификаций, сертификатов на отгрузку и отправку товаров, а импортного оборудования – до окончания эксплуатации (номер статьи 1081);
• 1 год – для документов (актов, ведомостей, сертификатов) о наличии, движении и возврате тары (номер статьи 1124).
Госкомпредпринимательства в письме от 27.02.2009 г. № 1899 разъясняет, что исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства.
В соответствии с п. 3.6 Перечня № 41 документы, срок хранения которых истек и которые не подлежат обязательной передаче в архив, должны уничтожаться по согласованию с государственными архивными учреждениями.
Документы, не имеющие определенной исторической ценности и постоянного срока хранения, предприятие имеет право уничтожить самостоятельно, но с соблюдением установленной законодательством процедуры, а именно: составить акт на уничтожение документов и согласовать его с соответствующим архивным учреждением.
Только таким образом можно избавиться от накопившихся и уже изживших себя сертификатов и ветеринарных справок, подтверждавших в прошлом качество поступающих продуктов.
автор: Светлана Гавриляка, эксперт-аналитик
Правовой глоссарий:
1. Перечень № 41 – Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.
Услуги по сертификации продукции и услуг оказываются специализированными органами по сертификации.
Для того, чтобы получить право на сертификацию тех или иных видов продукции, орган по сертификации должен пройти обязательную аккредитацию в Росстандарте.
РосСтандарт и его территориальные представительства, органы по сертификации, выдают сертификаты соответствия на основании заявки, предоставленных документов на сертификацию, образцов продукции (если испытания образцов предусмотрены схемой сертификации).
Наряду с системой сертификации ГОСТ Р, подтверждение соответствия продукции проводится в системе сертификации пожарной безопасности, гигиенической сертификации (санитарно-эпидемиологическая экспертиза) и другие.
Центральным органом по оформлению свидетельств о государственной регистрации (гигиенических сертификатов) является Роспотребнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека). В испытательных лабораториях проводятся испытания продукции, которые подтверждают, что продукция отвечает Единым санитарным требованиям и нормам, гигиеническим нормам (ГН) и санитарным правилам и нормам (СанПиН).
Читайте также:Органическое поражение головного мозга группа инвалидности
Сертификат пожарной безопасности выдается органами по пожарной безопасности, аккредитованными МЧС. Пожарный сертификат выдается на продукцию, которая может привести к возгоранию или быть опасной при пожаре. Пожарный сертификат оформляется и на все средства пожаротушения.
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Каковы сроки хранения коммерческой организацией сертификатов качества и иных документов по товарам, подлежащим обязательной сертификации, в целях налогообложения при приобретении товаров и услуг?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации в отношении деклараций и сертификатов соответствия нормами налогового законодательства не предусмотрены специальные требования по срокам их хранения. Соответственно, в целях налогообложения при определении сроков хранения таких документов следует руководствоваться общеустановленным сроком.
Обоснование вывода:
В соответствии с нормами ст. 2 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (далее — Закон N 184-ФЗ) сертификация представляет собой форму подтверждения органом по сертификации соответствия объектов определенным требованиям.
Сертификация — это документальное удостоверение того, что продукция или иные объекты, процессы проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг соответствуют требованиям технических регламентов, документам по стандартизации или условиям договоров.
На основании норм ст. 20 Закона N 184-ФЗ такая сертификация осуществляется как в обязательном, так и в добровольном порядке.
В силу п. 3 ст. 20, п. 1 ст. 23 Закона N 184-ФЗ обязательное подтверждение соответствия проводится в случаях, установленных техническим регламентом, и исключительно на соответствие требованиям технического регламента, в двух формах:
— принятия декларации о соответствии;
— обязательной сертификации.
Единый перечень продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии, утвержден постановлением Правительства РФ от 01.12.2009 N 982. Декларирование осуществляется в одном из следующих порядков:
— принятие декларации о соответствии на основании собственных доказательств;
— принятие декларации о соответствии на основании собственных доказательств, доказательств, полученных с участием третьей стороны (органа по сертификации и (или) аккредитованной испытательной лаборатории (центра)).
Декларация соответствия представляет собой документ, в котором изготовитель (продавец) удостоверяет, что поставляемая, продаваемая им продукция соответствует требованиям, предусмотренным для обязательной сертификации данной продукции или услуги. Форма такой декларации утверждена приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 N 54.
В свою очередь, единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, утвержден постановлением Правительства РФ от 01.12.2009 N 982.
При соответствии продукции требованиям технических регламентов орган по сертификации выдает заявителю сертификат соответствия, форма которого утверждена приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 N 53.
Кроме того, на основании норм ст. 21 Закона N 184-ФЗ изготовитель или продавец имеет право в добровольном порядке подтвердить соответствие продукции, даже если в отношении нее не предусмотрены обязательная сертификация и декларирование соответствия.
В отношении сроков хранения рассматриваемых сертификатов и деклараций соответствия сообщаем следующее.
В соответствии с приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее — Перечень N 558) установлено, что:
— документы (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы исследований, испытаний, экспертные заключения, решения) по сертификации хранятся после истечения срока действия сертификата — 10 лет у экспертно-проверочной комиссии, 3 года — у заявителя, протоколы и решения — постоянно (п. 110 Перечня N 558);
— сертификаты соответствия после истечения срока их действия — постоянно у экспертно-проверочной комиссии, 3 года — у заявителя (п. 111 Перечня N 558).
При этом основными документами, регламентирующими обеспечения сохранности сертификатов, являются профильные технические регламенты Таможенного союза и Российской Федерации, а также постановления Росстандарта об утверждении правил сертификации конкретных видов продукции.
Обязательный сертификат соответствия продукции должен храниться у заявителя вплоть до окончания срока его действия.
Данное требование распространяется в отношении сертификатов, выданных в российской системе технического регулирования (система ГОСТ Р, система национальных технических регламентов), а также в системе законодательства Таможенного союза. Копии сертификатов остаются на сохранение в органе по сертификации.
Следует отметить, что вопрос о хранении таких документов необходимо рассматривать применительно к каждой системе технического регулирования.
Иными словами, срок хранения указанных деклараций и сертификатов зависит от того, под действие каких нормативных документов попадает продукция, работы и услуги.
В соответствии с п. 7 Закона N 184-ФЗ декларация о соответствии и доказательственные материалы хранятся у заявителя в течение 10 лет со дня окончания срока действия такой декларации в случае, если иной срок их хранения не установлен техническим регламентом.
Если говорить о законодательстве Таможенного союза, то требования к заявителю по хранению деклараций о соответствии закреплены в положениях технических регламентов Таможенного союза для каждой группы товаров. Такой срок составляет, как правило, 10 лет после окончания срока действия декларации.
При этом нормами Закона N 184-ФЗ специальные требования по срокам хранения сертификатов соответствия не установлены.
Нормами налогового законодательства установлены сроки хранения документов.
Так, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ по общему правилу налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (смотрите также письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273).
Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (смотрите письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
Таким образом, в отношении рассматриваемых документов нормами налогового законодательства не предусмотрены специальные требования по срокам их хранения. Соответственно, в целях налогообложения при определении сроков хранения деклараций и сертификатов соответствия следует руководствоваться общеустановленным сроком в 4 года.
Арбитражная практика свидетельствует, что суды не рассматривают декларации и сертификаты соответствия в качестве документов, подтверждающих факты хозяйственной деятельности для целей бухгалтерского и налогового учета.
В постановлении Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. N 11АП-4447/13 суд пришел к выводу, что юридическая сила сертификатов и паспортов качества такова, что они являются доказательством качества товара только при условии соблюдения условий и сроков его хранения и перевозки. Налоговым кодексом не установлено, что данные документы являются документами, которые оформляют хозяйственные операции, и относятся к первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Судом установлено, что в Обществе срок хранения сертификатов и паспортов качества на каждую партию поступивших нефтепродуктов регламентирован Приказом Общества, в котором срок определен — до полного расходования каждой партии, но не более 6 месяцев. Непредставление налоговому органу паспортов качества нефтепродуктов, уничтоженных Обществом ввиду истечения срока их хранения, не опровергает факт приобретения Обществом прямогонного бензина, соответствующего норме ст. 181 НК РФ, и не подтверждает приобретение Обществом ни нефти товарной, ни нефтяного сырья, ни прямогонного бензина с температурой кипения выше 215 градусов С.
В постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 5 июня 2012 г. N 07АП-3492/12 суд указал, что положения статьей 172, 252 Налогового кодекса РФ не содержат требования о необходимости подтверждения правомерности расчета налога на прибыль и налога на добавленную стоимость сертификатами качества угля, то есть указанные документы не являются первичными бухгалтерским документами, которые могут служить обоснованием для получения заявителем соответствующей налоговой выгоды.
Читайте также:Удержание по нескольким исполнительным листам одной очереди
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена
1 ноября 2017 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Источник:
