Содержание
- Хранение записей вне офиса экономит место
- Повышение безопасности за счет хранения ваших записей вне офиса
- Защитить от стихийных бедствий
Сегодня у предприятий есть огромные объемы данных, которыми они должны правильно управлять. Это включает в себя дополнительное оборудование для обработки всех этих электронных документов и место хранения для размещения бумажных документов. Государственные требования к хранению документации для налоговых и деловых целей могут сделать хранение документации обременительной и дорогостоящей задачей.
Так зачем же компаниям нужно хранить записи вне офиса? Вот несколько причин:
Хранение записей вне офиса экономит место
Внешнее хранение документации экономит место. Большинство предприятий хранят копии бумажных документов не менее семи лет, а некоторые — до тех пор, пока компания существует. Когда дело доходит до размещения документов на месте за несколько лет, задача является сложной и трудной для выполнения. Помимо необходимости вручную сортировать документы, хранение записей на месте занимает ценное офисное пространство.
Наем компании, которая придет и отсканирует все эти документы в электронную систему — это один из способов разгрузить хранилище записей на месте; другой вариант — выбрать хранилище за пределами площадки. Если Ваша фирма находится на территории Южно-Западного и Западного административного округа Москвы, то Вы можете воспользоваться услугами «Антресоль 24», которая предоставляет склады для индивидуального хранения вещей и документов, и еще большой перечень услуг, с которым Вы можете ознакомиться на сайте
https://antresol24.ru/blog/vneofisnoe-xranenie-dokumentov/.
Повышение безопасности за счет хранения ваших записей вне офиса
Большинство записей, которые должен вести бизнес, включают служебную и конфиденциальную информацию. Местное хранилище может создать проблемы с безопасностью и предоставить доступ к этим записям сотрудникам или людям, которые его иметь не должны. При перемещении записей в систему управления документами или в удаленное хранилище документов единственные люди, которые могут получить доступ к этим документам, — это только те лица, которые уполномочены это делать согласно должностной инструкции.
Читайте также:Виды жарочных шкафов и их преимущества
Защитить от стихийных бедствий
Одной из наиболее важных особенностей использования внешнего хранилища документов или компании по электронному документообороту является защита наиболее важных деловых документов. Когда происходит катастрофа в виде природных катаклизм, в месте ведения вашего бизнеса, важные документы хранятся в безопасности.
Источник:
